档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法

2020-02-25赵媛

卷宗 2020年30期

赵媛

（渤海船舶职业学院，辽宁葫芦岛 125105）

对档案进行管理是单位工作中的重要组成部分，也是保证单位正常运行的重要文件资料。长期以来，档案管理受到技术水平的影响，使用传统的档案管理方式已经不适用于时代快速发展的要求，在单位发展过程中，传统的档案管理方法在人力、物力、财力方面管理能力都比较低，档案使用的价值远远没有发挥出来。在大数据时代对档案进行信息化管理，应该充分利用信息化技术的优势，改变传统的管理方法，找到更适合时代快速发展的管理模式，创新管理措施。

1 档案管理信息化的优势及作用

1）分享资源便利，工作效率提升。互联网时代的到来，主要得益于网络数据和信息技术的快速发展，这在一定程度上给单位档案管理提供了便利。在档案管理过程中，管理人员可以充分利用网络技术，对各项档案信息进行有效的采集、归纳、整理、储存，提高数据信息的有效性，从而提升档案管理的工作效率。2）快速备份有用信息。使用传统的档案管理方法，由于受到自然灾害、人为因素等影响，会导致存在一定程度的破损或者损毁，所以使用以往的管理方式，经常会导致单位档案出现储存不全面或者档案的安全性受到威胁。将信息化技术应用到档案管理以后，对于档案储存的物理空间也减少了依赖和需求，而且使用信息化技术可以快速将档案信息进行复制备用存储，这也在一定程度上提高了信息档案的安全性。3）有效查询使用档案。管理部门的重要任务是为档案信息提供查阅以及信息的搜索服务，以前对档案进行管理每一项操作都是根据纸质文件来完成的，需要使用人力完成信息的查阅和搜集工作，需要消耗大量的时间，而且很难保证信息的准确性。使用信息化技术后，对档案进行查询时，可以在信息化系统内快速找到关键的信息，而且还能够提供信息的搜索和利用功能，信息管理的灵活性充分体现了档案的实际价值。此外，能够减少搜索过程中消耗的人力和时间成本，提高了单位工作效率。

2 档案整理与信息化管理存在的问题

1）档案整理工作缺乏规范性。为确保档案整理工作得以平稳有序的开展，我国的相关部门已经制定了《档案法》，其中对于档案管理工作的相关内容给予了明确的规定。档案管理部门始终具备着指导的职能，但这种指导是在平等协商的情况下开展的。就目前发展的实际情况来看，档案整理工作普遍缺乏规范性，这除去与业务指导工作有一定的关系之外，与相关管理人员的岗位责任感也有着较大的关系。然而很多时候，开展档案整理工作的相关工作人员对于业务规范只有较为浅显的了解，这使得他们在开展实际工作的过程当中往往存在着诸多的不足，档案管理工作的开展也未能规范有序的进行。

2）档案管理效率低。在事业单位运行中，由于生成的文件材料量很多，所以对管理效率提出了很高要求，要求档案管理人员快速完成材料内容梳理，完成整个档案收集归档工作流程。传统档案管理工作的流程复杂，包括档案收集或其余部门提交-档案审核-档案录入-档案存放-档案信息展示，而在档案应用中，也需要经过多个手续，降低了档案的管理效率。所以在信息获取和处理方面存在一定的差异，导致数据管理存在一定的漏洞，影响了档案管理水平。此外，由于各个部门信息管理存在一定的独立性，这为档案管理工作带来了难度。

3 加强档案整理和信息化管理的应对措施

1）充分重视培训指导工作。通常情况下，由档案管理工作人员完成相应的档案收集、整理工作之后，便可以将经过整理的档案交往相应的档案管理部门，然后再由相应的业务指导人员对于所提交的档案进行审核。一般来说，处理到这一阶段的档案已经形成了固有的模式，已经具备着较为突出的规范性。如果业务指导人员对于某一档案整理环节有所疑问，想要随时进行调整，还需要经过较为复杂的多道程序。这是因为此时的档案已经经过盖章认可，相应的目录内容也已经较为完善，调整其中的某一环节，很有可能会对于档案的整体性造成影响。针对这一情况，我们提倡能够在档案业务开展的前期阶段采取有效的方式，强化档案工作开展的实际水平，重视做好档案整理培训工作，强化前期的规范性和中期的标准性。作为档案整理工作人员必须以身作则，要做到各司其职，真正强化档案管理工作开展的实际水平。2）在大数据时代背景下做好档案管理保密工作。单位进行档案管理时使用大数据技术，在一定程度上促进了档案管理工作的进一步发展，同时也给档案管理工作带来了新的机遇和挑战，应用大数据技术能够促进档案管理水平的进一步提升，提高管理效率，还可以节约人工成本投入。在实际应用过程中，使用大数据技术也存在一定的问题，对于档案管理保密性提出了更高的要求，在大数据时代对档案进行信息化管理，经常会出现信息丢失和泄露的情况。所以管理人员应正确认识档案信息管理的重要性，保证好档案信息的安全，在工作过程中使用规范化的操作，提高档案信息的保政档案工作人员因流动性强而造成的档案在交接过程中手续不全面问题。档案管理部门应当密切配合相关的职能部门，积极参加各项工程竣工验收的会议、专题技术交底会议，对本单位在各项经济活动中形成的档案进行同步管理。最后，要科学合理地进行档案管理的保密工作，按照《管理档案管理保密工作规范》对不同性质的档案进行分类、归纳和归档，实现档案管理工作的标准化和程序化，为今后开发和利用档案管理保密工作的资源打下坚实的基础。3）提升档案管理工作人员的业务素质。档案管理工作人员在具体的工作中，其职责是保障档案资料的完整性与安全性。所以，作为档案管理人员，首先要具备的就是强烈的社会责任感，确保档案管理保密工作的安全性和完整性，并尽一切可能阻止任何导致档案信息泄露发生。为此，提升档案管理工作人员的业务素质对档案管理保密工作来说，有着十分重要的意义。基于此，档案管理保密工作人员不仅要具备过硬的业务素质，还要具备强烈的社会责任感。只有这样，才能更好地胜任档案管理保密工作。与此同时，作为案管理工作人员，还应当在枯燥的档案管理工作中时刻保持清醒的意识，要不断发现自己在工作中的缺点和善于听取他人的意见。档案管理保密工作人员只有努力做好自己的本职工作，才能在单位不断发展的过程中，不断提升自身的业务素质，促使档案管理工作得到改进和提升。