关于机构改革后新组建单位档案管理工作的思考

潘奕颖

（中共漯河市源汇区委办公室（区史志档案局），河南 漯河 462000）

机构改革促进了我国的社会发展进步，作为社会发展的一个重要组成部分，各单位必须对自身进行重新的建设与完善。档案管理工作是单位建设发展的“重头戏”，它是各类单位对各方面重要事件的记录。但是，机构改革打乱了各单位档案管理工作的步调，如何积极跟上社会发展的步伐并努力做出调整，是各单位面临的重要难题。

1 当下各新组建单位在档案管理工作中存在的问题

1.1 工作人员对档案管理的责任意识薄弱

现在部分单位的工作人员对档案管理工作并不够重视，而且管理的理念也比较落后，跟不上机构改革这一时代步伐。主要表现在，工作人员认为档案管理工作就是将各类的档案进行简单的分类整理，然后进行保管。当然，并不是说这种想法是错误的，只是这部分工作人员将档案管理工作看得过于简单了。档案的意义在于为日后单位发展过程中的各项事务服务，所以在整理的过程中要遵循一定的原则和标准，尤其是机构改革后许多单位面临着整改和重新组建，对分类后的档案进行编码是一项十分有必要的工作。然而很多工作人员都缺乏这点意识，使得新组建单位的档案管理工作比较耗时耗力，达不到想要的工作效果。

1.2 档案的交接工作不到位

整改和重新组建的单位想要处理好档案管理工作，就必须重视档案的交接问题，然而档案的交接工作进度缓慢是大部分单位都存在的问题。个别单位中从事档案管理工作人员的业务不够熟练，一些年龄偏大的管理人员在这方面的专业性、技术性等素养都缺乏学习和锻炼。还有个别的工作人员虽然懂得具体的操作，但是对相关业务知识，整理的标准、原则、要求等内容都掌握得不够系统、严格，这些问题在一定程度上对档案交接工作带来了阻碍。档案的交接工作不到位，对新组建的单位来说可以说是后患无穷，许多单位发生了档案丢失和损坏的事情，这又是给单位的档案管理工作带来了更大的麻烦。可见，档案的交接工作不到位所产生的后果十分严重，甚至有可能导致一种恶性循环。

1.3 档案的处理技术落后

现在我们身处信息技术时代，信息技术确实给各类工作、各项事业带来了很大的便利。而且大部分单位也都是采取电子档案与纸质档案并存的管理模式，这也就说明档案管理工作对单位的信息技术水平提出了新的要求。但是在机构改革的过程中，许多单位在管理档案时运用到的相关信息技术还是比较落后的，甚至有的单位在如今这个电子化时代还让工作人员采取手工化处理的方法。这让档案的收集、整理、分析以及储存工作效率都十分低下，给档案整理工作带来了很大的阻力。试问，那些没有进行整改和重新组建的单位都尚且如此，那些新组建的单位在管理档案时就更是“剪不断，理还乱”了。可见，档案的处理技术与新组建单位的档案管理工作效率息息相关。

2 提高新组建单位档案管理工作效率的策略

2.1 提高档案管理人员的责任意识

虽然说，档案管理工作人员的专业素养是否符合标准，对整个单位的发展都起着十分关键的作用。但是，如果想要提高单位档案管理的效率，还必须要提高他们的责任意识。首先，相关的管理者受到的思想教育要确保到位，这是至关重要的一点，因为思想对于具体行动的作用非常大。档案管理的工作者要有先进的管理理念，要能够正确认识到档案管理效率的重要性。新组建的单位要在发展的过程当中重视要对档案的管理工作进行大力的宣传，让工作人员能够真正明白档案的使用价值和重要性，还要激发档案管理工作人员的热情，具体的办法是将这项工作纳入他们的考核项目中，让他们能够主动地对档案管理这项工作上心。其次，除了思想上重视，行动上也不能够落后。要对管理工作人员的工作进行监督，想要提高档案管理人员的责任意识，实施相应的奖惩制度也不失为一种好的办法。除此之外，适当提高工作人员的工作地位，让他们能够对工作有更强的责任心。最后，对单位内的相关工作人员组织统一的进修培训，培训的内容除了相关的专业知识与能力外，还要促进他们道德思想的提高，这是一条对提高工作人员工作能力十分快速的途径。

2.2 对档案管理的具体流程进行优化整合

前文已经提高了，档案交接工作不到位，对于新建单位的发展来说有很大的阻碍。那些新组建的单位要有意识地对档案管理的流程进行优化整合。首先，如果有能够合并的工作流程，工作人员要及时加以合并，这样对于减小工作压力也是十分有帮助。其次，对档案进行集中管理。新组建的单位要指定专门的人员来管理档案，这是十分有必要的，这样做不仅可以有效避免档案的混乱和丢失问题的发生，还可以防止单位档案内容的外泄。需要注意的是，该部门内的每个工作人员都有明确的任务分工，要避免将文书档案都留在一个人的手里。还有对于音频、视频、图像等类的电子文件档案，也要有针对性强的管理和保存措施，防止该类文件被盗取，做好保护工作也是一个不容忽视的重要方面。最后，要及时地汲取其他部门，乃至其他档案工作做得好的单位的工作经验，有可以借鉴的资源就要及时地借鉴，这样不仅可以帮助工作人员在整理档案的过程中少走弯路，还能够有效地实现资源的整合利用。

2.3 加强档案管理与相关先进技术的深入结合

在单位的重新组建与发展过程中，每一个组建环节都会产生大量的文件资料，这些资料是对这单位某一时期或者某一事项各方面具体状况的真实反映。现在有许多先进的技术在我国各单位的发展中不断地得到推广，而且每一项信息技术都有自己鲜明的特征，都能够对档案管理工作起到独特的作用。工作人员要能够结合自己单位组建与发展的整体特点和档案管理工作的实际情况，来选择合适的档案管理技术。要确保所选用的信息技术不仅能够服务好当下的档案管理工作，还能够为未来的档案使用工作做出贡献。

3 结束语

综上所述，各单位的发展建设都离不开档案，档案中的基本数据可以说是囊括了一个单位各个发展阶段的所有内容。档案本身就内容复杂、形式多样，管理起来十分繁琐，又加之机构改革后许多单位进行了整改与组建，所以许多单位在管理档案的过程中产生了很多的问题。了解这些问题产生的根源，制定正确的措施去解决这些问题，是当下大部分新组建的单位都要做的事情。总之，档案的管理工作对一个新组建的单位来说，既是机遇又是挑战，关键要看单位怎么对待档案，能否利用档案为自己的新发展提供机会。