信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈

2020-02-25李娟

卷宗 2020年30期

李娟

（山西阳光兰台科技有限公司，山西太原 030000）

前言：随着网络信息时代的飞速发展，信息使用和信息管理成为社会发展水平和科学技术水平的象征。当前在档案管理中，需要突出信息化的特点，用计算机系统和互联网管理档案，这样的管理方式使传统的实体档案转变为电子档案，可以快速的管理档案和查阅档案，有利于发挥出档案的作用，避免资源的浪费。档案管理包括电子档案的录入、采集、查询、共享，要挖掘和利用档案信息，发挥档案信息作用和功能，是档案信息满足网络时代需求的重大战略问题。怎样在网络时代做好档案管理工作，发挥其重要作用，是我们面临的主要任务。

1 信息时代档案管理的必要性

1）档案管理更高效。信息化建设促进了档案管理工作的现代化发展，符合信息时代发展的实际需要。随着信息技术的发展，档案资源通过互联网进行管理，突破了传统档案信息管理的时空限制，为档案管理的信息化建设提供前提条件。在档案管理工作中使用信息技术集中处理档案信息，将不容易保存的实体档案整理成电子档案，通过互联网上传到对应的管理库，利用信息技术分析档案信息、加快对档案信息的处理速度、提高档案信息的准确性，不仅方便保存，还促进此部门管理工作水平逐步提升，具有可借鉴价值。

2）信息采集更便捷。通过与信息化社会大背景相结合，档案管理工作整体体现出网络信息化特点，将纸质档案转化为电子档案，而电子档案也成为档案信息化的重要标志[1]。信息化的档案管理工作在采集信息方面，将档案管理工作与信息技术相结合，利用计算机网络的优势，用最短的时间整理出大量准确的档案信息。与传统档案管理相比较，现代档案管理采集信息迅速，还保障了档案信息的时效性，大大提升了档案管理的质量和效率。

2 档案管理工作面临的问题

1）档案资源浪费。随着信息时代的发展，在几乎所有的单位，档案管理工作都是一项牵制行业发展的工作。各行业的最宝贵的资源都在档案室里，但是大多数档案馆依然处在纸质存放的传统档案管理阶段。几乎所有的档案室平常都是大门紧锁无人管理，造成档案室中信息资源的浪费，是行业的巨大损失。若公司需要查找以往资料，进行当前项目的规划及决策时，工作难度就会相应增加，在档案馆中找某一年的资料就很难，当需要在这些档案堆里找出某几年的以及与其相关的资料简直就是难上加难。但是这些需求在行业里面都比较常见，不仅需要准确的档案信息还要可以快速及时的找到。信息时代的快速发展，能够让工作人员了解及明确档案管理工作中存在的不足，了解当前行业发展趋势，对自身工作作出调整。

2）标准化、规范化程度偏低。随着信息时代的迅速发展，档案管理开始信息化建设，但当前档案管理体系与现代化建设不相适应，自主研发的文件管理体系不能满足文件管理的统一发展要求。档案管理部门也没有一套完整规范和规格。因此档案管理工作不符合规范的标准。档案信息管理体系的形态各不相同，也没有建立统一的标准化文件，这使网络档案的管理缺乏规范、共享等功能，不能满足信息时代下档案信息相互协调通用要求。大多数系统软件的兼容性不好，所以档案管理工作可能随时出现问题，阻碍了档案管理信息现代化的发展。

3）档案的安全性和保密性弱。信息化档案管理以计算机电子文件形式储存，电子档案存储的方式有很多种，一般是光盘或磁盘，磁盘容易产生物理反应，变卷曲导致磁粉脱落，破坏磁盘里面的文件。电子档案遇到不法分子网络攻击或者计算机系统瘫痪以及进行病毒传播时，就会被损坏无法使用。电子档案的保存寿命一般在10年左右。电子档案有很大的脆弱性，容易损坏数据而无法读取[2]。

4）档案管理人员缺乏。现阶段，大多数档案管理人员具备专业的档案管理知识，但是缺乏档案现代化管理的专业知识技能，还有一些年龄大的档案管理人员无法适应利用计算机工作的工作环境。所以档案管理人员的素质参差不齐，专业技术人才匮乏。

3 信息时代档案管理的实践与创新

1）创新档案管理方式高效利用档案信息。随着通讯技术及信息化技术发展，各行业推进档案管理的信息化建设，所以电子档案的收集工作不断增加，在这样的新形势下，创新档案管理就显得尤为重要。之前的档案室只存实体档案和档案目录，现阶段要求双管齐下的工作制度，即同时保留纸质档案及电子档案，要求在具体工作中推陈出新，改进以往工作中不足的内容。任何档案管理部门都不会将所有知识信息全部收集保存和加工利用，因此各个档案管理部门都必须建立完善的信息共享系统，发挥信息网络化的优势。要想创新档案管理方式，就要加以重视，才能改善档案管理工作的现状，使档案管理更加有针对性。之后要加强对档案管理工作的研究，创新档案管理的方式，可以进一步减少档案管理障碍，实现档案信息的高效利用。

2）档案管理方式的创新。档案管理部门要加强宣传工作，从各方面提高档案管理工作的社会地位，强化管理意识。科学的使用档案管理系统，使保管和统计的工作也变得更加方便迅速。自主研制开发信息化办公系统，对档案管理信息做到更深层次的利用，该系统汇集了单位的大量电子档案，利用率高，是档案利用最方便的平台。档案管理工作专业性强，要求档案管理人员具有专业的理论知识，也要良好的职业道德和熟练的工作技能。有助于提高综合素质和做好信息时代的档案管理工作。

3）加强档案信息数据的建设。建立数据库要协调信息技术与档案管理工作，利用信息技术，加强对电子档案的整理与保护。选用的办公系统应该安全可靠，根据采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全。还要依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。比如：电子档案整理内部文件，以年、组织机构、保管期限为类别进行整理[3]。

4）思想观念的创新。档案管理工作在现实中非常繁杂，整理档案信息，需要先对相关文件进行分类，再进行分别保存，这样可以直接地获取信息的关键部分，有效的利用档案信息。所以创新思想观念，有利于提高对档案工作的认知，加强文件工作者的保密意识，提升对档案管理工作的重视程度。利用信息技术获取文件信息，促进文件资源高效的开发。对档案信息的使用，可以提高更好的工作效率，这样才能更好的体现出档案管理工作的价值。