纸质档案数字化加工潜在风险的应对策略

李明秋

（吉林省高速公路管理局，吉林 长春 130000）

1 纸质档案数字化加工的潜在风险分析

1）档案拆装损坏与保密风险。（1）原纸质档案资料拆分、扫描、装订还原过程损坏风险，有些纸质档案陈年老旧，或因加工中操作不规范造成破损遗失。（2）在纸质数字化加工时，单位档案管理人员没有对秘密级别甄别把关，高级涉密文件违规挂接上网，造成泄密风险；或者数字加工委托专业公司工作人员时，没有严格执行保密制度规定，没有实施保密监督和监控，造成敏感信息或商业机密泄露风险。

2）加工方选择与合同风险。（1）纸质档案数字化加工需要专业化人才和价格昂贵的硬件设备，自行运行维护成本较高，一般采取招投标签约模式，委托给具有专业资质的数字化加工企业，而加工企业的信用度、技术水平、设备先进度和人员配置素质都会给档案数字化带来质量风险。（2）纸质档案数字化加工对外委托合同任务时，往往追求廉价而忽视加工质量、服务水平、工期保障、保密责任、考核违约等细节，在履约过程中易引起纠纷造成合同违约风险。

3）数据挂接与资料遗失风险。（1）扫描电子数据与资质档案条目不对应，数字化过程中扫描件取名没有遵循规则，目录混淆不清，或者档案信息和数据库损坏，造成数据和文件目录挂接重复、混乱，存在数据挂接质量风险。（2）纸质档案数字化加工过程中，外运到其他数字化加工厂或者外委给专业企业时，没有签字领用手续，或看管人员责任心不强，或纸质资料未按时归还，都可能造成档案资料的遗失风险。

4）数字化加工设备硬件风险。（1）服务器容量不足风险。纸质档案数字化扫描或拍照前需要评估信息系统，对服务器配置需要有科学性和前瞻性，如若容量不足或者数据格式不兼容，将无法存储和读取大量的电子数据。（2）设备性能及操作风险。在数字化加工时如若硬件设备质量不达标，则极有可能会因硬件设备、存储光盘和扫描质量而影响数字化加工的质量。（3）数据库安全储备风险。纸质档案数字化需要挂接信息系统目录，档案数据库频繁读取会对服务器造成损坏和安全风险，因此，建立健全数据备份制度，通过做好数据信息的备份，避免频繁读取而导致的数据丢失。（4）存储器介质泄密风险。对于数字化加工所用设备自带存储功能的，须在完成档案的数字化加工后，统一将存储介质上交至档案部门，以免参与加工的工作人员将存储设备外带，而导致出现保密资料的泄密风险。

2 纸质档案数字化加工风险的应对策略

针对纸质档案数字化加工潜在的系列风险，要规范加工渠道，选择正确途径，保证加工质量、安全和效率，制定好制度、选择好场所、配置好设备、培训好人员，切实将责任落实到人，确保各类潜在风险得到有效化解和消除。

1）健全档案加工管理制度规范。统一、标准的数字化加工制度规范，是做好纸质档案数字化加工的重要保障。对此，必须要建立健全安全保密管理、加工技术管理、过程监督管理等档案管理程序性文件，做到有章可循，按制度实施程序化和标准化操作，从而促使档案数字化加工的前期处理、文件扫描、质量检验、数据存储等各个环节均能按照规范、统一的技术流程有序推进。

2）强化数字化加工场所管理。首先，根据国家对档案数字化加工场所的要求，选择指定的加工场所，且工作场所应具备足够的空间，避免因工作空间过于狭小而导致档案文件摆放混乱而影响档案加工的准确率。其次，数字化加工场所须全面考虑加工环境的安全性，并为加工场地安装现场视频监控设备，从而确保整个数字化加工过程的安全性、可控性以及可追溯性，一旦档案出现安全问题，能够第一时间及时追踪问题的根源，从而最大程度消除信息泄密风险。

3）加强数字化加工设备管理。（1）加大设备资金投入。数字化加工往往需要先进、安全的设备作为支撑，这就需要投入足够的资金来购买数据加工、档案管理、防毒杀毒等软件，以及数字档案管理存储设备、纸质档案扫描设备等，如计算机、移动式存储硬盘、扫描仪、刻录机以及服务器等硬件设备，从而有效确保纸质档案数字化加工的质量。（2）加强设备安全审核。对于数字化加工企业所提供的加工设备，应按要求进行安全性审核，并对加工设备完好率进行检查，确保设备质量符合数字化质量要求；同时，严格做好加工设备的安全管理，设备出入接受安全性检查，存储设备不得私自带出工作场所，必须带出的应做好保密处理；另外，加强数据挂接设备的安全管控，数据挂接设备专人管控，存储介质严禁混用，加工完成后所有设备和介质需经专业人员做好保密技术处理。

4）紧抓数字化加工过程监管。（1）做好纸质档案交接前的规范化处理，严格档案资料的交接流程，做好详细的交接记录，交接完成后应由用户单位以及加工单位的负责人签字进行确认。（2）遵循档案著录规则对档案内容予以核实，对于著录存在错误或不规范文件命名、档号等予以纠正，并根据实体纸质档案予以修改，同时，将未按要求编页的及时做好标注，确保档案目录和内容清晰，并将褶皱的档案纸张熨平。（3）纸质档案数字化加工需要大量的扫描工作，在档案的拆卷、组卷过程中，须按要求逐页清点整理档案纸张、页码，拆除装订用钉时应谨慎、认真，以免用力不当损坏档案，整个过程须保证档案的完好无损。（4）档案加工完成后，应按照原来的排序进行装订，无需进行重排及打印；装订时采用金属钉装订或线装，完成装订由双方专人清点、检查后签字并如数归档入库。

5）抓好数字化加工质量把控。加强档案加工质量的全面检查，做好数据信息的质量控制。可从以下几方面入手：首先，文件扫描顺序应与著录顺序保持一致，并与原档案的案卷顺序排列一致，严禁混淆、遗漏或重复；其次，文件扫描后的影像应字迹清晰、无暗影及干扰信息等，且影像文件应能满足后期的出版及阅览要求；另外，文件扫描页面应端正、无倾斜，使用分辨率＞300dpi的彩色JPG格式予以存储，对于原档案字迹过小或模糊不清的，可适当加大分辨率，以有效确保扫描文件的清晰度。

6）提升数字化加工人员素质。对参与数字化加工的工作人员进行定期培训，提高其信息安全意识，强化质量意识，并签订档案加工的保密协议，对涉及国家及单位机密的文件，严禁上传、挂接至系统；另外，定期组织对档案内容、管理方法和安全保障措施进行自查自检，检查发现问题的应及时进行整改，从而在专业和素养上提升工作人员的素质水平。

3 结语

纸质档案数字化加工后能够有效避免直接翻阅、接触纸质档案而导致的原始档案损坏，实现了对实体档案的更好保护并提升了档案检索效率，达成了信息资源共享以及最大化利用，但于数字化加工过程中亦存在各种安全隐患、风险。为“扬长避短”妥当预防、应对，需对各类潜在风险予以全面剖析，并切实采取有效举措予以规避、管控，进而为优质、高效完成档案数字化加工处理提供切实保障。