大数据时代人社档案管理探讨

熊新华

（咸宁市人社局，湖北 咸宁 437100）

人社档案是人社系统各科室及业务经办机构在履行机关职责及办理各项业务活动中，形成的各类具有保存价值的原始记录资料，表现为文字、图像、影像、表格等形式，具体包括：1）机关文书档案；2）事业单位干部人事档案、大中专毕业生人事档案、灵活就业人员档案、参保退休人员档案；3）劳动仲裁、劳动监察案卷；4）劳动能力、工伤认定材料；5）参保单位登记材料、参保人员登记材料；6）社会保险个人账户管理材料；7）社会保险登记、社会保险待遇领取、资格验证等材料。由于我国人口众多，参与社保的人口基数大，人社档案呈现出数量多、内容繁杂、社会性、动态性的特征，管理难度大。在大数据时代背景下，数据处理效率提升，人社档案管理应用大数据技术，能够有效推动其管理模式的信息化、数字化发展，全面提升人社档案管理及服务水平。不过，在人社档案管理信息化建设过程中，存在不少难题，需循序渐进，逐一解决。

1 大数据时代人社档案管理现状分析

1）档案库房基础设施需进一步完善。人社档案记载了的人社部门全部发展进程，充分反映了人社工作的成果，并且事关民生，因此，人社部门档案具有非常价值，必须安全、高效地做好档案管理工作。库房建设是档案保管的物质基础，咸宁市人社局历来对档案库房建设十分重视，为规范管理、节约资源、合理利用，设立了集档案库房、阅文室、档案整理操作间、荣誉室为一体的咸宁市人社局综合档案室。但十余年来，随着库房档案种类不断增多，数量日益增长，传统的库房建设已无法满足档案管理恒温、恒湿、防光、防尘、防虫、火灾报警等需求，查找档案还需档案员手动翻找，存在服务效率不高等问题。

2）档案数字化建设进程滞后，档案软件建设及管理有待增强。从现状来看，基于大数据时代背景下，为适应人社部门业务量日益增长及业务网上经办的需求，咸宁市人社局档案管理信息化建设工作已列入重点工作范围。然而，因我局室存档案种类繁多，数量庞大，数字化加工所需时间跨度比较长，财政经费不到位等问题导致我局档案管理信息化建设进程呈现滞后的现象。在传统的人社档案管理模式中，大部分资料为纸质文件，无法长期储存，易霉变，被虫鼠啃噬，导致信息丢失，而且大量纸质文件累积，手动查找资料也极为困难，整体服务效率较低。档案信息化建设能够有效打破这一局面，纸质档案影像化，构建电子档案，可以有效解决上述问题。但是，虽然本单位在人社档案硬件设施管理方面比较健全，然而在软件建设及管理方面则存在有待提升的局面。比如，人社档案系统管理软件缺乏，未能建设完善的数字化档案室，没有设置管理权限等，使得相关电子档案的查询效率不高，进而影响到电子档案利用率的提升。

3）管理人员专业素质有待提升。随着人社档案资料的不断累积，档案管理工作量会越来越大，如果采用传统的人工管理方式，工作效率低下，且对于档案信息的利用率也比较低，所以，应该推动档案现代化管理，创新管理手段，引入现代化信息技术，实现高效化档案管理，但是这一过程会受到管理人员业务素质的限制，目前，人社系统在岗档案管理人员多为非档案管理专业人员，有的是办公室兼职人员，总体缺乏档案管理专业知识，无法适应档案现代化管理需求[1]。

2 大数据时代人社档案管理策略分析

1）适应时代发展，建立智能、高效的现代化档案管理库房

人社档案记载了的人社部门全部发展进程，充分反映了人社工作的成果，领导层必须正确认识到其价值，充分重视档案工作。库房建设是档案保管的物质基础，人社系统应适应时代发展，积极创建集恒温恒湿、防虫防尘、烟感报警、气体灭火、智能密集架为一体的智能、高效的现代化档案管理库房，以确保库房档案安全，为公众提供高效服务。

2）加快档案管理信息化步伐，构建档案管理信息平台。档案规范管理，是为了更好的实际利用，而档案工作信息化水平的高低又是档案利用水平的重要指标之一。在未来的几年中，人社部门在档案信息化建设方面，应围绕服务、便捷、高效的工作目标，推进档案服务工作迈向更高的发展水平。一方面，制定人社系统档案信息化建设工作方案，摸清各科室及经办机构对档案信息化工作的需求，拿出合理预算，并积极向财政争取项目经费。采购计算机、打印机、复印机、高速扫描仪、专用服务器等信息设备。搭建合适的电子档案储存环境，构建档案管理信息平台，明确档案信息化管理要求，确保实现以下目标：（1）完成数字化档案建设项目。采集和接收电子政务内网各应用系统中传输、运转、处理完毕后的电子文件数据；通过建立基础数据库，建设为局机关各科室和局属事业单位提供不同种类的电子文件的长久存储、管理、利用等服务的信息系统，确保在内网各应用系统中运行的电子文件数据，完整、安全地得到采集与妥善保存。（2）建立电子档案管理的标准体系，利用电子政务平台，建立各种载体档案和相关电子档案同步接收平台。（3）建立电子档案管理与信息网站（内、外网站）的衔接，为本局领导、机关服务；面向社会、服务公众，提供现行公开文件、开放档案目录等政府公开信息的网上查询阅览服务，发挥档案的积极作用。另一方面，为保障信息安全，需加强档案软件建设及管理。在档案软件的使用过程中，应选择安全系数高的硬盘、移动硬盘、光盘、磁盘等存储介质，同时，完善权限设置，合理定义不同功能模块的操作权限，对系统数据展开分层管理，同时，设定账户权限等级，数据库管理人员可浏览后台数据，具有数据编辑、管理权限，其余用户只能查询权限内的档案信息。完善数据平台防御机制，定期优化、升级系统，安装防火墙、杀毒软件、IT 监控软件等，以防信息泄露、数据丢失或被篡改。

3）完善档案管理机构设置，提升工作人员业务水平。人社系统应该完善档案管理机构设置，配备在业务素质、政治素质上合格的档案工作人员，推动档案工作的落实。而且，人社档案信息化建设，对于档案管理人员专业水平提出了不一样的要求，为了让相关岗位上的工作人员，能够胜任档案信息化管理工作，单位应该引进在档案专业素质、信息素质上达标的优秀人才，并做好岗位培训、继续教育等工作。定期组织人员参加业内培训及学术交流会，让档案管理人员学习计算机技术、档案管理专用软件、硬件设施的使用，不断更新档案管理人员的知识库与技能库，确保其能够掌握当前人社档案信息化管理工作中所用的技术软件及设施，强化网络安全教育，提升其网络安全防范意识，保障电子档案的储存、利用安全性。

3 结语

综上所述，大数据时代的到来，让社会认识到了信息资产的价值，为人社档案管理革新创造力契机。在大数据技术的支持下，搭建咸宁市人社系统档案管理平台，完成数字化档案建设项目，将实现对内网的各用户（包括领导、科室、事业单位、群众）提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析及挖掘服务，建成档案信息综合查询及辅助决策系统。同时，依托咸宁市人社系统档案管理平台，可以实现档案信息网上查询的功能，面向社会、服务公众，为适应我局信息化建设和档案事业发展的要求，进一步提高我局档案管理工作的现代化水平，进一步发挥档案信息资源服务社会打下坚实的基础。