浅谈档案管理创新及档案管理数字化问题

高 强

（山东省济南市狼猫山水库管理处，山东 济南 250103）

档案管理是一项繁琐易出错的工作，随着时间地推移，档案的内容及数量会越来越庞大，更容易导致档案管理中失误、遗漏等问题的出现，在传统的档案管理模式中，逐年增长的资料档案会导致档案管理的工作效率及效果地持续下降，同时也无法保证档案资料的利用价值能够得到真正有效地发挥。因此，在信息时代中，档案管理必须要结合信息时代中的互联网技术等多种技术对管理模式进行创新，加大对档案管理的创新与信息化建设地重视，有效改善传统档案管理中的多种问题，促进档案管理工作水平的整体提升。

1 档案管理创新及数字化建设中存在的问题

1.1 数字化建设较为片面

在信息时代中，档案管理的创新与信息化建设已经得到了一定程度地进行，但在实际的建设过程中个，存在着建设力度不足、层次低、局限性较强等片面性问题。大多是机构在档案管理信息化建设中，主要以结合计算机为主，是以传统纸质、人工管理为基础的一种管理模式，这种数字化建设方式从本质上而言并未实现数字化建设，而是将计算机仅用作为一种记录纸质档案信息的工具，并未发挥出处理、分析档案信息的功能。这种创新模式不仅无法提高管理效率，可能还会导致人力、物力等方面投入的增加[1]。如需要在电脑中对档案质量进行重新编目、重新建立检索等等，还需要采购配置计算机等一系列硬软件设备。

1.2 各部门之间并未形成统一化管理

不论是企业，还是医院高校等单位，根据实际运转需求，都需要一定的部门划分。在档案管理的创新与数字化建设过程中，部门之间并未形成合力与统一化管理，互相之间的档案资料共享度不高，同时缺乏合作行为。这种相对独立、各自为政的管理模式，即使每个部门自身的档案管理创新与信息化建设水平得到了有效提升，也无法保障企业或单位整体档案管理效率及水平地优化效果。同时，这种独立、缺乏统一化管理的模式，还会导致硬软件配置、管理人才配置等需求的增加，不仅加剧了人力成本及物力成本地投入，更会影响与阻碍档案管理工作标准化、统一化建设目标的实现。

1.3 管理程序复杂且档案利用价值得不到保障

在不断地发展过程中，档案的内容、种类、数量等有所增加，既包括了文字档案，还包括了计算材料、图纸、图表、影音文件等多种形式的档案。档案类型非常多，在传统的管理过程中，往往需要对各种档案进行分类、编码等多种操作，档案管理的内容、程序会越来越繁琐复杂，工作难度也会随之而增加。其次，在传统的档案管理模式下，因为档案管理多为纸质档案管理，为了提高保存与利用的效率，需要对档案进行装订，会在一定程度上造成档案的损坏。同时也会增加档案的利用难度，一方面无法及时找到所需档案，另一方面即使找到了也无法便捷地进行利用。随着时间的推移，很多档案被埋藏，其利用价值更加得不到有效发挥[2]。

2 档案管理创新与数字化建设措施

2.1 提高数字化建设的深度

针对目前档案管理创新与数字化建设中存在的层次低、局限性强等问题，需要通过应用新型数字化管理技术等方式提高创新与建设深度，更大限度地提升数字化建设水平。因此，在档案管理的创新与数字化建设上，应加大对先进管理技术的引进，实现提高档案记录、管理储存、检索、分析处理等各项工作的效率，既为管理人员的管理工作提供便利，也为后续使用者的使用提供方便[3]。例如，通过引进二维码或RFID等技术提高管理水平。通过将二维码或RFID感应芯片植入到员工证件中，当员工有提取档案资料的需求时，可通过扫描二维码或刷卡等方式进行提取。同时，通过在验证过程中设置密码，还能够提高档案提取的安全性与保密性。RFID技术还可应用于管理人员的管理工作中，通过将RFID标签加入档案中，记录档案的位置、日期等信息，能够用来快速检索相关档案，达到提高管理效率的目的。

2.2 建立完善的档案管理系统提高管理水平

在信息化时代下，档案管理水平的优化和提升必须要根据国家在档案信息化建设方面的规定来建立完善的档案管理系统，只有这样才能保障档案管理创新与数字化建设的有效性。首先，需要将档案管理的格式加以规范，在文字、纸质档案的传统管理模式的基础上，增加数字、电子保存格式，为图片资料、影音资料等多种形式的档案管理提供方便；其次，在管理系统上要保证电子、数字格式的档案文件的查询与利用效率，在内网和外网中建立双重检索平台，并在档案管理的收集、存储、查阅、下载、更新等基础功能上拓展更多功能，满足自身发展对档案管理与利用的多样化需求[4]；此外，还可以根据实际情况对管理系统中的部分档案增加共享权限，为社会各界人士提供更专业的查询与咨询服务，实现档案资料从束之高阁向为大众所用的转变，面向相关工作者、学者等社会各界人士提供资料共享服务，更大限度地发挥出档案的利用价值。

2.3 结合大数据技术促进档案管理创新与数字化建设

大数据技术是新时期应用价值非常高的先进技术之一，在档案管理创新及数字化建设中加强对大数据技术的运用，不仅能提高档案管理的水平，确保所有档案都能够得到有效存储及利用，还能进一步提升管理效率及档案的安全性。要发挥出大数据技术的作用，首先需要加大资金投入力度，为大数据技术的运用创造条件，并实现对信息化管理所需的软硬件设备的完善；其次，应重视对大数据技术应用人才的培养，为现有管理人员提供更专业的培训学习机会，达到提高管理人员整体技术水平的效果。同时，还需要通过招聘等方式，积极引进拥有大数据技术等先进信息技术运用能力的专业人才，保障档案数字化管理的人才需求，全面发挥出大数据技术对改善档案管理效果及效率的作用。

3 结束语

在数字化建设水平不断深入的新时期，档案管理的创新与数字化建设是必然趋势，需要结合信息时代的大数据技术、二维码技术、RFID等多项技术对档案管理模式进行拓展和改善，以此促进档案管理工作在新时期中整体效率和效果的综合提升，同时也为促进相关机构的进一步发展提供帮助。在利用先进技术进行创新及数字化建设的过程中，应加强在专业人才培养及专业软硬件设施配置等多方面的投入，结合国家标准来对管理方式进行规范，制定完善的管理制定，提高档案管理创新及数字化建设有效性。