基层广播电视台的档案信息化管理分析

2020-02-25孙涛

卷宗 2020年30期

孙涛

（微山县融媒体中心，山东济宁 277600）

档案管理是广播电视行业发展的比较重要的一部分，随着信息化的不断推进，计算机在各行各业都得到了广泛的应用，这为广播电视台的档案管理工作的改革提供了契机，所以有关人员要将信息化技术与档案管理进行融合，从而提高管理工作的工作效率，并且要对目前存在的问题进行完善，以此来促进档案信息化管理的发展。

1 基层广播电视台进行档案信息化管理的优势

档案信息化管理是指在信息平台上通过软件来对有关数据进行保存，数字化的存储功能可以让用户更轻松和便捷的完成对于档案的存储、查询等[1]。将档案管理步骤进行简化，能够让用户更快速的搜索和下载需要的视频或音频，大大提高了工作效率。基层广播电视台的音像类档案不仅需要进行存储，还需要在广播节目中进行播放，所以，在信息化档案管理下对节目进行存储和播放能够更加的便捷，可以提高广播电视台的服务质量。

2 基层广播电视台档案信息化管理现状

信息技术下的广播电视台档案管理系统要与节目制作网进行关联，并且还要拥有健全的网络管理体系，只有这样才能更好的服务大众，同时还能避免出现误差。但是目前的基层广播电视台还存在着一些问题，具体的有以下几个方面：第一个方面就是基层广播电视台中的内部人员对于档案信息化的管理不够重视，一些资历比较老的员工还保留着传统的档案管理工作理念，很难适应新的信息技术的操作，甚至不想去学习新技术。传统的档案管理工作需要提供目录、汇编、检索等步骤，不仅操作麻烦，耗费的时间也长，从而无法发挥档案信息化管理的作用。第二个方面就是档案信息化管理的系统不健全，没有完善的管理制度。广播电视台在进行档案信息和整理时，大部分员工都是在自己负责自己的工作，工作任务量比较繁琐，并且还比较分散，因此需要相关部门制定出完善的档案管理制度，用制度来对员工的工作进行规划和约束[2]。第三个方面就是对于档案信息化建设的投入不足，并且专业人员的专业度不强。档案信息化管理需要使用专业的设备和软件，同时还需要专业的技术人员，但是由于基层广播电视台缺少专业人员，所以很有可能会因为操作不当而影响到设备和系统的使用，从而影响档案的安全性和完整性。第四方面是档案管理中的一些安全问题，数据在进行网络传输的过程中，很有可能会出现被篡改和窃取等情况。同时，自然灾害以及计算机的使用寿命等问题都会影响到信息档案的保存。

3 基层广播电视台档案信息化管理的对策

3.1 加强员工的档案管理意识，提高专业素养

基层广播电视台要积极的去创新档案管理理念，提高专业人员的工作水平，使工作人员能够在信息技术的支持下，快速的对档案信息进行整理和归纳，努力的提高档案管理工作的工作效率，优化管理工作的步骤。首先，广播电视台要对企业员工进行定期的培训，加强员工对于信息化档案管理工作的认识，为员工进行档案管理相关工作的培训，提高员工的专业技能和综合素质。通过优化员工的知识结构来推进档案管理工作的进展。其次，广播电视台可以直接招募优秀的计算机网络管理人才，改善企业的人才结构，确保网络或计算机出现故障时能够第一时间得到维修，从而发挥出广播电视台档案信息化管理的效果。最后，广播电视台要加强实践，在学习的过程中提高档案管理人员的工作能力，保证档案管理人员操作步骤的熟练，让档案管理工作能够更好的发展下去。

3.2 完善档案管理体系，对员工进行规范化管理

档案管理部门要不断的完善档案管理制度，以此来对员工进行管理和约束，同时要让工作人员明确自己的职责，并且保证员工能够对管理系统进行规范的操作。企业要加强员工对于管理软件使用方法的培训，保证档案能够完整安全的存储到管理系统中[3]。同时，基层广播电视台要对档案管理系统进行加密处理，为不同的员工设置不同的权限，还要在系统中加入防火墙，以此来防止有人非法访问系统。此外，管理人员还要及时的对系统中的档案信息进行备份处理，用来防止数据丢失，甚至可以采用U盘、光盘等方式进行备份。

3.3 基层广播电视台要加强基础设施和应用系统建设

在科技时代下，广播电视台中的大部分工作都需要使用网络信息技术来实施，因此档案信息化管理就需要企业建设基础设施，基层广播电视台要为音像档案库房建设现代化的设备和设施，保证建设经费充足，让档案信息化能够得到良性的发展。广播电视台作为宣传部门，经过长时间的累积，会有各种的档案资料，因此，就可以采用现代化技术对这些资料进行整理、归纳、保存以及共享等，从而将这些档案信息进行合理的保存和使用，将档案进行数字化存储，能够防止资料流失。由于档案管理的工作量比较大，并且涉及的范围也比较广，比如各部门需要借用历史资料或者需要素材等，所以会导致管理人员的工作比较繁忙。如果能够拥有一个完善的应用系统，那个就会减少查找资料的时间，从而节约了更多的人力，还能够有效的保护档案原件，使档案能够快速的进行归档和利用。