电子化票据档案管理的分析

胡艳梅

（大庆市杜尔伯特蒙古族自治县财政局，黑龙江 大庆 166200）

电子化票据档案管理过程中，要构建更加完善的管理制度，同时要加强对于管理风险的控制，以不断加强电子化票据档案管理水平。在实践研究过程，本文通过进一步工作实践，从多方面对电子化票据档案管理工作进行了分析，希望有效分析能够提出更加完善、高效的电子化票据档案管理措施。

1 电子化票据档案管理特点

1.1 档案占用空间小，存储容量大

光盘是目前基层财政电子档案的主要存储载体，它的形状和大小虽然不起眼，但是储存量大小可以达到100个G，一张光盘足以存储过去需要大量纸质留存的档案。如基层财政工作中的整理惠农补贴工作，这项工作涉及的内容非常丰富，因此产生的数据类型也很复杂。大致可以分成包括农民补贴和负担发放监督卡、农民家庭的基本信息登记表、给予农民补贴的面积的统计表等等。一张光盘存储一个年度的惠农补贴等各种财政信息和文件的存储不在话下，几个年度的财政信息的储存也完全可以满足。

1.2 方便快捷的储存方式，不受时间和地点的限制

从事档案管理的工作人员会将四个工作职能不同的会计职员如预算会计等等的计算机里存储的相关的信息和数据进行整理导出，并刻成一张光盘并复制三份，不同的会计需要自己将自己职能范围内所有事物进行分类并刻成光盘，且需要进行妥善的保管。最后还需要将所有会计的各项业务信息或数据进行综合管理，并以年份作为单位刻成光盘，复制两份。两份的去处也有讲究，分别递交给市财政局档案室和财政所档案室进行储存。

1.3 财政数据分析与使用更为方便

信息化办公环境已经成为当前基层财政的标配，当前办公正逐渐实现无纸化，而电子化的信息整理也显示了它便于携带、方便快捷等特点。如果使用纸质方式进行记录的档案发生遗失，那么通过电子档案等方式也可以进行找寻，若已经进行过异地备份，那么只需要进行复原即可。因此，从事档案管理的职能可以将每年的财政管理档案的占据重要地位的原始凭证进行单独保存，再扫描整理成电子档案的形式，交档案员归档以便各种需要的人进行查阅。

2 电子化票据档案管理的措施

通过对电子化票据档案管理特点的分析，提高了对于电子化票据档案管理工作的认识，为了全面加强电子化票据档案水平，工作人员要结合电子化票据档案特点，科学的采取更加完善的管理方案，以加强电子化票据档案效率，具体分析如下。

2.1 完善管理制度，加强风险防控管理

若想从根本上提升电子化票据管理的规范化程度，将其作为所有相关人员的工作职责，便需相应设置更具有科学性和完善程度的制度体系。只有形成更为规范化的制度内容，才能为员工的日常工作行为提供标准参照。行业人员在完成日常工作内容时，需严格按照规定要求落实，同时电子化手段还可实现对各类情况的及时反馈，从而掌握工作人员对制度的执行效果。该种方式能够提升政府等机构具体工作完成过程的透明度，从而提高群众对政府的认可与信任程度，避免财政资金在源头环节被截留他用，保证票据的电子化管理水平不断提升。在创新票据管理形式时，还需同步提升风控意识。政府需在内部范围建立更为有效的风控体系，严肃落实风控要求，倡导所有相关人员参照执行。该种方式能够将所有相关人员的工作行为通过网络平台进行反馈，为管理层进行监管提供便利，同时还可及时发现实施中存在的问题，并能够结合具体原因进行措施优化，将具体的管理责任落实到人头。

2.2 结合实际，坚持“电子+纸质”双备份

实施票据的档案管理工作时，需侧重向电子化方向发展和落实具体的管理工作。如在政府搭建采购电子化平台后，便可将所有的采购信息在平台上公布，这样社会各阶层便可及时了解政府采购情况，增强对政府的信任度。基层的财政档案进行电子化管理，也可作为档案管理工作的重要突破。但电子文件具有一定的特殊性质，可直接受到网络环境的影响，存在数据被盗、受到网络攻击等情况的威胁风险，因此单纯以电子形式开展档案管理仍存在一定的不确定性。为提升财政档案信息管理的安全系数，避免档案信息遭到破坏而形成的损失，基层财政部门在实施档案管理时，需以电子和纸质两种形式管理档案信息，财务人员可按月对财务数据进行处理，分别存储于电脑等设备中，同时将相应的文件信息形成纸质文档进行系统保存。此外还需将数据光盘在上级财政部门档案管理部门进行备案，从而形成多重数据保障。

2.3 依托现代科学技术手段，建立统一化的电子平台

网络技术的发展不断拓展其应用领域，各企业的运行均大幅依赖于网络技术的支持，以此提升生产效率，促进经济行业的总体发展。尤其基于信息技术的支持，票据的电子化管理也获得了实现的可能性。因此需加大电子化管理手段的应用力度，实现工作实施途径的革新。在完成电子化票据的设置方面，可运用相应的信息技术对票据签署过程进行加密设置，这便大幅降低被仿制的风险，提升政府服务的安全度。此外还可构建专业的电子平台，将所有涉及的票据服务内容进行共享，上述工作内容仅为相应部门提供，具有一定的封闭性特征。为群众提供服务时，便可将信息发送到查询等平台，最大限度保证信息的可靠性，同时降低工作的实施难度，并节省纸质资源。

2.4 结合电子化管理，拓展和挖掘票据档案系统功能

各级票据管理组织需基于票据管理系统所提示的信息内容，加强对财政票据资源的分析深度，通过电子化的管理手段优化非税收类的征收工作效能，及时对各类违规等行为进行治理，严肃抵制串用票据等情况发生，加强相关制度的完善和优化。提升财政电子票据的应用研究深度。对于新的电子支付手段所形成的新问题，应从提升财务核算规范角度来深化研究，总结出电子票据是票据发展的最终方向和必然形式。财政票据仍需以三联形式对数据进行留存，只是从管理角度进行创新，从原来的纸质印发、核销与管理等环节转变为电子自动生成与管理等。财政机构需联合各级票据管理部门，共同参与电子票据的管理研究，尽早制定出更为可行的管理途径和方式，明确定义电子票据的概念、监督管理等方面工作内容。

3 结束语

总之，随着新时期档案管理水平的不断提高，为了加强电子化票据档案管理效率，作为相关工作人员，要全面提高自身专业水平，要重视结合工作实际，科学的采取更加完善的管理模式，以不断构建更加高效的财政票据电子化管理体系。希望通过以上分析，能够进一步提高电子化票据档案管理质量。