信息技术在疾控档案管理中的应用研究

曹爱华

（临沂市疾病预防控制中心（临沂市预防医学研究院），山东 临沂 276000）

疾控中心是由我国各级政府举办的国家疾病预防控制与公共卫生技术管理和服务的公益事业单位。随着我国医疗体制改革，公共卫生政策不断完善，各个地区的疾控中心都承担了当地公共卫生事业的责任。疾控中心档案管理工作变得更加复杂，工作量增加。因此，将信息技术运用到疾控档案管理中是必然趋势。优化老旧疾控中心档案管理方式，提高疾控中心档案查找的质量和效率，推动各地区疾控档案资源共享，不断提高疾控中心档案管理水平。

1 信息技术在疾控中心档案管理中的作用

1）有利于提高查找疾控档案的质量和效率。传统纸质版疾控档案管理模式具有一定的滞后性和限制性，每次查找相关疾控档案时，都需要花费巨大的人力物力财力到档案室查找相关资料，工作效率非常慢，而且纸质版疾控档案资料在查找过程中及其出现内容缺失，文件丢失或破坏等现象。随着信息技术水平不断提高，将信息技术应用到疾控档案管理过程中，有效提高了控档案管理的质量和效率。提高疾控档案查找的效率。工作人员可以根据检索信息，关键字、关键词在疾控档案管理信息系统中对相关内容进行查找，能够在最快时间内查找相关信息，无需人工查找大量的文字资料，随意对疾控档案资料进行全面、系统地查阅，甚至可以根据电脑内文件检索信息，快速准确的找到疾控档案资料相关存放的位置。

2）有利于推动资源共享。传统纸质版疾控档案只能存在于地方的疾控中心档案室中，无法做到与其他地区疾控档案之间进行数据共享、数据交换，其他地区的疾控中心想要了解相关疾病，对其进行治理，开展防控措施，查找类似病例等信息需要单独坐车、打电话、邮寄等方式进行借阅，无法实现有效的资源共享。而将信息技术应用到档案管理中，有效的改变了这一现象。建立疾控中心档案管理系统，所有的客户端使用者都可以登录疾控中心网站，对相关疾病内容和实际情况以及疾病传染源、传染力度等信息进行详细查阅，快速控制疫情的发展。

3）有利于节省存储空间。传统纸质版疾控档案的储存非常复杂，需要有专门的档案室进行储存。对档案室要求也较高，必须注意密封、防水、防潮、防火，防盗。疾控中心档案管理工作人员对所有的纸质版疾控档案加以整理和汇总，分门别类将疾控档案进行划分，放置在档案室的不同位置，并作出相应的标记，以便后期能够快速掌握档案。即使如此，档案查找效率依然较低。信息技术应用到疾控中心档案管理工作中，能够有效改变这一状态，节省储存空间，将数以千计万计的疾控档案信息储存到电脑硬盘中，并加以备份储存，不但节约空间还便于查找。

2 信息技术在疾控档案管理中的现状

1）疾控档案管理制度不够完善。目前来说我国各个疾控中心管理人员对于档案管理的重要性认识不足，缺乏科学有效的档案管理理念，对档案管理的要求相对较低，没有建立完善的提供档案管理制度。从而导致档案工作人员对于自己整理的档案，所有摆放位置和档案内容比较熟悉，能够在自己职责范围内快速找到相应档案，但是如果面对突如其来的突发状况时，无法快速的将所有档案信息整理并汇总。导致在发生疫情时，无法第一时间总结相关疾病信息，无法得到有效的治理和防控措施，无法有效遏制疫情的快速再次爆发。

2）疾控档案管理人员专业能力素养不足。目前为止，我国依然有一部分疾控中心管理人员对疾控档案管理工作的重要性没有给予高度重视，导致疾控中心档案管理工作人员在选择和任命上过于随意，选择疾控中心内年龄较大或工作能力不突出的人员对疾控中心档案进行管理。这些管理人员则因为缺乏科学的档案管理理念和管理方式，在进行档案整理时并没有科学对档案进行规划和总结，将档案根据疾病性质划分不同的类别，认为只要在查找答案时快速找到就可以了。总体来说档案管理工作人员缺乏专业能力素养，没有全面的档案管理知识系统。

3）疾控档案信息化程度较低。传统的疾控档案管理方式都是采取纸质版档案管理方式为主，这样档案管理的方式，主要特点是记录内容比较详细，疾病记录者能够将自己对于疾病的认识、处理方式、以及自己观察到的疾病特征加以充分的记录，以便后人能够对相类似疾病相关内容有全面深刻的了解。但是部分资料档案很难随着时间的流逝完整的保存下来，造成疾控资料不齐全，档案信息化程度低等现象，在疾控档案管理过程中，容易出现资料丢失和破损的现象。很多时候，在各个疾控中心档案室中都会发现有部分储存资料只有目录，没有其他具体内容。

3 将信息技术应用在疾控档案管理中的具体策略

1）转变疾控档案管理理念。为了提高疾控中心档案管理工作的质量和效率，提高疾控档案整理的质量，疾控中心管理人员应转变疾控档案管理理念，提高对疾控档案管理重要性的认识，提高对疾控档案管理的重视程度。积极将信息技术应用到疾控档案管理中来，提高疾控档案管理工作人员信息化水平，快速对信息化档案管理进行熟悉和摸索，提高疾控档案管理工作效率。主要从两个方面来说：一方面是将档案室里档案信息整理到疾控中心档案信息系统中；另一方面是制定相应检索信息，以便后期能够快速高效的查找疾控档案信息。

2）提高疾控档案管理工作人员信息化水平。为了提高疾控中心的档案管理工作的质量和效率，提高档案查找和整理的工作质量和效率，疾控中心领导者应重视疾控中心档案管理工作人员的培训任务，通过开展相应的专业档案整理工作培训，提高疾控中心档案管理工作人员专业能力素养。通过为档案管理人员开展计算技术的培训，提高档案管理工作人员信息化水平，以便提高档案管理工作人员档案信息查找和录入的工作素养，鼓励工作人员能够接受信息化的疾控档案管理工作。

3）加强疾控档案信息化建设。为了提高疾控中心档案查找效率和质量提高档案管理水平，节约储存空间。疾控中心领导人员应加大力度加强疾控档案管理信息化建设，积极引进信息化设备，为实现疾控档案信息化提供物质基础。改变传统纸质版档案管理观念和方式，积极提高疾控档案管理工作人员进信息化能力水平，除了购买计算机设备之外，还应购买防火墙、数据加密相关软件，防止档案信息被盗取被破坏。

4 总结

综上所述，提高对疾控中心档案管理的作用和现状进行分析，在现在疾控档案管理工作中，信息技术的应用是历史发展的必然趋势，疾控档案管理工作有着非同寻常的现实意义，将新技术应用到疾控中心档案管理工作中极大的提高档案管理的工作质量和工作效率，同时将所有疾控档案集中管理容易推动资源共享，有利于政府第一时间查找相关疾病的信息，提高预防疾病预防和治理工作的工作效率。加强疾控档案信息化建设，促进我国档案管理事业健康稳定的发展。