基于建设项目全生命周期的档案管理途径探讨

陈 慧

（广州市凤凰山隧道建设有限公司，广东 广州 510700）

项目种类繁多，根据管理的不同，可分为：新建、扩展和改建等；根据行业的不同，建筑工程、机械项目、因特网等，一个工程的顺利完成可能包括各个方面，环节也不相同。目前，信息化技术迅速发展，许多传统领域不断与信息化融合，信息化促进、改变了传统工作与管理方式。在项目实施过程中，也采用了信息化的技术和管理方法。一些具有较好基础、有信息化的单位及新项目，使用信息化的速度更快、效果更好；而一些基本薄弱，甚至空白单位、项目使用信息化的速度慢，效果差。

1 建设项目档案管理的现状问题

1.1 档案管理环境差

由于社会的局限，以前很多企业尤其是建筑、重工等传统产业的文件资料都是人工图，大小按显示的比例分为a4、a3、a2等，订装后很厚，纸质档案数量大，体积较小，保存需要大量人力和财力的占用等缺陷，保存地点也很重要，例如：保存地点。大多数是闲置房间，没有制定相应管理方法和环境保护设置，大多数不能维持保存室间恒温、恒湿的环境，容易引起纸质文件丢失、内容模糊等事故。

1.2 缺失档案管理项目实施过程的重视

档案管理是项目实施中的重要部分，它把项目实施过程中的每一个环节都记录得及时准确，突出结果而忽视过程。该项目在实施中完成的数据，大多为验收缺什么补呢，甚至还是假的。档案资料有专门管理，档案的管理程序不规范，借阅文件没有相应的程序和流程，即使有一些相对较好的项目，也很少有人能真正实施，良好的体制和规则成了摆设。

1.3 档案管理体制落后

它是一个逆向文件管理系统，安全性差，一些项目文档和档案管理还处于纸面和手工阶段。有些项目文档是直接存储在计算机中的电子版本进入媒体。而且数据查找时间长，有效性很低。如果计算机和其他媒体没有适当的安全措施，它们很容易受到非员工的恶意攻击，从而导致文件和材料的丢失。如果任何专有信息被恶意披露并流入反对派，将给实体和公司造成不可估量的损失。

2 新时期加强档案管理的策略

1）目前，随着以企业大数据、云计算、人工智能技术为主要代表的新型第一代企业信息基础技术的不断迅猛发展，信息产业科技技术革命以来与传统技术行业领域难于互相比拟的企业增量优化效应、乘数优化效果和企业技术上的外溢驱动效应，不断地扩展渗透到其他技术领域，使企业信息技术科技革命成为不断提高企业科技自主创新能力、促进企业经济社会持续发展、提高企业总体经济竞争力的重要技术领域。需要的创新引擎随着近年中国智能制造2025、“互联网+”时代行动、大数据时代行动、新能源一代工业人工智能、lte融合行动和文化大众产业创新等多项国家重要战略计划和重大行动的不断深入贯彻执行实施，我国已基本开始全面启动进入电子信息基础技术新发展时代，而发展新一代电子信息基础技术则逐渐成为我国经济社会发展的重要推进动力。针对目前档案管理中普遍存在的一些问题，可通过采取下列几种有利于针对性的解决方法加以进行解决处理。

2）通过信息随之而来的便利与传统方法相反。在项目实施过程中，我们应该积极使用这些优秀的工业软件，如CAD、UG、Pro/E等，这样不仅可以减少工作量，提高工作效率，而且有利于重要文件的管理和保存。技术和实现ps.文件行政管理应通过使用办公自动化软件来减轻工作人员的负担并提供文件管理信息为了改进。在此期间，办公自动化软件可以通过强大的功能进行有序、分类管理，促进检索和借阅，显著提高工作效率；以及质量。此外，全套办公自动化软件手工操作文件的存储、借阅、归还全套流程，了解文件管理的自动化。

3）要制定和严格实行档案管理的制度。无规则不成方圆，完善档案管理体系和严格实施，可以有效地促进工程的顺利完成。项目实施的每一阶段，都要制定符合该阶段的规章，并严格实行。该工作由谁来执行，具体如何做，合格标准就是等一系列问题，而不是以人的经历和一时间的想法为依据，这样就可以避免人为因素和其它不可控性因素给项目和文件管理带来不确定性和危险。真正杜绝文件资料不及时和可操作性，只要工程完成了，无论过程中有什么错误的思想和行为。

4）是档案管理要顺应时代，敢于为人。档案管理具有一定的工作机制和程序，在很大程度上符合现有项目的需要，也符合实际需要。但是，随着信息化技术的快速发展，档案管理人员应该具有互联网的思维，要想超前，在保障工作安全、完成前提下，应该有应用网络积极推动档案管理的预测性。如推行档案管理的云端化，不仅降低了企业信息化的投入，而且大大增加了档案管理的安全性。企业经营者要积极适应时代的潮流，加大档案管理工作的资金投入和培养人员力度，借助于企业云等优惠政策，积极改变规章制度，思维定势，固有作法等不符合时代发展的趋势。

综上所述，信息化时代，科学技术的快速发展促进了档案管理的现代化建设进程，而进行档案管理现代化建设也是档案管理顺应时代发展的必然趋势和必然需求。因此，在进行现代化建设过程中，要正确看待现代化建设所带来的好处，不断提高档案管理人员的职业素养和业务能力，高度重视档案管理的现代化建设工作，为档案管理现代化建设的实施做好一切准备，并通过规范、健全的管理制度，为档案管理现代化建设的落实营造良好的氛围。并以大数据时代、云计算和人工智能等为代表的信息技术发展，使得信息化在档案整个项目的全生命周期中的应用将越来愈广，也将更深入。作为文件管理人员，应不断增强自身的知识储备与能力，以行业趋势为引导，以信息技术为指导，以安全、可靠的基础，以高质量的发展为目标，不断探索文件管理的新模式，不断提高文件管理在项目的全生命周期中服务能力与水平。