基层单位档案安全管理措施

2020-02-26牟仙仙

卷宗 2020年34期

牟仙仙

（黑龙江省大庆市杜尔伯特蒙古族自治县档案馆，黑龙江大庆 166220）

通过开展基层档案管理研究，利于制定更加完善的档案管理模式，从而加强档案安全管理水平。作为档案管理工作人员，要重视结合档案管理工作实际，科学的研究更加高效的档案安全管理方案，从而实现档案管理的有效性。下面结合实践研究，从多方面对档案安全管理工作如何开展进行分析。

1 新形势下档案安全管理中出现的问题

1.1 档案管理中的保管问题

在档案管理中，信息化的模式给管理带来了很多的便利，有效减少了纸质档案的损坏，还避免了场地的浪费。但是，有利就会有弊，信息化管理对技术人员的要求较高，如果技术操作不当，只利用档案的备份，或是平时的杀毒，而不做其他方面的保护，档案的保管就可能产生不安全的因素。而对于档案管理人员而言，遇到紧急情况，如果没有采取相应的方法处理，就会由于操作不当给档案带来不必要的损害。

1.2 档案管理中的查阅问题

有的档案管理人员只是单方面的对档案保存比较重视，在调取档案，查阅程序等环节，没有比较完善的流程，或者说缺少简洁化查阅形式，致使不规范查阅程序的出现，以此让档案存放的安全性不断降低。除此之外，有的管理人员，完成档案的查阅以后，随意的存放，没有把相关的资料放在原来的位置，以至于档案的风险问题始终都有，这样对于信息的合理化使用也没有好处。

2 制定并完善档案管理制度和应急预案

2.1 制定并完善档案管理制度

基层单位应该依据档案管理的法律法规，制定安全管理档案的管理制度，并不断加以完善，这是确保档案安全管理的主要因素。同时，也要加强档案保密和档案保管的双重制度，进一步确定责任体系，确保每一个档案管理的环节都有专人负责，从而保证档案安全管理的顺利进行。

2.2 制定档案安全管理应急预案

为了避免发生灾难性事件，造成档案被损坏的情况，需要建立防灾档案管理的规范，重点落实环境风险、人为风险、日常灾难，自然灾害等方面的规范，进而预防突发事件带来的档案损害。在档案安全管理的过程中，不要只重视手段，需要以预防为主，更要遵循防治结合的基本原则，有效建立档案安全管理的应急性预案，然后在学习中贯彻执行应急预案。最后，还要让档案管理人员不断强化应急的意识，在合理的范围内开展档案安全管理的演练，有利于在遇到真正问题时能够从容对待，不产生慌乱的心理，这样才能把档案管理的损失降到最低，更好的维护档案信息的安全性。

3 档案信息保密措施

3.1 做好档案保密工作

档案管理人员，该职业具有特殊性，知道的机密比较多，是档案信息安全保护的主要负责人。为此，作为档案管理人员，不仅要有责任心，更要有良好的职业道德修养。在参加社会的活动中，档案管理人员不能放松，要时刻保持着警惕心，切勿在不经意间泄露没有公开的加密型密级档案。

密级档案在档案信息管理中是最重要的一项内容。若是在长期保存中，没有应用过，成了无用的档案，在档案保密的价值上就丧失了，所以要严格执行保密法规，并合理化的应用起来，从而推动档案事业的继续发展。

3.2 档案信息化管理方式

在信息技术的发展下，档案信息化的发展速度逐渐加快，而且在信息管理的时候，高新技术得到了很好的应用。比如，数字化档案管理，使电子档案形成，其安全性在某种程度上有风险。但是，只要能够严格做好档案信息化的管理，势必能让档案管理的能力和应用的水平得到全面提高。

一个档案管理的机构，需要积极把先进的技术引入进来，从现有管理系统中分析，依据目的性的不同，对形成的档案信息内容实施规范化的管理，从而让档案管理工作的整体质量得到一定程度的提高。进行档案信息管理的时候，负责的管理人员要坚持自己的职业道德，以及保持好的工作态度，遵守法律法规，对于档案系统不同用户操作的权限要严格执行，杜绝不当的操作行为。除此之外，要把档案保密和档案应用的关系处理好，确保档案的安全与完整，进而使档案信息化管理水平得到提高，加强信息的应用率，为档案用户提供更好的服务。

电子档案载体的多样性特点，促使档案信息的安全性要得到保障，档案管理人员需要使用密码访问控制，以及应用防火墙手段来干预。为了让电子档案的保存价值得到提升，需要用其它的设备，把电子档案信息进行备份，从而有利于用软件阅读。要想把档案信息保密工作做好，需要把软件管理，漏洞检查等技术应用起来，确保网络的安全，并应用先进化的科技，保证档案信息的整体安全性。作为一名优秀的档案管理人员，一定要根据计算机操作的流程来让操作规范起来，接着再做档案管理的二次审查，以免导致工作上的失误。

3.3 加强培训教育，定期安全检查

为了让档案安全保管的需要得到充分的满足，一定要针对档案管理人员做好专业的培训，帮助兼职档案人员巩固基础知识，并让全体档案管理人员接受安全保护的培训。第一，传授新技术，以及新方法的有效性应用。第二，在不断沟通，交流中产生新的启发后，再研究影响档案安全的原因，进而让档案安全保护的科研能力得到不断增强。第三，档案安全检查制度要定期开展。全面检查档案的库房，档案的应用场所、消毒室、防火灭火系统，防盗报警系统等方面，如果发现有问题不要拖延，要立即进行调整。第四，每周检查库区环境登记，检查温湿监测登记，这就需要建立一个相应的制度，进而对设备的运行情况做有效的检查。第五，负责值班的档案管理人员要每天检查库房的外围安全，在放假期间要全面排查档案库房的安全防范方法。总体而言，档案安全性的检查，要及早发现安全的隐患，并以最快的速度排除，让不安全的因素在萌芽期就被控制，以此确保档案能够在安全的环境中被保管。