信息化背景下文书档案管理工作创新探究

2020-02-25余艳芬

卷宗 2020年30期

余艳芬

（柳州市绿化建设发展中心，广西柳州 545001）

为了适应当前我国经济社会快速发展的需求，很多企事业单位在档案管理方面迎合了信息化发展的技术趋势和时代潮流，将信息化技术合理应用到单位的文书档案管理过程中，创新文书档案管理方式，有效提升文书档案管理的时效性。本文重点分析了当前文书档案管理中存在的问题，并提出了应对策略，以此优化文书档案管理质量。

1 文书档案管理工作的重要性

1）可为其他科室提供信息服务办公室开展各项活动所产生的文件与资料就是办公室文书档案，收集与整理这些文书档案，可以了解活动开展内容，分析其开展的意义之所在，也可对政府机构及各个部门产生的业务进行记录，进而对这些业务的潜在价值进行有效挖掘，进而为其他活动的开展提供可靠的信息依据，其他机构或部门通过信息检索即可查阅与调取这些资料，可以将文书档案的价值充分展现出来。

2）为其他工作的开展提供法律凭证文书档案资料记载了政府机构建立、变更及发展等相关信息，是其运转状况以及各项活动开展效果的重要体现，这些文书资料可以让上级管理部门对政府机构的运营状况进行管理，也可为纪检监察部门调查与处理政府机构中发生的违法事件提供证据。正因如此，文书档案具备了一定的法律凭证效力，可为其他工作的正常开展提供有力的指导。

2 信息时代文书档案管理工作面临的问题

2.1 规范标准缺失

档案资料本身具有实用性、信息化的特点，管理时必须按照国家的规范标准执行，以保证档案的准确性、安全性。然而实际工作中，文书档案的管理存在不少问题，例如资料收集不全面、分类不严谨，管理形式比较落后，信息系统和网络平台的建设有差异。这些问题的存在，会影响文书档案的服务和资源共享，因此信息化管理的发展速度缓慢。

2.2 文书档案管理理念较为落后

文书档案在通常情况下是企事业单位资料管理工作中的重要内容，可以为企事业单位的日常经营管理提供重要的参考依据，属于一项基础性但是非常重要的工作。但就企事业单位文书档案管理工作开展现状来看，许多文书档案管理人员思想守旧，缺乏创新管理意识，缺乏信息化管理应用意识，依然沿用传统的文书档案管理理念。如此不仅无法提高文书档案管理工作效率，无法真正提高文书档案管理工作水平，同时对于整个文书档案管理工作的开展而言，也会产生较为不利的影响，容易产生资源浪费问题。

2.3 档案管理水平不高

从人的角度看，由于重视程度不够，缺乏严谨细致的系统性谋划和积极主动的工作态度，就难以在信息化大背景下制定出科学合理、符合企业实际的档案信息化管理制度体系和工作机制，对待工作，不积极不主动，工作态度极为恶劣，敷衍了事，并没有认识到档案管理工作的深层次意义。与此同时，在进行档案管理工作时，没有充分结合档案信息化建设的趋势，使工作效率过于低下。从物的层面讲，多数单位对档案管理必备的条件解决程度和落实效果较差，如没有专用档案室，有的单位档案多、档案室空间有限、环境潮湿、“六防”设备不配套，影响档案管理的质量和效率还在其次，更甚者会引起档案材料的霉变、虫蛀并存在安全隐患，这与信息化管理的要求相比，差距较大。

3 提升文书档案管理工作的可行性对策

3.1 提高对文书档案管理工作的重视程度

政府部门的领导层应提高对文书档案管理工作的重视程度，认识到其对办公室工作所产生的影响，发挥出自身的职能，制定出有利于文书档案管理工作开展的工作规划，立足于文书档案管理工作的全局，对文书档案管理工作进行科学部署。同时，还要对文书档案管理工作予以严格的监督与管理，针对文书档案管理工作中的问题提出指导建议，总结工作中的可借鉴之处并进行全面的推广与应用。在此过程中，领导层也应发挥出自身的影响力，提升所有工作人员对文书档案管理工作的重视程度。

3.2 对档案深加工

对文书档案进行深加工，能提高数据处理能力，为用户提供更好的服务。以文书档案的分类为例，可以按照企事业单位内部文件、对外联系文件进行划分，可以按照通知类、记录类、总结类进行划分。在网络链接方面，可以分为城域网链接、互联网链接、专用网链接等。

3.3 规范化流程

目前，机关、团体、企事业单位文书档案管理流程普遍存在不规范现象，主要表现在文书档案归档不及时、文书档案交接随意性、文书档案内容不完整等等，极大地影响了文书档案管理质量和效率，因此，要切实规范文书档案管理流程，实行全流程规范化管理。一方面，要规范文书档案收集。明确文书档案收集范围、保管期限，文书档案归档标准等；另一方面，要规范文书档案整理。严格按照文书档案形成时间、内在联系等因素，做好文书档案规范整理，确保页码编制不漏号、不空号。此外，要规范文书档案借阅、归还等利用流程，严格履行档案利用手续，确保档案保密和安全。