工程技术资料管理及竣工资料编制探析

2020-02-25郭一凡

卷宗 2020年30期

郭一凡

（中国葛洲坝集团国际工程有限公司，北京 100025）

工程技术资料包含工程质量监督登记书、合同审查表等多种文件资料，主要作用为对施工的过程及项目进展情况进行总结，直观反映出工程总体质量。此外，在竣工验收阶段，工程技术资料也会作为重要的核验标准之一。故提升工程技术资料管理水平及竣工资料编制质量，是相关部门及企业面临的重要课题。

1 工程技术资料管理及竣工资料编制过程存在的问题简析

工程技术资料分为单位工程施工管理资料及质量控制资料两个大类，后者包含桩基子分部工程资料、地基与基础分部工程、钢结构子分部工程、主体结构分部工程、幕墙子分部工程、建筑装饰装修分部工程、屋面分部工程、建筑给排水与采暖分布工程、建筑电气分部工程、通风与空调分部工程、建筑节能分部工程共十一项分部工程。不同分部工程中，最少包含9项工程技术资料，最多涉及32项工程技术资料，根据施工环节的不同，对工程技术资料编制的具体要求存在较大的差异。一般来说，单位工程施工管理资料相当于另类的“工程蓝图”，详细记录从规划设计开始直至竣工核验全过程内的所有重大事件；质量控制资料更多地强调施工细节[1]。在管理期间，常见的问题如下：

1）管理制度健全程度不足。部分中小型施工单位往往将工作重点放在施工阶段，忽视对工程资料的及时整理。尽管工程质量尚可，但由于缺少相关的文件材料，导致竣工检验阶段问题频发。比如地方建设单位与施工企业签订的合同文本中，对很多细节性问题，如建筑材料的采购价格、设备的维护费用界定存在歧义。面对该类问题，甲乙双方缺乏“立刻解决”的意识，“拖”到最后往往不了了之，最终导致资料缺失。

2）工程计数资料管理规范程度严重不足。作为切实反映工程施工进展情况及整体质量的重要依据，资料的真实性及完整程度永远是管理的重点内容。但在实际管理期间，一些中小型单位存在技术数据前后记载出入较大、工程项目发生实际变更但缺乏施工签证、资料顺序未按照相关标准按次序排布等问题，甚至出现打印资料外加人工手写、字迹模糊不清等令人瞠目结舌的低级错误。

3）造成上述两项问题的根本原因在于，相关单位对工程技术资料管理问题重视程度不够，管理人员缺乏足够的专业能力。换言之，从事管理的人，无论是专业技能还是工作经验，均处于相对缺乏的状态，导致管理混乱、思路不清。

2 提升工程技术资料管理水平及竣工资料编制质量的有效方式

1）全面梳理现存管理制度的不足之处。提升工程技术资料管理水平及竣工资料编制质量的首要工作在于，相关企业或部门应当全面梳理现存管理制度的不足之处，进而“查缺补漏”，建立健全工程技术资料管理体系。作为建设单位，需要对单位工程施工管理资料（包含建设工程质量监督登记书、施工许可证、规划许可证、施工合同审查表、因故停工/复工报告、竣工图等共计17项内容）及质量控制资料（如上文所述，共11项分部工程）的文件资料对应制订单位进行全面了解，重点审查其资质，掌控其资料编制能力。如果发现某合作单位的历史工程中，频繁出现资料管理及编制质量不佳，导致工程质量、声誉受到损害时，建设单位应当考虑补救措施（如组织对应单位资料管理及负责人员进行培训，强调资料管理的重要性；或是在条件允许的情况下，考虑更换分包商等）。从原则上来看，工程技术资料的编制及整理，应该与工程实时进展情况维持一致，即工程处于何种状态，自开始至今发生过哪些重大事件，规定中提到的编制核验内容是否逐一完成等，均需要受到实时监管。比如在施工期间，建设单位的管理人员缺乏足够的责任意识，仅仅通过电话沟通，“询问”资料对应编制单位的完成情况，但并未实际看到相关资料。此种行为实质上是对工程资料编制的不负责任，一旦工程进入下一阶段，错过了整理上一阶段资料的最佳时机，很可能对工程后续进展造成严重影响。因此，全面梳理管理制度中的漏洞，将影响资料编制的不良行为苗头“扼杀在摇篮中”，具备重要意义[2]。

2）注重对管理人员职业能力的培养。资料管理人员的职业能力，包含职业素养（态度）及专业技术能力。（1）职业素养。正确认识工程技术资料管理工作的重要性，但凡涉及原则问题，不可存在任何的“技术性变通”。比如按照有关部门的规定，地基处理子分部工程正式开展前，施工单位必须在规定时间内提交水泥、砂石、石灰、煤粉、土料配合比等施工原料的质量验收合格证及试验报告。如果最后截止日期已过，相关单位并未及时提供，则管理人员应该向有关方询问真实原因，并如实记录并上报。在部分人的认识中，“资料提交晚一两天并不会造成严重后果”，管理人员的“如实记录”属于“上纲上线，不知变通”，但针对该类原则性问题，管理人员必须“寸步不让”，收好资料管理的底线。（2）专业技术能力。作为资料管理人员，应当具备有效辨别资料真伪，检验资料编制水平的能力。比如地基与基础分部工程中，针对深基坑检查要点记录、高大模板检查要点记录、隐蔽工程检查验收记录的实际情况，管理人员需要逐渐提升自己对相应数字的敏感度，以便及时发现异常情况，避免工程质量受到影响。

3）加大对合同细节的审查力度。建设单位与施工单位签订合同时，应当重点考虑工程技术资料，将违建管理、材料积累等重要环节均列入合同之中，并对与资料管理有关的具体事物做出明确规定及说明。比如上文提到的，在规定期限之前，施工单位应当提交对应的原材料验收及检测报告，超出时间范围之后，按照合同规定，视为违规方的不良行为，需要承担对应的民事及法律责任，造成重大损失时，应予以赔偿。由此可见，加大对合同细节的审查力度，予以中期施工质量及验收、验工计价、竣工结算审计、结算资料编制等重要环节“硬性规定”，是将工程技术资料管理及竣工资料编制纳入法律的保障范围，全面提升管理人员以及施工单位的责任意识，从而保证工程的顺利进行[3]。

基于现代工程的审计模式，竣工验收及资料编制工作需要具备“前瞻性”，可以与工程进度保持一致，或提前进行，待工程技术再行验收，很可能遗漏关键性的施工问题。竣工验收审计人员的具体工作如下：1）对照工程计数资料，如设计方案、施工图纸，严格审查工程是否按计划施工；2）发现项目变更时，除了施工方提供的施工签证之外，建设单位及其他合作施工方是否也能够提供相应的证明材料，均属于重点考察的内容；3）每一项具体工程的资料原件，原则上必须归档，并行统一整理、管理；若分部工程的负责方无法及时提供资料原件，则提交复印件并说明具体原因，记录在案。