从传统方式到信息化管理过渡期的档案管理工作思路

2020-02-25胡学华

卷宗 2020年30期

胡学华

（山东胶州阜安街道办事处，山东胶州 266300）

伴随着社会经济的不断发展，各个领域运行进程逐渐加快，档案资源增长速度过快，社会对于档案提出了极高的需求量，利用率逐渐提升。从实际情况来看，以往单一的档案利用方式已经不符合当代社会提出的高要求，因此，加强信息化档案管理和创新力度是很有必要的。在以往传统管理方式朝着信息化管理过度期间，档案管理工作的重心有了明显改变，从以往初级档案存档应用变成了满足新形势下发展需求的档案现代化管理。

1 对于过渡时期档案管理工作特征的分析

信息化是生活中非常重要的一部分，特别是对于街道办事处档案管理工作而言，信息化技术产生的作用极高。当处于过渡期实施档案管理工作的过程中，从以往传统的档案管理模式过渡为了新型信息化管理方式，其中，相关的工作特征表现在以下几点：其一，对于工作人员提出的要求非常高，除了熟练掌握信息化管理软件之外，还必须熟悉所有的计算机应用知识点。其二，涉及的工作内容非常繁多，需要明确各项思路，否则后期将会发生混乱。其三，具备数据输入比较多并且工作量大的特征，工作人员长时间的大量录入，在录入数据的时候有可能会发生误差。其四，相关的规章体系和标准不具备完善性，也没有引进一体化的管理方式，这就导致档案管理工作和标准要求不相符，并且短时间内是无法适应该项标准的，导致工作人员的积极性被削弱。

2 从传统管理工作方式过渡为信息化管理方式的相关思路

2.1 提升自身技能，树立正确的思想理念

要想促使工作良好开展，提升工作质量，就需要树立正确的思想理念，无论是在任何工作中，都应当如此。当对员工进行培训或者是日常工作开展期间，要求管理层从各方面加深对档案作用的关注度，比如实施政治方面的学习工作，培养职业道德素养，从被动工作转变成主动进行工作，全面培训角色，促使档案管理从业人员全面了解到自身的职责，落实责任意识，探究对档案管理工作产生的一系列影响和在社会中体现出来的价值，在促使档案工作良好开展的基础上增强档案管理质量。

2.2 遵循规范性要求实施工作

处于过渡阶段中，制定完善的信息化档案管理体系是特别关键的，比如创建收集体系、使用和保存体系以及规范性的流程等。将档案整合到一起集中进行管理，遵循立卷到保管、档案利用到坚定销毁以及档案移交到奖惩都能够有法可依的基本原则，为后期档案管理工作稳定开展提供良好依据。除此之外，还必须加深制度和管理人员绩效方面的联系性，了解到档案管理人员岗位责任和考核指标等各项要点，把制度与绩效相互融合到一起，在增强从业人员档案理念的基础上激发人员积极性，确保档案资料的完善性，提升档案管理效率。

2.3 制定规范性的流程，加快运行进程

当实施信息化档案管理工作期间，最为重要的以缓解是做好计算机数据准备工作。在传统纸质档案过渡到信息化数据档案的过程中是非常复杂且繁琐的，有着一定的庞大性，包含的数量非常多，同时工作效率对于档案工作信息化开展情况有着直接性的影响。所以，做好前期阶段准备工作，制定规范性的工作流程是非常关键的，这一点不容忽视。

1）依照ABC分类法实施工作。在过渡期中，需要从档案卷宗的重要程度、价值大小和利用率以及开放性等方面入手，对全部的全宗进行排队，采取该项方式优先整理开放类型以及价值型高且重要的档案。2）遵循分层级着录的原则，减少成本输出。在进行着录期间，可以对案卷类型进行合理划分，分别是案卷级、文件组合级、文件级三方面入手，有效合理的进行着录。其一，对于问题过于单一和参考价值较低的档案，必须实施案卷级着录工作。其二，一卷中的多项文件包含了相同内容以及相互排列在一起的档案实施文件组合级着录。其三，对非常重要的文件以及包含问题非常复杂的文件展开文件级着录。3）进行分门别类，合理利用各项资源。其一，基础非常高并且有着全引目录的案卷，需要在全引目录中进行分类标引。其二，对于非常特殊的档案，可以使用计算机技术统一归纳人名和地址以及时间，给出分类号，在利用档案目录的基础上减少着录环节。

2.4 整合各项信息，加深交流反馈

对于档案管理人员来讲，可以从多方面整合以及收集有关的文件资料，在根本上确保档案资源的完善性，提升质量，对于和标准要求不相符或者是不具备完善性的档案来讲，必须加以改进，从根本上将问题彻底解决，以免影响到档案管理工作的有效开展。

3 街道办事处档案管理工作策略

3.1 构建完善的标准

健全且完善的标准以及档案管理制度是特别重要性。从当前情况来看，在街道办事处档案管理期间，还存在着制度不完善以及管理十分复杂的现象，针对此种问题，就要求管理层结合实际现象来制定健全的管理体系，在遵循标准的基础上提升档案管理效率，促使档案管理工作稳定开展。比如，在收集档案信息期间，必须安排统一的整理、温度控制和防虫以及储存等工作，创建规范性的电子档案系统，利用该项系统为工作人员统一录入和查找数据提供诸多的便利，从而促使街道办事处档案管理工作得到高效率开展。

3.2 定期对人才进行培训

要想促使街道办事处档案管理工作得到良好的开展，少不了专业性强并且经验丰富人员的帮助。基于此，在选取人才期间，需要落实三项要求。其一，以专业能力高的人员为主，因为该种类型人员在实施档案管理工作期间，可以灵活应对各项问题，降低问题发生的概率。同时还需要选择潜力高的人才，这些是选拔人才期间必须重点关注的内容，为人才灌输先进的思想理念，这是街道办事处档案管理工作的关键，只有这样做，才可以培养优秀的复合型人才，从中看出，加强人员培养力度特别重要。

3.3 加大档案信息化建设工作的宣传力度

宣传的作用极高，通过相关探究来看，街道部门经常对档案管理方面的内容进行宣传，此种类型的宣传产生的影响极高，其中受益者是档案管理工作人员，加大宣传力度的话将会帮助相关人员较快的接受各项新事物，摒弃以往单一理念，这些均是档案管理期间非常重要的一方面。而实施工作建设，勇于创新等均属于街道办事处档案管理工作的核心点，从中看出，对档案信息建设进行合理宣传特别重要。

3.4 各级管理层应当秉承认真负责的理念

在街道办事处档案管理工作开展过程中，要想提升高效性，就必须成立专业的领导团队和文化队伍，选出小组长，派遣专业性人员专门管理档案，以此实现街道办事处档案信息化管理的目标。除此之外，档案管理人员还必须积极应对各项挑战，制定完善的决策计划，深入掌握各项工作内容和要点，在健全和改善档案管理工作的基础上为后期运行奠定坚实的基础。