高校会计档案信息化管理探析

熊雪芬

（惠州城市职业学院，广东 惠州 516025）

高效的会计档案管理工作是一项极其复杂的工作，需要涉及的范围非常广泛，不仅包括教学科研，而且还包括行政，管理等一系列的经济活动中的历史记录关系，通过高校的会计档案管理能够对高校的经济活动进行高效的记载，并为今后的查找提供可靠的依据，而随着时代的发展，会计档案管理工作也出现了变化，信息化管理模式给会计档案的管理模式提供了新的路径。通过将会计档案录入到计算机系统当中，能够借助网络的形式，对信息进行有效地储存，从而实现了脱机保存，而这种管理方法的改变，也是高校的会计档案管理工作发生了质的飞跃，从而提高了会计档案信息化管理的工作效率，有利于推进会计档案事业的可持续发展。

1 高校档案管理工作中的问题

1.1 高校对于档案管理的信息化建设缺乏重视

高校的会计档案信息化管理工作缺乏完善的会计档案信息化管理制度。由于缺少充足的资金保障，因此在开展会计信息化管理的过程中，缺乏少应的配套设施做辅助，而且由于高校的会计档案管理人员管理理念落后，无法结合时代的发展对管理理念进行调整，因此在管理的过程中存在纰漏，部分管理人员认为档案的管理工作只需对档案信息化进行归档，保存，保障高校教学科研的正常运转，并没有认识到档案管理工作的真正意义。

1.2 信息化建设缺乏相应的技术支持

高校档案管理工作在投入建设的过程中，不仅需要高校管理人员的重视程度，还需要软件和硬件的共同支撑，但这需要高校给予必要的资金投入，才能够促进档案信息资源信息化建设的完成，而在实际的高校管理中，财政资源往往是由政府负担，相对来说资金较为紧张，因此在资金的分配的过程中，更多的是投入到了学校的教学活动当中，对于档案管理的投入较少，这就是很多高校的档案管理信息化利用率低下的直接影响因素。

1.3 高校档案管理人才整体素质较低

为了适应时代的发展，高校的档案管理人员应当不断提升自身的管理水平，通过提高对档案管理理论的学习和先进技术的运用，从而使档案管理人员能够更加熟练地对高校的档案资源进行有效的管理和整合，形成清晰的管理体系，但就目前高校的答案管理人员来说，普遍存在知识储备低下，管理水平较弱的现象。由于管理人员能力的限制，导致高校的档案管理工作无法与实际俱进，从而影响了高校档案管理的信息化和专业化的开展。

2 强化高校会计档案信息化管理的有效策略

2.1 完善高校会计档案信息化的软件和硬件的建设工作

首先，为了更好地促进高校会计档案信息化管理工作的开展，在储存硬件设施中必须保持管理的合理性，比如应当设置专门的库房和档案陈列柜为档案的储存提供优质的环境，并且在档案库内应当安装空调，确保档案库的温度和湿度都能保持在适宜的范围内，不仅如此还应注意防水、防火、防潮、防主等工作，通过优化档案储存的环境，从而使档案管理工作能够更好地开展，并且在进行档案管理的过程中，应当做到责任到人，将管理责任落实到每一个管理者当中，一旦管理出现问题，可以直接责任到人，避免了部门之间的相互推诿，提高了档案管理的管理效率。其次，高校财务部门的档案管理建设应当完善电子信息储存和电子档案软件系统的建设，通过与会计核算系统相连接，从而获得高校会计档案的相关电子信息，通过对这些信息进行有效的保存，从而确保高校会计档案信息化管理建设，能够按照相应的管理标准稳步进行。

2.2 加强人才培养提高会计人员的综合素质

为了更好地开展高校档案信息化管理工作，应当建立一批综合性较强的会计管理人员。首先，高校应当结合自身的实际情况，通过各个渠道对会计人员进行职业道德的培训和敬业精神自律性的养成，并结合实际情况，对会计培训方案进行合理的调整。其次，应当对高校的会计人员进行计算机网络技术的培训，通过提高会计人员处理会计业务的能力以及对于计算机网络技术的熟练程度，从而促进高校会计档案信息化管理的稳步开展，最后，高校会计档案信息化管理人员应当树立终身学习的理念，通过不断吸取创新知识提高自身的素质，从而使高校的会计管理工作能够结合计算机技术的发展做出调整，并且在日常的会计档案信息化管理的过程中，应当结合高校的实际情况对管理工作进行有效地调整，从而为高校的计算机信息化建设打下坚实的基础，

2.3 完善档案信息的安全保障体系

在高校会计档案信息化管理的过程中，应当确保会计档案信息化管理的安全，首先，在档案储存的过程中，除了对相关的数据库进行有效地保存之外，还应对其进行备份通过做好两手准备，从而避免数据的丢失而使管理人员无所适从，并且在进行信息录入的过程中，要注重内外网的分离以及写入和读取的分离，通过这种方式避免由于操作失误而造成的数据丢失。值得注意的是，在进行档案储存的过程中，应当选择专用的储存位置，从而保证数据的完整，而且在对电脑的磁盘和服务器进行选择的过程中，应当进行专门的认证，并且安排专业的人员进行实时的监控，从而保证数据的安全性，其次，在使用的过程中，应当对使用的用户进行限制，只有符合规定的用户才能够在规定的时间进行登录、查询和使用。不仅如此，还应针对高校会计档案信息化管理，做好网络安全防护工作，通过充分利用各种防范软件和防护系统，从而对整个会计档案信息化系统进行实时的监控，通过对数据严格的限制，从而避免出现恶意攻击和篡改的现象发生。

3 总结

结合上述分析，高校的会计档案管理工作是高校财务工作中重要的记录模式，也是高校管理发展过程中的重要依据。因此，我国高校应当针对当前高校会计档案管理的问题进行有效地调整，通过完善高校会计档案信息化管理软、硬件建设，加强复合型人才培养力度，提高会计人员的综合素质，完善档案信息的安全保障体系，从而构建行之有效的会计档案管理系统，推动高校会计档案事业的可持续发展。