做好档案安全保密工作提升档案管理水平刍议

2020-02-26刘爔元

卷宗 2020年34期

刘爔元

（黑龙江省农垦北安管理局第三高级中学办公室，黑龙江黑河 164021）

档案是单位各类实践活动中产生的历史产物，具有真实性和唯一性，主要发挥着原始真实凭证作用，具有较强的权威性。它还在“今世赖以知古、后世赖以知今”方面发挥着巨大参考作用。档案利用是档案管理工作的一项重要内容，体现了人类社会不断向前发展的客观需要，其作用具有其他信息资源的不可替代性。但同时，它也具有较大的安全保密性。

1 强化档案保管过程的保密工作管理

1）要突出库房管理这个保密工作的重点。档案库房是保管档案的重要场所。实践证明，档案车房能否实现科学管理，对于做好档案保密和维护档案安全而言，是一项基本保障。对于档案库房，国家制定了严格的标准。基本要求上，是需要单独兴建并配备相应的设备设施，符合软件及硬件方面的相关要求。但实际而言，部分单位由于不具备相应的条件，多将库房设置在机关办公楼内。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。尽管不得已如此，但并非可随意将办公室选作库房。根据实际情况和保密的基本要求，办公楼的最底层不得作为库房设置，还应专门加固库房门窗以防发生盗窃防水、防鼠、防虫等。同时，要尽可能做到库房与办公室之间分开，库房与阅览室之间分开。对于档案库房，要做到由专人进行专六管理，同时，还要制定严格的档案库房管理制度，禁止一切无关人员私自入内。

2）把牢绝密档案管理人员从业入口关。绝密档案管理人员因为和密早、知密多且知密深，因此，不但地位特殊，其身份也特殊。同样，也在保守党和国家的秘密方面，责任更加重大。鉴于这一特殊的工作性质和岗位要求，作为绝密档案管理人员，把牢其从业入口关是至关重果的。基本要求是：责任心要强，事业心要强，同时，还要有高度的保密意识。在工作作风方面，要有强烈的原则性，工作作风要严谨，更要保证严格执行档案查阅借阅等手续，经办的业务件件有始有终、有头有尾，手续规范清楚。最重要的是，还要防止泄露“无形”储存在头脑中的秘密，即防止说者无意，听者有心。

3）加强档案库管档案的日常管理。库管档案中，绝密档案是日常管理的重点。对于这类的档案调阅、移出以及销毁，是有着严格的规定的，作为档案管理人员必须严格遵守相关程序和要求。要经过指定领导人签字审批，并认真履行相应的登记、签字手续，任何人无权未办理手续擅自调阅。绝密档案使用完毕后，应及时对其进行仔细清对、检查，确认无损坏后立即及时归档，并做好登记。如果确实发生了失密、泄密问题，要在保密前提下查明发生的原因，采取补救措施。

2 强化档案利用全过程的保密管理

档案利用，是档案管理当中的重要组成部分，必须要严格按照相关规定做好其监督工作。具体应从以下方面来展开。

1）用强化制度建设打牢基础。档案利用规章制度包括的内容较为全面。既包括了阅览制度，也包括了外借制度以及复制制度等。在这方面，主要应根据实际情况，对档案利用人员的不同层次对其利用范围进行确定并规定其使用不同的审批手续。总之，总体要求和原则是保证档案利用工作既有章可循，便于有效开展档案利用，又确保不失密和不泄密，更要保证档案利用后完好无损。对于较重要的档案，原则上以利用复制件为主。在制定各项档案利用规章制度时，其条文应既严密又简明，具有可执行性并不断加以充实和完善。

2）切实加强档案管理人员队伍建设。档案管理人员同时也多是担负利用服务工作的人员。对于利用制度来说，属于直接贯彻者执行者，更是档案安全管理的直接责任者。因此，必须具有较高的综合素质。主要包括：政治素质业务素质和文化素质三个方面。作为档案管理人员，一方面要对这项工作有强烈的政治责任心，并具有人民服务和甘于奉献的精神；另一方面，要掌握专业性知识，对负责保管的内容做到心中有数，并能熟悉国家档案法规和本单位相关的规章制度。此外，还要有较高的文化知识。特别是近年来，档案电子化程度越来越高，更需要档案管理人员掌握信息化知识的能力，做到善于总结工作规律，独立处理利用中常见性一般性问题。

3）采取积极有效的各类监督措施。作为档案管理工作人员，最大限度地确保档案利用中的档案安全，是重中之重，应实现采取多种有效监护措施，确保档案安全。为做到这一点，既要积极争取加大硬件设施的投入，如，安装摄像监视器。应了解和掌握档案利用人员的目的，重点做好偷撕或涂改档案现象的发生。对于有不良习惯，如看书划线或翻书沾口水之类的人员，要做好及时提醒，避免人为性损坏档案及丢失现象。

此外，还要坚持做到：嘴勤，多提醒勤宣传利用档案的制度与规定；眼勤，要把握每个利用者的动态；手勤和脑勤，要勤分析利用者的情况，对被利用的案卷勤检查和勤登记簿上备注说明。针对损毁档案一类严重违法行为，应及时上报并最大限度挽回损失。

3 要做到档案利用和安全保密工作互促共进

档案管理工作，保密与利用都是十分重要的，要通过有效管理，实现这两项工作的互促共进。

1）强化库存档案的筛查和分类。档案管理工作重点在于安全性和保密性，它需要以做好档案的审查和分类作为前提和基础。从当前来看，档案包括普通档案和密级档案。密级又可以分为秘密和绝密等级别。档案密级不同，其针对的使用对象也是不同的。因此，应该在档案管理过程中，在接收档案时以及在开展档案其他管理工作时，都应该做好细致的审查，区别其保密等级，并据此采用相应的管理方式，执行相应的程序，这样，会对提升档案管理的安全性和保密性是非常有利的。

2）强化用制度去约束档案管理工作。虽然各单位都出台了相应的档案管理制度，但在实际执行中仍然由于管理制度仍持续性完善和具体执行时落实上的差距，造成了档案管理中安全性和保密性还有一定的提升空间。特别是随着社会的不断发展进步，档案管理制度更应与时俱进不断完善并将抓好其实际落实作为主要手段。对这方面的基本要求是：成立专门机构，落实专人负责并明确具体的责任范围。在进行档案管理监管时，要做到真正在职尽责，实现全过程监督，真正用强化用制度去约束档案管理工作。

3）提升档案管理硬件软件建设水平促进规范化管理。为确保档案管理的安全性和保密性，必须要把提升档案管理硬件软件建设水平作为促进档案规范化管理的有效手段。特别是近年来，互联网技术和信息技术实现了快速发展，这使得档案管理中，电子档案的比重越来越大，传统档案进行数字化处理的任务也越来越重。虽然它具有诸多传统档案所无法比拟的优势，但同时，计算机的软件和硬件也存在着一定的风险性，如易受到病毒攻击。这对于保证档案的安全性和保密性来说是较大的威胁。因此，要做好计算机的软件和硬件维护和检查，以切实提升档案管理的安全性和保密性。