档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究

冯 娜

（山东能源龙口矿业集团离退休管理中心，山东 龙口 265700）

1 引言

档案管理工作是各行业日常工作的重要组成部分，档案资料对于各企业来讲都是宝贵的资源，能为企业发展的下一步目标制定起参考作用。档案管理的信息化不是一件轻而易举的事情，其涉及一套全新的档案管理体系，不仅有着各种硬件上的要求，对于档案管理人员的素质也有着更高的要求。在这样的情况下，档案管理的信息化就不是一件容易的事情了。其中，既需要以往档案管理的经验，以便从中找到错漏之处加以弥补，也需要对档案管理信息化的整个体系过程有一个实现的把握，这样才能够让档案管理信息化真正地落到实处，也才能够最大程度地提升档案管理的效率，彻底地发挥出信息技术的先进作用。

2 档案信息化管理

在新时期的发展中，为了有效整合各项数据、资源和信息，相关部门需要利用计算机网络技术进行搜索，有针对性地解析数据结构和筛选结构，以获取准确的对应结果。在信息时代，互联网技术得到广泛应用，并发挥着重要作用，有利于提升运行的整体效率，利用计算机技术的统计过程，准确设定关键词，合理筛选有效信息，这些信息可以文字形式呈现，确保高速传动序列数据搜索满足企业的实际需 求[1]。从信息技术在档案管理中的公用角度进行分析，档案管理人员需要掌握信息技术的基础特性：

1）社会性公用。信息技术的功能作用于社会各个阶层，这样能够获取更多的信息，将人工操作转变成设备存储和筛选，提高档案管理的整体效率。

2）技术的广泛应用。现阶段，我国很多行业都将信息应用作为提升产业链条的关键，相关部门需要深入分析信息技术的特性和社会需求，并做好技术突破，根据技术自身的情况积累技术结构，确保后续发展满足要求。

3 档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究

1）更新软硬件设施设备。信息时代下各行业各领域档案管理部门形成海量数据，巨大的数据信息资源对档案信息化工作产生了更高的要求，信息化建设工作的软硬件设施设备条件则水涨船高。档案信息化指的是通过信息技术手段对形成的电子信息资源进行整合与管理，对收集、整理、整合、鉴定、利用等工作环节进行优化。对原有馆(室)藏纸质载体的档案资源，同样也依托这些软硬件设施设备完成电子化后从而使档案信息进入信息化平台。总体来讲，大数据时代下各级档案管理部门为了更好地实现信息化建设，一手要抓硬件方面的保障工作，另一手要抓好软件方面的技术支撑，引进高效、先进的信息化管理系统以及内部连接网络终端等，提升档案信息化用户体验效果，便于档案信息化工作更好地服务单位的主营主业。

2）优化档案信息管理手段。目前许多企业正在使用双轨并行的档案管理手段，在日常管理工作中逐步将档案储存的重心转移到电子档案上，且传统的档案管理手段逐渐无法满足档案管理信息化的管理需求，因此提升管理手段的等级显得十分重要。企业可以引导档案管理人员转变工作理念，学习新的档案管理理念应对日常工作。此外，应加大对档案管理工作的资金投入，将原有的档案管理手段中精华部分保留，再根据信息时代的档案管理需求进行优化改革，实现两种管理手段的平稳过渡，不至于因升级管理手段出现工作失误。同时要注意档案管理手段的改革不是一蹴而就的，需要一段时间的铺垫准备才能实现。例如，某企业在实施档案管理手段升级工作时将原有的管理方法逐条分析，将与企业发展和档案管理工作不相适应的部分去除，再在实践中逐步制定新的档案管理办法，这样的管理手段有助于避免因突然改变档案管理手段产生工作失误，保障了企业发展的平稳 顺利[2]。

3）构建信息化服务体系。档案管理人员要运用现代化的技术手段，对档案信息有一稳定的开发和利用，使工作人员从手工劳动中解脱出来，为科学管理和有效利用信息资源提供技术支持。其次，要建立档案数据库，开展相关的档案咨询服务，以此促使档案信息服务系统有效建立。最后，还要攀升档案信息资源体系。比如在建立某行业档案信息资源体系时，要对相关的档案信息进行总体开发和综合管理，为某一行业提供有效的服务。与此同时，网络诚信在我们的生活中起着相当重要的作用。因此，建立完善网络诚信体系在一定程度上有利于管理工作的顺利开展，这就需要我们多方面配合完成。于信息化环境下做好档案安全管理工作，就需要坚持用高格调的文化产品，大力弘扬健康积极的优秀文化。

4）提升人员专业素养。在信息时代下做好档案管理的信息化工作，还要注意档案管理人员素质的培养和提升。在信息化模式下，对于档案管理人员的素质要求是与以往不同的。由于各种设备的日常维护和各种档案管理软件的使用，档案管理人员必须对这一部分知识有一定的了解。此外，档案管理人员安全意识的培养也是重中之重。与以往不同，在信息化下，各种档案资料的丢失和泄露更多地来自网络上，这就要求管理人员要具有一定的网络安全意识，对于自己的工作行为有足够的认知，杜绝工作上的不必要失误[3]。比如，在以往的档案管理工作中，工作人员是要有良好的记忆能力，有一定的耐心，能够沉下心来面对繁复的档案整理工作。而在信息化模式中，不论是对于各种管理设备和管理软件的熟练度，还是对于各种管理理论的认知，都对档案管理工作的效率起着至关重要的作用。因此，档案管理人员的专业素养就变得极为重要。

5）强化档案信息安全系数。新时代下网络上的各类信息更具开放性，档案资料的传播速度得到大幅提高的同时，档案信息的安全性也受到了网络环境的冲击。要保护档案资料不受侵害，档案管理人员应对资料进行加密处理，同时使用网络防火墙防范病毒破坏档案管理系统。此外在档案管理部门开发管理系统时要将软件安全系数是否达标列为重点审核项目，从根源上建立防护，保护档案信息安全。可以引进安全技术提高档案资料的安全系数，先进的技术能为档案资料安全系数提高工作打下良好基础，且这项技术为档案管理工作带来的便利是远大于其投入资金的。例如，某档案管理部门制定了严格的资料查看使用制度，对普通员工仅赋予资料查看权，不允许私自下载更改；对于领导干部赋予下载权和查看权；若需要对资料进行更改，需要取得档案管理工作的直接领导人批准，使用期限验证码进入资料库对资料信息进行修改，经过管理部门审核后方可上传，为档案资料的安全系数提供了保障。

4 结束语

档案管理和档案管理部门对于一个公司或企业都是很重要的，档案信息化建设势在必行，这关系着档案信息资源的开发、共享和利用。档案管理信息化的建设是一个任重道远的重大工程，目前还有很多方面需要提高，推动档案管理信息化对企业的进步将起到不可估量的作用。