信息化时代企业科技档案管理数字化技术的要点

张春艳

（中交天津港湾工程设计院有限公司，天津 300461）

企业科技档案属于重要信息资产，关系到企业技术安全，能够为企业各项技术工作开展提供科学指导。经过长时间运营，企业形成大量科技档案，需要通过信息化建设高效开展档案管理工作。引入数字化技术加强档案管理，能够使存储空间得到节约的同时，提高资源利用率，但期间也存在一定技术风险。因此，还应加强科技档案管理数字化要点分析，以便使档案管理水平得到提升。

1 信息化时代企业科技档案管理数字化

在信息化时代，传统纸质管理模式已经逐步被数字化方式所替代。运用数字化技术实现企业科技档案管理，能够推动模式创新。在企业科技档案生成过程中，将形成文字档案和图像档案，使各项科研或决策得到有效记录。考虑到档案储存空间有限，运用数字化技术文字档案转换，将图像档案录入到综合档案管理系统中[1]。使科技档案管理逐步脱离传统纸质记录形式，使不同地区档案管理问题和信息局限性等问题得到解决，实现档案资料广泛收集，保证科技档案内容的完整性。借助软件实现各种档案资料分类，形成科技档案目录，能够实现档案组合放置。各部门根据需求在目录中进行档案资料查找，可以及时完成档案内容打印，使资料得到充分利用。因此通过推动企业科技档案管理数字化发展，能够使档案工作效率和质量得到有效 提高。

2 企业科技档案管理数字化技术要点分析

2.1 文件归档技术要点

2.1.1 收集技术

设计院科技档案范围主要是承揽的工程设计咨询项目的资料，以施工图纸、成果报告为主，在得到最终成果前将生成一些过程性文件，同样需要进行归档处理。在图纸的批量扫描过程中，应使图纸得到平整放置，按照统一顺序进行扫描，确保扫描后的图像清晰、完整，不存在失真问题，能够得到接近原貌的效果。在实践操作中，可以直接利用图像处理软件进行自动化处理，将文件扫描制作jpg或pdf格式。为保证文件档案得到及时接收，还要通过档案平台加强在线交流，及时完成档案整理。

2.1.2 入库技术

在档案入库阶段，应做好档案校准、命名等工作。为保证图像能够与系统挂接，应输入包含图号、幅面、流水号等在内的信息，按照统一规则进行命名。在图像校准过程中，针对图像颠倒、存在斑点等情况，应做好处理。如老旧图纸因带有污点扫描时会出现黑线，可以利用软件去污保证图像质量。反页将出现颠倒情况，在拍照文件夹下分别建立文件夹进行正页、反页存放，然后统一对反页进行180°操作，之后与正页按照相同格式改名，确保页面顺利衔接。在档案挂接阶段，可以按照整件进行图纸上传，完成系统批量挂接。考虑到人工操作难免出现重扫、漏扫等情况，为保证数字化成果，还要进行程序校验和抽检。针对批量挂接文件，可以直接设置规则完成自动校验，失败后逐条核对能够完成档案修正。

2.2 档案存储技术要点

2.2.1 安全技术

在档案存储过程中，考虑到科技档案特殊性还应加强保密管理。结合业务分工，需要对软件不同操作模块权限进行设定，确保档案数字化过程由专人管理。配备视频监控等设施，按要害部位管理要求进行加密处理，避免档案信息被随意调阅。在密钥管理上，应按规定定期和不定期更换密钥，保证未开放档案无法被私自拷贝、修改等操作。针对档案各项操作，需要进行跟踪记录。为避免综合档案管理系统因遭遇外部入侵出现信息安全问题，需要加强防火墙等技术运用。此外，需要使档案保存载体的物理安全得到保证。针对各种磁盘、介质，应加强环境管控，做好避光、防尘等各方面管理，并与强磁场等有害物质保持距离。

2.2.2 维护技术

在科技档案数字化管理工作中，需要使用大量设备，给档案存储带来威胁。安排专人负责维护工作，做好设备安全风险评估和检测工作，能够使隐患得到及时排除。针对各种网络设备，还应定期开展安全检测，禁止安装无线网卡等设备。采取物理隔离方式，禁止使用无线键盘等互联功能外围设备，可以降低木马、病毒侵入威胁。在存储部件损坏时，尽可能由企业内部技术人员负责检修维护，需要外来人员维修应做好现场监督，避免信息出现泄漏情况。此外，针对彻底损坏存储硬盘等部件，应妥善处理。因为即便采取高级格式化技术进行文件删除，依然无法保证数据彻底清除，应采取措施杜绝数据非法 恢复。

2.3 档案利用技术要点

2.3.1 编码技术

为加强档案利用，在数字化管理上还应结合科技档案成套性、多样性等特点进行编码，体现档案管理专业性。按照电子档案管理标准，对在磁性载体上零散分布的文件进行分类编码，能够使档案处于有序状态，通过著录标引确保档案得到高效利用。为此需要加强数据库技术运用，结合门类划分、文件内容进行产品项目分类编号，制定科学方案，保证各份文件编号固定且唯一，能够形成有机整体。针对按照工程性质划分的专业组卷，可以按照组建立文件目录表格，按照归档时间进行排序。建立以项目命名的文件夹，对电子扫描件进行囊括，保证通过目录查找到文件时能够获得全部图纸资料，促使资源利用率得到提高。根据编码类别，可以根据各类人员级别、层次完成档案使用权限设定，使档案访问得到有效控制[2]。

2.3.2 检索技术

档案以数码形式在各载体上存储，在使用时依赖软硬件平台实现内容还原。整个过程较为复杂，还要做好参数定义，确保格式得到顺利转换。在档案资料检索上，考虑到图纸扫描后将以pdf或扫描版形式存储，同时为保证图纸内容清晰、完整选择较大分辨率，造成科技档案数量级较大，直接传输原件容易出现卡顿问题。为保证文件能够得到快速检索，可以直接通过扫描二维码进行文件获取，也可以通过系统平台对档案条目名称进行查找。通过在检索栏中输入工程名称、项目关键字等，都可以对文件名称进行确认。设定相应条件输入，构成综合检索平台，能够使档案得到精准获取。

3 结论

企业科技档案管理数字化工作是需要长期开展的系统工程，要求管理人员掌握整个工作流程，做到熟练运用各种数字化技术保证档案资料有效性、完整性，为资源利用奠定扎实基础。对文件归档、档案存储等各环节数字化技术要点进行把控，能够运用信息技术手段科学开展档案管理工作，继而使企业科技档案管理质量和效率得到保证。