企业档案管理的信息化建设思考分析
2020-02-25张世广
张世广
(吉林省有色金属地质勘查局六0六队,吉林 通化 134002)
企业想要完善档案管理的信息化建设,其实是一件非常困难的事情。企业内部需要做出相应的调整和改善,才能从真正意义上去实现这个目标。在整个过程当中,相关的工作人员要灵活的运用现代信息技术,将信息技术更好地应用于档案管理方面,进而提高档案管理的质量与效率。在当下这个时代背景中,企业想要快速提高自己的竞争力,就必须要针对企业档案管理这一方面做出相应的改革。要想提高企业本身的竞争力,就必须要实现全面的管理,档案管理就是企业发展过程当中一个非常重要的管理层面,所以企业必须要对整个企业档案信息管理做出相应的研究,并不断地发展和完善。
1 企业档案管理信息化的重要性及其建设的现状
1)企业档案管理信息化的重要性。在整个企业管理工作的开展过程当中,档案管理是整个管理内容当中最重要的一个环节,尤其是在现在信息技术和网络技术发展如此迅速的当下,企业不得不将加快脚步,尽可能地实现档案管理的信息化目标,企业想要提高自己的竞争力,就必须重视起来对档案管理的信息化建设工作。通过加强相应的建设工作在一定程度上能够提高企业档案管理的相关质量和效率。不仅能够为企业减少一些不必要的成本开销,还能将可利用的人力和物力资源分配到合理的地方,实现资源的合理化分配。通过整个档案管理的信息化建设,能够从整体角度上解放档案管理人员的工作内容,减刑档案管理人员的工作压力。档案管理信息化的建设目标实现,不仅能够使相关的人员快速的查到档案信息,还能够有效的利用相关资源。通过档案管理的信息化建设,企业内部的很多部门之间的交流就会变得非常方便,通过加强各企业之间的联系和交流,可以更好地服务于整个企业的长远发展,在整体角度上能够提高企业管理的水平。
2)企业档案管理信息化建设的现状。(1)档案管理信息化的意识有待加强。监管在当下这个激烈的市场环境之下,很多企业都意识到了企业档案管理信息化建设的重要性,但是在具体的开展工作和落实工作当中却出现了很多大大小小的问题。企业档案管理信息化的建设现状并不乐观,还有很多问题等待相关的工作人员去解决和完善。在企业档案管理的过程当中,存在有一些工作人员或者是领导人员对整个信息化管理的理解和认识不够彻底,从思想方面就比较松懈信息化管理的质量和水平,这就直接影响着整个档案管理信息化建设的开展,会给整个档案管理信息化建设带来一定的阻碍。另外很多领导人也会认为答案信息化建设和公司的经济效益并没有直接的关系,所以投入信息化建设只是会增加企业的经济压力,白白的浪费企业的运行资金。除此之外,档案管理工作人员在对待自己的管理工作方面也有一些态度问题,工作的能力也有待提高,所以这也就导致了档案管理的质量和效率比较低。(2)没有对档案信息化建设完整规划。在开展信息化建设工程的过程当中并没有和企业的整体发展和长远发展联系起来,所以在信息化建设的过程当中,并没有将档案信息化建设的作用充分的发挥出来。最根本的原因就是在于某一分企业重点看重的是眼前的经济收益,并没有为企业的长远发展和未来的扩展方向做出一个系统的规划,这也就会导致档案信息化建设的方向出现差错。在信息化建设当中,企业的相关工作人员要用长远的角度去看待问题,要做好一个长远的规划和方案设计,提高整个档案信息化的水平,只有这样才能够将档案信息化的相关资源充分的利用起来,共同服务于整个企业的经济收益方面。(3)档案信息化管理人员缺乏。在开展企业档案信息化管理工作的过程当中,管理人员的能力对于整个信息化管理的质量来讲至关重要,如果管理人员的能力达不到相应的要求,就非常不利于信息化管理工作的开展。想要高效率的开展企业档案信息化管理,就必须要聘请更多的专业信息化人才,只有有了专业的档案,信息化人才的外在条件,才能从整体角度上去提高整个企业档案信息化的服务水平。可是在实际的档案管理工作当中,很多管理人员,他们自身的工作素质和综合素质都比较低,自己的业务能力达不到整个档案信息化管理的相关要求。除此之外,在信息技术方面,业务也不够熟练,不能够灵活的运用一些信息技术用于日常的档案信息化管理当中,从知识理论来讲,对于整个档案信息化管理的相关文献了解程度不够深入,这些都严重阻碍了企业档案信息化建设工作的高效率开展。
2 企业档案管理信息化系统建设策略
1)注重档案信息管理的概念转化。想要更好地提高企业的档案信息化管理水平,就必须要不断的去更新企业领导人员对于档案管理的观念和看法,必须要改变相应的管理观念才能够和时代发展共同进步,在整个管理工作当中,工作人员需要灵活运用档案信息化管理的创新模式,企业当中的领导团队也需要投入一定的人力和物力用于整个档案信息化建设的宣传上,让公司内部的人员更好地意识到档案信息化管理的重要性,通过这样一个引导效果,可以促使企业的全部工作人员积极主动地参与到企业档案管理信息化建设工作当中,这样可以很好的促进档案信息化建设工作的稳定发展。
2)完善档案信息化基础设施的建设。想要进一步的提高企业档案信息化建设的水平,就必须要不断的完善建设施工当中所需要用到的基础设施,只有加大投入力度,才能够不断的完善基础设施的整体水平,企业需要在这一方面做出相应的改善,并不断地加强基础设施的完善。要想保证企业长远稳定的在市场竞争,如此激烈的环境下生存下去,就必须要以一个长远的远光做出相应的规划,尽可能地实现档案信息化建设的发展进度,在企业信息化建设的过程当中需要投入一定的专项资金,这样能够为档案信息化工作的开展创造有利的条件,除了硬件设备要跟得上之外,还需要在软件当中加强投入力度,只有这样才能满足企业档案信息化建设更加符合企业的未来发展。
3)加强档案信息化建设人才的培养。在整个档案信息化建设的过程当中,必须要有专业化的管理人员参与进去,这才是提高档案信息化建设进程的关键因素,企业在聘请人才的时候,一定要注意引进一些开发档案信息化建设的工作人员。只有这样才能更好的完成人才储备的工作,通过积极的组织相应的信息管理人才的培养活动,让档案信息化建设人员得到专业的提升,通过采用相应的培训活动,以此来达到提高档案信息化管理人才的综合素质。不管是从理论知识上还是实践技术方面,都要加大力度培养管理人员的综合素质,能够让档案信息化人才积累更多的工作经验,在档案信息化管理工作当中会更加得心应手。除此之外,企业也可以采取一定的措施去激发工作人员的工作积极性,通过制定相应的激励机制,可以更好地促进员工不断努力提高自己的专业能力,共同服务于整个企业档案信息化建设的过程当中。
3 结束语
企业也想要在市场竞争如此激烈的环境下长期的生存下去,就必须要重视起来企业档案管理工作。通过应用先进的信息化技术,全面的实现档案信息化建设工作,结合企业自身的发展,采取强而有效的措施,让档案管理信息化建设的水平相对以前有一个显著的提升。