企业档案工作数字化转型的问题与策略分析

2020-02-25肖诗羽

卷宗 2020年30期

关键词：电子化转型档案管理

彭婷肖诗羽

（云南大学历史与档案学院，云南昆明 650091）

1 企业档案工作数字化转型的概念

企业档案工作数字化转型是指企业将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变及以此提升档案管理水平和效益的过程[1]。传统的档案工作是印刻在纸质上的文明，现代档案工作以信息技术为基础，建立了新时代的档案工作数字化。

2 企业档案工作数字化转型的必要性

随着网络技术的进步与发展，档案工作由传统的纸质档案向电子档案的转型是必要的，也是顺应市场经济发展的结果。档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字影音技术、数据库技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息[2]。

企业档案工作数字化转型是档案管理工作的有力保障。纸质档案保管依旧具有不可取代的必要性，档案的原始性是对该事实的坚实保障，不但为了记录事件的发生，也具有参考查证的效用，但是，原始纸质档案由于所用纸质原料的不同，在使用过程中，可能与空气发生化学反应，加速纸质的损坏，借阅人在翻阅档案的过程中，由于手与纸之间的摩擦，也会加速纸张的老化程度。

企业档案工作数字化转型是信息技术发展的必然产物。互联网+、人工智能、大数据等是现今的热点名词，以信息技术为基础，共同作用，深化信息技术的蓬勃发展。档案工作数字化以计算机为媒介，录入、储存、传递档案信息，信息技术的发展，便捷了档案的利用，档案工作数字化借助信息技术，提高信息传递效率，是档案充分利用的保障。

3 企业档案工作数字化转型过程中面临的问题

企业档案工作由传统向数字化转型的过程中面临着许多的现实问题，是企业档案工作数字化建设中的一道道难关，阻碍着数字化资源的建设发展。

1）档案数字化保存安全性的不确定性较高。档案数字化是利用互联网，以信息技术为基础，保存、传递和利用档案，在互联网的平台上，网络安全是关键，是否建立了有效的安全保障，为档案数字化建设提供一个安全的平台是应当重视的问题，例如：商业不法分子利用系统建设的不完善而钻了漏洞，轻则减损了企业的经济利润，重则危及企业的生存发展，市场中也会存在类似与商业黑客的人员存在，盗取商业信息，贩卖商业机密，档案是关系着企业的发展全过程，涉及企业的商业机密，因此，这些非公开档案信息，一旦被竞争对手获取，势必会对企业的发展产生不利影响。

2）中小企业对档案的收集管理重视不够。在我国，大部分的企业存在形式为中小企业，对于中小企业而言，档案工作的重要性微乎其微，没有直接涉及企业的经营利润，所以，绝大部分企业重心都在如何提高企业的营业利润，而忽视了企业档案的管理工作，没有意识到档案工作的重要性，没有配备专业的档案管理人员，那档案数字化转型也只能是“纸上谈兵”。在中小企业中较常出现的为兼职档案管理人员，兼职档案管理人员没有接受过系统的档案理论知识的学习，“术业有专攻”没有理论知识的奠定，实际操作中自然也会存在问题，不知道如何立卷归档，不能完善的处理企业档案工作中所遇到的相关问题。

3）档案数字化建设对信息技术要求过高。档案资源的信息化建设，需要信息技术提供支撑，信息技术是基础，档案资料是公司的内部信息，对档案信息系统的构建要求较高，需要拥有便捷的查阅方式，足够的存储空间，安全的管理系统。信息系统建设需要高技术人才，建设完备的信息系统，技术的进步是人才培养所带来的必然产物，档案数字化转型需要技术的支持与保障，因而，人才的培养是信息化建设的重要一步，所以，在企业档案工作数字化转型中，不仅需要构建信息系统的技术人员，还需要管理系统的维护管理人员，及时监测系统的运行状况。

4 企业档案工作数字化转型对问题的应对策略

企业档案数字化转型依旧处于成长阶段，从传统的模式到数字化这种新型的工作模式，在整个过程中遇到的问题也是必然的，结合企业在档案数字化转型中可能会面临的问题，提出如下的解决方法：

1）构建完善的档案信息资源系统。完善的企业档案工作信息系统是基础也是安全保障，信息系统的构建，安全性也是极为重要的一个环节，对于每家企业而言，有企业自己本身的特性，企业应当根据企业的主营业务，着重突出企业的经营重心，构建企业文化，在档案数字化建设中也应当重点突出，加强企业档案信息资源的开发利用，追求企业档案的信息化、电子化、特色化。

2）档案数字化建设的宣传推进。国家档案局应当联手各地方档案局宣传企业档案工作电子化转型的必要性，配有专业人员指导、监督、检查企业档案电子化的完成情况，帮助企业及时了解、改进企业档案工作电子化过程中存在的问题，也可以每年征集企业档案电子化建设及运行的优秀案例，评选出企业档案电子化践行优秀的企业，并在一定范围内推广。档案馆等相关单位也可以组织类似评选活动，激励各行各业的企业踊跃参与，相互学习，激励各企业积极开发管理企业档案电子化的运行。

3）企业要有足够的支持力度。企业档案工作电子化转型发生在企业内部，与企业的生产运营休戚相关，企业应当投入资金构建完善的档案电子化管理系统、数字化设备和配备专业的技术人员，还应当包括档案保管的场所，从硬件和软件两个方面保障企业档案工作电子化。对于每一家企业，拥有浓厚的文化历史，对于企业的生存发展，都会产生积极的促进作用，企业文化便是企业档案的象征，档案汇编在一起便形成了档案资料，企业的文化，在一定程度上，形成了企业的商誉，看不见，摸不着，但是却深入消费者的心里。

4）吸引专业的高技术人才及专业素质、技术培养。在企业档案工作数字化转型中人的因素很关键，高技术人才永远是社会的紧缺人才，尤其是在互联网技术重要的现今，需要大量的计算机技术人才，若能将计算机信息技术与档案管理技术结合一起的综合型人才，更是企业的紧缺人才。在中小企业中，由于涉及的业务简单，企业并没有配备专业的企业档案工作人员，较多存在的是兼职档案管理人员，他们并不具备档案工作的理论知识，没有理论知识作为支撑，在实际操作的时候，便没有依据而言，因此，企业应当组织企业档案工作者进行培训，从档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用方面一一着手，从理论知识到操作技术的双重学习，加强档案工作人员的专业素质。