企业档案管理系统的设计与实现

2020-02-26孙丽华

卷宗 2020年34期

关键词：国有企业档案管理信息

孙丽华

（山东港口烟台港联合通用公司，山东烟台 264006）

在国有企业人力资源业务中，人事统计管理占有重要地位，对整个业务有着决定性的影响。在日常业务中，员工薪酬管理系统的重要价值在于统一识别数据和信息，提高整体工作效率。要提高现代国有企业的管理水平和工资水平，提高整体协调性，最终提升工作效率。

1 国有企业档案管理现状

1.1 对企业档案管理工作重要性认识不足

重视人才管理统计，保证国有企业长期稳定发展，是做好国有企业工作的关键。在国有企业的经营管理过程中，必须对其进行合理的组织结构调整，以减少不合理的人员结构带来的风险。以此为基础，对国企企业档案管理工作数据进行统计分析，可以为国企企业档案管理工作的定位提供很大的参考价值，同时也可以发现过去和现在企业管理中存在的不合理性。不合理的人员结构是影响国有企业风险管理的重要因素之一。国企是保障人民生命财产安全和稳定发展的重要基础设施。但目前国有企业档案管理中还存在不少问题。一些企业的管理体制不适应企业档案管理工作中出现的问题，企业档案管理工作是为了减少人事变动的风险。国有企业经营混乱是其正常经营过程中的致命问题。企业很容易失去市场份额，利润微乎其微，从而引发企业危机。

1.2 企业档案管理统计工作硬件设施落后

强化安全管理，强化员工档案技术防范。目前国有企业基本都设立了专门的后备管理室，而据调查，阅览室和食品室往往是混杂的。有很多不同类型的工作场所、办公室、储藏室和阅览室，没有能够对员工的监视设备进行精确管理。本机房尚未安装扫描装置、温度湿度计、换气装置等设备，不能为服务器提供良好的运行环境。以个人任职经历制作的干部档案，在收集、分类、查阅等方面的使用也不尽相同。文秘工作，特别是文秘人员，涉及干部的调动。更改政策文件要求，使收集到的原始文件材料严重损坏。要使档案原始资料得到更好的保护，加强干部管理信息化建设，人事档案必须实现数字化。归档工作数字化是档案信息化建设的基础。目前国有企业档案普遍没有实现数字化，传统的企业档案管理方式已经不能适应形势发展的需要。

1.3 企业档案管理统计人员水平较低

一些国有企业由于缺乏人力资源统计管理队伍的及时更新，使得部分企业人力资源管理人员操作能力薄弱，难以高水平地开展人力资源管理工作。他们不能意识到处理国企人事问题的重要性。另外，数据统计和数据分析能力对员工管理也有重要影响。国有企业档案管理的矛盾主要表现在理论知识和实际操作上。管理者缺乏理论知识和处理信息的经验。所以，国有企业信息化的主要问题是工作人员素质参差不齐，人员管理不够精确化。信息技术人才管理工作难以实施，评价管理业务无法有效发挥作用。

2 优化国有企业档案管理统计信息化建设的策略

2.1 完善人事档案的应用流程

数据集成和策略分析是实现企业文档管理的两个关键。人力资源管理政策分析水平的高低是人力资源管理水平的保证。要想提高国有企业风险评估的效率，优秀的人力资源管理和统计人员必须具备出色的数据统计和分析能力。国有企业要确保档案管理的效率，就必须为内部信息平台硬件系统的建设与升级提供充足的经费保障。利用计算机进行过程管理优势明显。文献借阅归档的管理过程，就是文献借阅归档的管理过程。利用这些流程可以最大化安全性，使文件管理变得更加安全和快速，并进入了文件管理的新阶段。同时也要适应企业档案管理的需要。为了提高工作效率，充分发挥人的聪明才智，使企业技术创新的文献资源成为企业技术创新的动力之一，还应在过程管理中采用档案工作方法。建立健全国有企业人事管理监督机制，定期对国有企业人事管理工作进行检查，保证企业档案管理工作的有效性。人才库的有效利用主要包括以下内容：第一，及时收集整理人员的信息。如由国有企业监管机构根据员工的需求，确定考核结果，管理者所需的信息按具体标准处理。第二，每年年底前对国有企业职工进行考核，考核内容包括个人情况、学历、职责、工资等，并将考核结果向社会公布。工作过程，按照规定形成的管理体系，这些是必要的。对此，应加强领导评价空间的划分，体现正确的责任评价观念。

2.2 提升企业档案管理统计工作人员自身素质

通过分析可以看出，理论知识和实践经验是有差距的。员工具有丰富的管理经验，但面对新的政策，他们不能正确地完成国家企业档案管理统计工作，无法对其工作效率进行考核。许多年轻的企业文档管理人员了解新政策，掌握信息平台的操作能力，能够对企业文档管理统计数据进行合理分析，但缺乏实践经验。所以，企业文档管理中的一些问题还没有得到很好的解决，甚至在理论上也没有得到重视。也就是说，高层对新战略缺乏理解和运用，对新战略、新模式缺乏了解，以及缺乏国有企业风险评估的经验。两个都不同。这样就造成了人员管理的低效。因此，迫切需要提高国有企业经营者的整体素质，解决目前分散经营的矛盾。在当前形势下，老员工的经验应充分发挥自己的优势，结合年轻员工的风险承受能力，进行经验交流，并定期组建一个团队，以提高风险承受能力。

2.3 健全硬件管理设备

领导干部要树立“档案是信息资源”的观念，增强档案信息工作的责任感；伴随着产业结构的调整和优化，企业的技术含量、品种全面提升，由生产前的单一品种向生产中的多品种转变。文献管理工作要实现科学管理，就必须转变观念，以独立、开放的方式保存文献资料。要采取有效措施，加大对信息化建设的投入。要主动咨询生产现场相关技术人员，熟悉工艺，理解工艺资料的内涵和保存。为全面提升信息服务人员数据工作水平，相关职能部门应开发相关系统，实现数据信息服务，规范流程。在数据信息建设中，人才是关键，人才队伍建设是稳定、可持续发展的基础。由于系统严格的时间限制，使信息安全管理更加安全，能有效地防止信息泄露。当前，我国国企人事信息管理平台正在逐步完善。今后将加大对国有企业的投资力度，增加设备，引进先进技术，成功搭建统一人事信息管理平台。保证资料档案的保密与安全。本系统采用网络简化、协议接口管理、服务器硬件维护等方式，并与国企人事统计员系统相结合，构建了一个稳定的系统。档案服务的有效性问题要从根本上解决，必须采用现代化的技术手段。加强现代办公及新技术在档案管理中的应用，充分认识到档案工作的重要性，是信息化建设的客观要求和必然趋势。