浅谈事业单位档案管理优化策略

艾 琼

（达州市大型水利工程建设管理中心，四川 达州 635000）

档案管理是对事业单位的工作人员的基本情况、主要工作经历、家庭成员情况、思想道德品质等信息进行整合、优化，最终形成档案的管理制度。档案管理涉及对不同类别的档案进行分类、归档等具体的工作。优化档案管理，一方面有助于提高事业单位的工作效率和可持续发展，以适应当前激烈的市场竞争环境，另一方面有利于档案管理制度发热创新，实现档案管理的电子数据化，能够实现档案材料的永久利用，减少档案在管理过程中出现的缺失、过时等信息错误，提高事业单位档案的利用价值。

1 事业单位档案管理工作中存在的问题

随着科技的发展、社会的不断进步，事业单位的工作内容日益拓展，当前的档案管理水平已经不能满足事业单位工作的需要，在实际档案管理工作中产生了诸多问题。

1.1 内部的档案管理混乱

事业单位的现阶段的档案管理水平较低，管理制度跟不上工作进步的步伐。部分事业单位忽略了档案管理在开展工作中发挥的重要性，导致事业单位的内部人员档案管理混乱。通过对事业单位的档案管理进行大数据分析，大多数部门建立了事业单位人员的人事档案管理制度，但是在管理实施过程中缺乏规范化、制度化的管理[1]。部分领导层对档案管理的认识不到位，认为档案管理是无用功，浪费时间，领导层这种不正确的档案管理思想，是管理行为不规范的根本原因。在档案管理工作中，事业单位的管理失职导致各部门的人员流动和沟通不顺畅，在团队合作中，因对人才档案信息不了解，无法更好的落实工作。由于事业单位的人事档案管理不会对本单位的经济盈利产生直接的影响，当前的事业单位管理人员对档案管理工作的懒散，管理水平低下，不主动接受新的管理理念，导致档案管理工作效率低下。

1.2 管理人员缺乏专业性

大数据的档案管理信息涉及纸质版的备份，管理档案管理的文件必须人为干涉，因此，档案管理人员不仅需要专业化的管理知识和理论，还需要学会管理的专业技能，要求高素质的管理人员。部分事业单位的档案室只配备了管理员，档案的管理工作也只强调档案信息的不缺失，忽略了对档案管理人员的专业化档案信息管理系统的培训，甚至出现了兼职性质的档案管理员。档案管理人员的流动性和不稳定性，导致事业单位档案管理工作的落后。

1.3 管理手段传统化

事业单位的档案管理沿用传统的管理办法，对档案信息进行基本的人员登记，既有的信息化建设平台使用不充分，无法及时更新档案信息，导致信息化平台的工作效率低下。在信息化的现代，科学技术普及到社会的各个环节，当前的部分事业单位的档案管理手段过于传统，管理手段不能满足管理工作的需要，没有及时学习现代化的档案管理理念，导致档案管理不能得到及时的优化。现代信息化的管理手段可以简化管理程序，提高档案管理的工作效率，也使得档案信息更加完善，从而促进事业单位各项工作的顺利开展。

2 探究事业单位档案管理的优化策略

事业单位在进行档案管理中，应结合本单位的现实人员管理情况，根据档案管理的专业操作流程，规范档案管理的工作水平。

2.1 构建可操作的档案管理制度

在事业单位的档案管理工作中，应设立科学合理的、满足管理工作需求的制度，规范档案管理工作、使档案信息更加的有序、科学。在事业单位的管理制度中，增设档案管理的专业化制度体系，并开展档案管理制度的学习与培训，将制度认真的落实到档案管理工作中。档案管理制度应明确档案管理人员的分工职责，以及在工作中的奖惩制度[2]。第一，档案管理制度的制定应符合事业单位的管理理念，顺应本单位的管理体系，符合档案管理的实际情况，以满足在工作落实中的管理需要。第二，加强管理的奖惩措施，保证档案管理制度能够激发管理人员的工作积极性，管理制度的涉及面应广泛，尽可能的减少制度上的漏洞。例如，对档案管理工作进行定期评价，对工作质量高的管理人员给予名誉或物质上的奖励，对工作效率低下的人员进行惩罚，以加强档案管理制度的执行力度。第三，事业单位的领导层应加强对档案管理制度执行情况的有效监督，及时对档案管理工作进行考核，整改档案管理的作风，从而完善事业单位档案管理的制度和理念，提高档案管理水平。

2.2 培养档案人员的管理素质

事业单位的档案管理需要管理人员开展工作，因此人员的管理素质关系到事业单位档案管理的优化创新，因此，事业单位应积极的引进专业化的管理技术，开展档案管理人员的专业技术培训，以提升档案人员的管理素质。第一，事业单位应积极引进高质量的综合型人才，在档案管理团队中注入新鲜的血液，以满足当前的事业单位人员档案的信息化管理。第二，应加强档案管理方面的专业技术培训，提高事业单位档案管理人员的信息化技术水平。在培训方面，应涉及计算机的使用和管理、增强缩印等机器的操作技能，加强档案管理人员的语言沟通能力和记录能力。第三，事业单位应针对档案人员进行定期的培训，让管理培训形成系统，加强培训的计划性和标准化。事业单位应聘请信息化系统的专业技术人员指导档案管理人员的具体工作，提高档案管理在实际操作中的创新性能，满足事业单位对档案管理的工作要求，从而促进事业单位的可持续发展。

2.3 构建档案管理的信息化体系

事业单位的档案管理应去纸质化、去流程化，积极的运用现代化的技术手段优化档案管理，从而增加档案室的使用频率和效率，加强事业单位的档案科学管理。信息化的档案管理加强了事业单位之间的信息互换，可以通过实践沟通，更便捷的解决档案管理中遇到的问题，促进信息化档案管理的体系构建[3]。第一，档案管理的信息化体系简化信息检索的流程。传统的信息检索必须依靠人工进行大量的材料翻阅，而信息化的检索平台只需要输入关键词就可以找到准确的档案信息，节省了大量的人力、物力、财力。第二，事业单位应增加档案管理的财力投入，积极的购买硬件设备和管理软件。信息化系统虽然为事业单位提供了更便捷的档案管理，但是更容易遭受网络不安全因素的侵蚀，一些病毒、黑客会造成信息的泄露和丢失，造成的后果非常严重。因此，事业单位应加强对信息化系统的维护工作。

3 结语

在事业单位进行深化改革的背景下，人事档案管理工作中存在诸多的问题有待完善。事业单位的管理人员应根据本单位的实际管理制度和档案管理的现有情况，分析在本单位档案管理工作中存在的问题，具体问题具体分析，积极的探究优化本单位档案管理的个性化发展措施，以提高事业单位的信息化管理水平为目标，促进我国事业单位的可持续发展。