对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨

卢中华

（山东省淄博市周村区交通运输事业服务中心，山东 淄博 255300）

在以往的事业单位档案管理中，由于信息技术水平有限，导致了档案信息的管理工作效率低下，如今出现了档案管理信息化建设，利用信息化管理手段，极大方便了档案管理工作。事业单位档案管理信息化建设是指用计算机等智能化工具代替人工操作，提高档案实体管理效果和档案利用服务质量的一系列活动，开发事业单位中的档案信息资源，能够有效提升档案管理工作的质量和效率，还能有效的避免保密信息资源的外漏。因此，为了提高信息化建设效果，工作者需要深入分析建设中存在的问题，并采取有效措施，推进科学、合理的档案管理信息化建设方案，提升档案管理的信息化水平，只有这样才能增强事业单位档案信息的效用，保证事业单位的档案管理信息化建设工作顺利进行。

1 机关事业单位档案管理信息化建设的重要性

事业单位与普通企业的档案管理工作相比，具有一定的独特性，这是它隶属于国家的性质而决定的。人事调动、工作纪要记录以及发展历程等内容则是其工作的重点，这些资料都是事业单位历史变革的见证，有着重大的意义。现代社会科技的快速发展，使得办公走向自动化、无纸化的道路，档案的生成方式也从传统的方式走向了信息化的道路，读取的方式从人工走向了机读。这样的档案管理方式与传统的纸质管理方式有着很大区别。在未来档案管理当中，档案工作人员会面临各种各样的档案文件，对于信息检索者来说，无论是进行信息决策还是开展有关的项目服务，这些都是可以参考的重要内容。所以，积极创新事业单位档案管理的方式方法，深入数字化、信息化的应用手段，推进档案信息化管理工作，更有助于实现事业单位档案管理工作的优化、效率的提升，对于实现档案管理工作的可持续发展大有裨益。

2 对机关事业单位档案管理信息化建设的探讨

2.1 增加对资金的投入力度

不管什么样的项目构建都需要投入很大的人力、物力和财力，工程项目建设与机关事业单位的管理也同样如此。人力、物力和财力的大量投入是确保整个项目能够顺利开展的必要保障。而在事业单位当中，构建信息化的档案管理，则需要对传统的设备进行更替、换代，这时候就必须要投入大量的资金进行支持，才能够为进一步建设信息化管理程序提供保障。由此可见，事业单位的建设需要相关部门予以支持，运用现代化的管理模式，有效地改进传统管理当中的方式以及硬件设施（例如打印机、计算机、扫描仪等），确保档案管理信息化的构建更加顺利。在针对设备进行更换的过程当中，档案管理人员则需要对运行过程当中的每一份数据进行记录，然后再转移到设备的运用和管理过程当中。除此之外，事业单位的档案管理还需要有足够的安全性，保证管理过程当中的资料和数据不会外泄，由此则需要构建相对完整的安全系统，确保档案信息在运行当中不会丢失、不会被窃取，让信息能够充分得到保护。

2.2 优化设备配置

为了缓解设备配置问题，奠定扎实的事业单位档案信息化建设基础，政府部门需要加大在硬件上的投入，并完善配套的检修维护措施，确保各项先进信息技术能够顺利应用到档案管理中。在设备配置上，政府部门要规划好信息技术引进计划，并根据信息技术的作用规律，来为各个事业单位合理配置硬件设备，同时，在安排采购工作时，选择口碑好、规模大、资质齐全的设备供应商，从源头保障设备的质量。此外，领导者还要结合硬件设备的运行规律以及档案管理工作安排，科学规划检修维护方案，而且要针对设备运行中容易发生的故障，提前做出应对策略，缩短故障维修的时间，保障信息化管理系统的稳定性，提升事业单位档案管理信息化水平。对于老旧设备，事业单位要及时进行淘汰和更新，并及时提取老旧设备的剩余价值，避免出现浪费，进而深入优化信息化建设工作的效果。

2.3 转变观念，优育人才

一是事业单位领导者和管理层应起到“领头羊”的作用，积极转变观念，建立起完善开展档案管理的正确认识，充分掌握档案信息化管理的含义、关键价值、长处及不足，树立良好的信息化应用意识；二是积极引进档案管理人才，并培养高素质的档案管理工作人员，事业单位可借助内部竞聘、向社会招聘、邀请专业人士讲座制定等方式，来搭建起一支高素质的档案管理人才队伍，并强化档案管理工作人员的教育，确保其具备较强的责任心、良好的专业素质、牢固的档案管理知识等；三是强化轮训学习，确保档案管理人员能够及时掌握最新的档案管理知识，充分了解信息化管理手段与技能，使之专业能力和专业素养能够始终满足现阶段事业单位发展的需求；同时，事业单位应强化档案管理人员的计算机应用能力等培训，对其管理业务能力进行着重考核，强化其档案管理思想认识的培养，促使其一心一意投身到档案管理事业之中；四是激励管理，为确保档案管理工作的有效性，档案管理人员应学会应用最新的科学知识，可以说档案管理就是知识管理，基于此，事业单位应鼓励档案管理人员积极学习新知识、新技能、新方法，不断完善自我，从而确保方案档案信息化管理能够更加灵活开展。

2.4 规范档案管理标准和安全信息保证系统

做好规范化的管理体系是提高档案管理工作实效性的关键，只有在持续规范和优化制度体系的同时，才可以确保档案管理的技术水平。在具体的管理流程方面，必须做好归档、接纳、储存与交换等多方面制度体系建设，同时突出落实信息化的管理机制。档案管理必须从起点与终点两方面着手，在标准化制定的同时，需要做好相应的宣传。安全属于信息化环境下档案管理工作的重点，在管理工作中需要从硬件设备、软件设备双方面做好对档案的安全性管理，强化网络平台的安全性建设与管理工作，提高档案信息的安全性，提高档案实践性应用价值。

3 结语

综上所述，有效缓解事业单位档案管理信息化建设中的问题，能够提升单位档案管理水平。作为事业单位相关管理工作人员，要充分重视档案信息化管理建设，并不断提高信息化管理水平，机关事业单位档案信息化管理是一项十分重要的工作，实现机关事业单位档案管理信息化建设迫在眉睫。要从思想上入手，相关单位要提高重视程度，加快档案管理信息化建设步伐；建立人事档案信息数据库，实现档案数字化、科学化管理；要不断加强消防设施设备，科学保存数据备份，注重保密工作，确保档案的完整性、真实性；要汇聚人才，加快档案信息化建设步伐，逐步实现传统纸质档案管理向数字档案信息资源“智慧型”管理的跃升，提升档案管理利用水平，开创档案管理工作新局面。