试论新时期单位电子档案的管理与开发利用

曹改清

（吕梁市房屋租赁管理中心，山西 吕梁 033000）

信息时代的到来使电子档案成为档案管理中的重点对象，很多企事业单位都实现了档案管理信息化。这大幅减少了人力物力，也极大推动了档案管理质量。那么，如何开展好电子档案的管理与利用工作，充分发挥电子档案的价值是我们档案工作者值得思考的主要 课题。

1 电子档案管理的重要性

1）能有效节省人力物力。传统纸质档案管理需要耗费不少人力物力才能做好保管工作，特别是部分易破碎的档案资料需花费更多的人力物力去管理。将档案资源电子化以后用计算机存储档案资源，通过按“件”归档模式代替传统的按“卷”归档模式[1]。同时，也让档案资源利用更为便捷，提高了信息检索效率，档案管理员的工作压力也得到明显缓解。

2）有助于提高档案服务质量。电子档案是将纸质档案上面的信息集中保存到相关电脑存储介质中，实现档案信息的电子化，也可以通过网络进行传播。用户可以通过网络查阅所需的档案信息，不仅突破了时空的限制，可以随时随地查阅，而且也提高了档案检索效率。这样档案管理才能获得较好的社会效益以及经济效益，进而促使档案服务水平的提升。

3）有助于满足多元化的需求。伴随社会的发展，很多档案使用者对档案的使用要求表现出多元化特点。除了要查阅原始的纸质档案外，他们还想看原始的图片、影像等资料。传统的档案管理方式是很难提供上述服务的。电子档案所保存的信息形式包括文字、图片、影像等，能够满足档案使用者多元化的需求。

2 电子档案利用的常见渠道

1）直接使用。这是指借助档案部门或某个检索机构的电脑，登录档案部门的网站去查询所需资料。直接使用的主要特征是使用者可以获得相关技术支持，同时，多个使用者能够同时使用同一份电子档案。而上述方法的可能性，主要由档案部门网络系统中能够供直接使用的信息资源的多少决定。

2）提供拷贝。利用电子档案的一个常见方式就是拷贝，需要档案的人员可以获得档案信息，保障档案利用过程中的权威性[2]。单位档案管理者在提供拷贝时，需要参照通用标准文档存储格式对文件格式进行转换，而档案使用人员需要自行利用相关软硬件平台阅读档案信息。对于缺少电子文档软硬件平台的用户，由档案人员提供相关打印件或缩微品。

3）网络传输。对于不能到达档案现场的使用者来说，利用网络获取电子档案是最佳的选择。这不仅节省了时间与财力，也是电子档案的常见使用方式。网络传输就是借助互联网实现电子档案的传输，可以让电子档案在不同馆际或单位之间传输，实现档案资源的交流与共享。同时，也可以向较为固定的查档单位提供相关档案资料。

3 提高单位电子档案管理与利用效率的对策

1）整合电子档案资源，完善电子档案利用制度。为更好地利用电子档案，单位需构建一套健全的档案利用审批制度，使用者在查阅与利用电子档案前，需经过档案主管人员的审批。同时，单位还需制定一套档案利用规章制度。档案部门应借助网络信息技术开展档案收集、整理工作，确保电子档案能够及时更新，最大限度满足档案使用者的多元化需求[3]。同时，将各种纸质档案与电子档案做好整合与划分，实现两种档案资源的互补利用，创新档案管理形式，使电子档案得到更好的开发利用。

2）加强电子档案利用形式的规范化管理，减少损失。电子档案的利用并非无原则性可讲，而应视档案使用者的需要来定，并且要结合电子档案对应的密级采取必要的管理措施。若属于内容不能全部开放的电子档案，一般不允许进行拷贝，而且必须在专门的监控条件下使用者才能浏览这类资料。在通过互联网传输档案资源时，对于涉密档案资料需先做加密，而且要定期或不定期更新使用的“密钥”，确保档案资料的安全性，也能防止因为误操作造成的严重损失。

3）实行“双套制”管理模式，保证关键信息的完整性。“双套制”是指将纸质档案与电子档案同时提交保存归档的方式[4]。这种管理模式对档案管理者提出了新要求，档案从业者必须与时俱进，积极学习信息技术，能够熟练操作计算机与信息技术，不然就不能做好电子文档的形成与保管工作。在推行这一管理模式时存在的一个突出问题就是如何来确定划分哪些档案应该采取“双套制”，哪些档案不需要采取“双套制”。对此，档案人员应根据单位工作实际以及不同类型档案内容以及密级层度，采用合适的管理措施，科学地使用“双套制”模式。当然，建议单位尽快出台“双套制”管理办法，明确“双套制”管理的对象、类型、方法，以便档案人员操作。这样就能确保对关键信息的完整保存，也避免了人力物力的浪费。

4）重视电子档案安全管理。电子档案所具有的一个主要特征是不可消耗性，因为诸多因素的影响，电子档案内容容易受到破坏，进而给单位造成较大的损失。单位在加强电子档案开发利用的同时需抓好安全管理工作。一般采用定期备份的方法，把关键信息做分布式双机备份。比如，若一台计算机发生故障可马上启动备份机，防止电子档案受到破坏，保障了电子档案的安全性。值得注意的是，保存电子档案的设备必须专机专用，这是保障档案安全的前提。若保存电子档案的计算机有其它用途，必然会安装一些应用软件，从而增加了感染病毒的概率，也让电子档案面临更大的风险。特别是随着时间的推移计算机内会产生大量无用文档，也可能发生误操作导致电子文档被误删、误用。档案管理者需经常检测档案存储设施，同时，加强日常维护，经常对软硬件设施升级，保障各类设备可以正常运行。此外，可采取有效的技术措施来提升电子档案的安全级别，如采用数字签名、身份验证、读写权限设置、使用杀毒软件等办法[5]。

5）建立综合水平高的档案管理队伍，实现档案管理规范化。虽然与纸质档案相比，电子档案的优点众多，明显减轻了档案从业者的工作负荷，但同时对从业者的综合素质提出了严格的要求。除了要掌握必需的专业理论知识外，而且也要熟练操作电脑与相关信息技术。现实中档案部门整体专业素养不高，存在年龄大、知识结构老化等问题。因此，单位必须抓好电子档案管理人才培养工作，给予档案部门更大的支持。首先，可从高校、社会上筛选、吸纳一些档案优秀人才与技术人才，逐步优化现有的档案队伍。其次，结合单位实际设计档案培训计划，定期安排档案人员参加培训，学习档案软件的使用技巧、电子档案管理先进经验，并加强职业道德教育，强化他们的责任观念与法律观念，能够自觉遵守档案管理法律法规。

总之，在信息时代档案管理信息化已成为必然趋势。单位必须抓好电子档案的管理与开发利用工作，让电子档案资源得到最大程度的利用，更好地服务于社会发展。