智慧校园背景下高校档案工作的思考

刘劲松

（广东农工商职业技术学院，广东 广州 510000）

随着我国大数据、云计算以及物联网技术的迅速发展，智慧校园建设成为高校信息化发展的潮流和趋势。2018年，国家标准文件《智慧校园总体框架（GBT36342-2018）》颁布，为我国高校智慧校园提出了建设框架标准，有力地推动了高校智慧校园建设的开展。该标准指出，智慧校园是数字校园的进一步发展和提升，是教育信息化的更高级形态。随时随地为用户提供便捷的资源和服务，是智慧校园的基本职能。高校档案管理部门：档案馆（室）作为学校的职能部门，提供相应的档案服务，也是智慧校园建设的必然要求。

但是，高校档案馆（室）在智慧校园背景下，应该提供、能够提供什么样的服务，目前高校、档案界和高校档案工作者还未形成统一的看法。造成认识不统一的一个重要原因在于，智慧校园环境下档案馆（室）所扮演的角色定位认识不统一。一种观点认为，要“把高校档案馆建设成学校信息资源中心。[1]”这是希望档案馆（室）作为全校信息资源的主管部门，统管学校信息资源的管理工作。也有观点认为，智慧校园下的档案管理要以电子档案管理为出发点，借助智慧校园的技术平台，“实现档案标准、政策法规的在线发布，档案工作的在线预审、多级审批，档案数据的快速发布和检索利用，以及馆藏借阅、库房自动化管理。[2]”认为档案管理系统与高校其他管理系统是相互协作又各司其职的，档案服务是基于传统档案服务基础上的网络化、智慧化。

产生上述关于档案馆（室）定位分歧的根源在于对档案概念的不同理解。我国档案界通常所指的档案是已经归档的半现行或者非现行文件。从这一观点出发，智慧校园环境所产生的海量实时变化的大数据信息并不能直接作为档案来看待。但是国外也有观点认为文件、甚至数据信息的整个生命周期都属于档案范畴。这样的话，智慧校园所产生的大数据信息，也可以纳入档案管理的业务。智慧校园环境下，如果不明确档案概念的范畴，就无法对大数据的属性加以定位，无法确定档案馆（室）与信息资源中心的业务范围，也就无法明确档案工作的责任和服务目标。

从文件生命周期理论以及电子文件自身的特点来看，前端控制理论应用于数据信息及电子文件的管理，可以使全生命周期管理成为现实，为档案信息的科学化管理扫清障碍。当今时代，数据信息、电子文件与档案的界限越来越模糊；数据信息管理与档案管理的界限也越来越模糊。加强大数据信息的管理、保存与开发利用，也是一种必然趋势。

那么，这是否意味着档案馆（室）就要承担起大数据信息管理的全部职责，成为信息资源中心呢？这倒未必。加强电子文件或者数据信息的前端控制，并不意味着档案馆、或电子文件中心能够取代各部门数据信息生成、发布等具体职能，而只是在数据信息、文件的格式规范性、业务流程的科学性等方面上做出技术指导。从档案馆的工作实践来看，也没有哪个档案馆能取代政府、企事业单位的信息管理职能。不能因为档案工作有参与数据信息全程管理的必要，就认为数据信息管理的所有工作都属于档案工作。高校档案管理部门应该认清这一问题，摆脱传统观念的束缚，既要参与智慧校园大数据信息管理的全程，为数据信息的生成、流转、存储与服务提供业务指导，又要与其他职能部门明确职责界限，各司其责相互配合。只有这样，才能更好地服务于智慧校园的建设与发展，为学校、社会及师生员工提供高效全面的档案及数据信息服务。

除了影响高校档案馆（室）的定位问题，智慧校园也对高校档案馆（室）的制度建设和管理规范提出了新的要求。高校档案馆（室）的传统业务工作，尤其是纸质载体为主的时代，业务流程、开发利用、以及服务等业余都有相对完善的规章制度可以依据。而智慧校园的建设是新生事物，其内涵是在不断发展变化的，智慧校园对档案业务的需求也有一个不断深入的过程。不同高校对智慧校园的理解和认识不尽相同，高校的具体情况也千差万别。国家虽然出台了《智慧校园总体框架（GBT36342-2018）》建设标准，但这只是宏观的架构指南，不能指望国家给出每个高校提出具体建设方案，智慧校园的建设还要结合高校实际开展。智慧校园相关的档案业务的重新建构要遵循相关法律法规和工作纪律，这是档案工作的底线。各个高校档案馆（室）的具体业务规则，要在法律法规的基础上，结合本校实际情况，建立起适合智慧校园的档案工作制度和规范。

智慧校园建设中，档案馆（室）应当采集、收取的信息资源范围如何界定，也存在分歧。一方面，档案馆（室）为高校发展建设存留原始凭证功能毫无疑问要继续下去；另一方面，究竟哪些信息有存留的必要，大家的看法也不一致。有人提出：“大数据也促使档案机构从狭义档案资源观向“大档案观”转变，尽可能地收集全面数据、完整数据和综合数据，更多地关注一些底层化、碎片化、复杂化的信息。[3]”这代表了档案工作者能收尽收的责任意识。但是，与高校档案管理的传统情况相比，智慧校园高校档案信息数据的来源有很大拓展，数据信息呈现爆炸式增长。在完善的档案管理思维完全融入智慧校园建设之前，所产生的大数据信息，未必都具有传统档案规范完整的特点。大数据如果不加筛选、整理，只能让需求、使用者淹没在数据信息的汪洋大海之中，无所适从。因此，高校档案馆（室）作为档案信息资源整理与开发利用的机构，要“对从各种智能终端设备和各业务部门信息系统中获取的海量信息资源进行智能化分析和组织，挖掘出深层次的信息价值。[2]”

智慧校园对高校档案馆（室）的服务也提出新的要求。传统意义的档案管理，最为关注的是档案的安全性。智慧校园时代，固然也要求档案管理的安全性，因为这是档案服务的基础，但也对档案服务提出更高要求。《智慧校园总体框架（GBT36342-2018）》指出，智慧校园建设要“使任何人、任何时间、任何地点都能够便捷地获取资源和服务”。档案管理服务部门要做到这一条，首先需要档案馆（室）建设必须整合到智慧校园建设之中，建立与智慧校园完全统一的信息交互、身份认证、权限设置等管理规范。加强档案的数据化建设，“规范管理档案信息资源，使得档案资源数据库标准化，也就是对数字档案的格式、链接等统一标准处理，保证与智慧校园系统兼容，这是档案数字化建设的基础。[4]”其次，档案馆（室）要转变工作思路，变被动为主动。主动介入智慧校园数据信息及文件形成流转的全过程，主动依据大数据分析，探求各类型用户档案信息需求的热点问题，开创更为准确、高效、便捷的服务模式。为高校教师、学生、职能部门、决策部门提供个性化的定制服务，满足学校建设和学生全面发展的需求。