大数据时代下的档案管理策略探讨

闫玉娇

（河北省唐山市滦河下游灌溉事务中心，河北 唐山 063200）

引言：档案管理是企业内部管理的重点内容，其管理质量直接影响企业职工个人信息安全，也与企业发展息息相关。但是，目前在档案管理工作中，仍然存在系统功能不完善、缺乏数据化意识和专业人才欠缺等问题，影响了档案管理质量，也阻碍了信息化进程。因此，如何完善档案管理信息化系统，如何紧跟大数据时代步伐，成为档案管理创新的关键。

1 大数据技术应用优势分析

1）有利于优化档案保存和查询。传统档案以纸质文件为主，随着档案信息的增加，档案文件的数量也不断增加，历史档案查询难度也随之提升。将大数据技术应用于档案管理中，构建数字化档案库，可以优化档案的储存空间，简化档案存储流程，有效提升管理效率。同时，在进行档案查询工作时，工作人员只需检索关键词，就能查阅相关档案，相比传统纸质档案而言，节省了档案查找的时间，提升了档案管理工作效率。

2）有利于减少管理成本。在大数据技术的支撑下，档案管理流程简化，管理操作便利，无需耗费过多的人力资源和物力资源，就能实现存储、查阅、更新一体化服务。从管理成本来看，大数据背景下，档案管理减少了纸质消耗和人力消耗，且管理质量更高、效率更快，更加符合企业发展需求。从空间成本来看，大数据技术采用虚拟空间储存，其储存容量大、读取便利，所以无需单独安排实际储存空间，从而节省了空间成本，提升了空间利用价值。

3）有利于推动信息化建设。在大数据时代背景下，企业管理信息化建设是时代所趋，也是企业管理创新改革的有效途径，有利于促进企业持续稳定发展。因此，通过采用大数据技术，建立完善的档案信息系统，不仅可以优化档案管理质量和效率，提高档案管理水平，还能实现信息数据共享，提升信息资源的利用效率，为企业发展提供保障。同时，在大数据技术的支撑下，数字化档案建设进程加快，数字资源高效整合，推动了企业信息化建设，促进企业内部管理优化 升级。

2 大数据时代下档案管理现状问题

1）缺乏大数据管理意识。根据调查显示，目前企业档案管理仍然采用传统模式，其管理流程复杂繁琐、管理效率低下，甚至还存在档案残缺、遗失问题，根本无法满足企业发展需求。同时，部分企业在信息化建设中，虽然建立了档案管理系统，但是管理人员缺乏大数据管理意识，不主动尝试新模式和新技术，造成了“形式化”现象，不仅阻碍了信息化建设进程，无法发挥大数据技术优势，还影响了档案管理质量，不利于企业健康发展。

2）档案管理系统功能不完善。针对档案管理工作，部分企业已经构建了管理系统，但其功能单一局限，只能满足基本管理需求，如：档案数据录入、档案查询和修改，忽视了档案的安全性和数据的共享，这对企业发展来讲非常不利。同时，目前档案管理缺乏监督系统，导致工作人员存在操作不规范、数据录入不合理等问题，可能出现误删、误录入现象，严重影响了档案管理质量。此外，大数据背景下，数据安全问题尤为重要，所以在构建档案管理系统时，必须优化权限审核、安全防护，避免数据泄漏问题，才能真正发挥大数据技术的价值。

3）缺乏专业管理技术人才。相比传统模式而言，大数据档案管理虽然简单便捷，但是对管理人员能力要求较高，不仅需要其具备档案管理知识，了解档案管理要点，还需掌握系统操作技能和信息素养，才能保障档案管理工作有序开展。现有的档案管理人员虽然专业能力过硬，具有丰富的管理经验，但是信息化技术能力局限，缺乏大数据管理意识，对管理系统功能运用不熟练，严重影响了档案管理质量，也阻碍了档案管理信息化进程。

3 大数据时代下档案管理优化策略

1）建立数字化管理理念。大数据时代的到来，给社会生活、工作带来了新活力，为社会创新发展创造了契机，成为时代发展的新趋势。因此，在大数据时代背景下，必须创新管理工作理念，树立数字化管理意识，推动管理系统优化升级，提升管理效率和质量，才能为企业发展提供支撑。例如，在日常管理工作中，明确大数据技术的重要性，落实数字化管理的宣传工作，增强管理人员的大数据意识，也能保障数字化管理工作有效落实。同时，在档案管理工作中，强调档案安全的重要性，普及档案信息泄漏的影响，让管理人员树立安全保护意识，有效避免档案泄漏问题。通过这样的方式，不仅可以构建良好的档案管理环境，保障数字化管理工作落实到位，还能提升管理质量和效率，为企业发展提供服务。

2）健全档案管理系统功能。首先：基础管理功能。根据调查显示，存储、查阅和更新是档案管理的基本工作内容，也是运用频率较高的系统功能。因此，在构建档案管理系统时，必须结合企业实际需求，完善基础管理功能的内容，避免出现档案录入数据不全，档案查阅不到的问题，有效节省档案管理时间。例如，在档案数据录入时，为了保障数据的完整性和正确性，可以增加纸质档案扫描件功能，在登录数字档案的同时，将纸质档案同步扫描保存，为后期查询和核实提供依据。其次：安全防护功能。档案信息涉及个人信息、公司信息，如果出现档案泄漏问题，会危害个人安全，影响企业信誉，阻碍企业健康发展。因此，加强档案信息安全防护工作，设置多道安全审核功能，如：身份认证、指纹识别和数据加密等，优化档案数据等级和权限，打造安全健康的档案管理系统。例如，档案管理者在操作系统时，必须先进行身份认证，待身份认证成功，才能进行档案管理工作。同时，根据企业档案管理要求，设置不同的等级权限，如：档案管理者只具备储存和查阅权限，如需更改或调用档案内容，必须向上级领导申请，待领导同意后，对领导进行指纹识别，才能正常操作档案内容。这样不仅保障了档案的安全，规范了档案管理和利用流程，还可以实现数据调用共享，提升了数据资源利用效率。

3）打造高素质、专业性管理团队。在大数据时代环境下，企业必须加强档案管理团队建设，重视信息化技术人才培养，强化管理人员大数据意识，为企业档案管理提供人才支撑。例如，在日常管理工作中，开展信息技术培训工作，鼓励现有管理人员参与，为其讲解大数据知识、信息操作方法，练习管理系统功能运用，提升管理人员系统操作熟练度，也能提高档案管理效率。同时，根据企业人才现状，构建“一带一”帮扶模式，让老员工带新员工熟悉业务，了解工作流程，而新员工可以渗透新理念、新技术，辅助老员工操作电脑，进而提升管理团队整体水平，

4 结束语

总而言之，在新时代环境下，加强档案管理数字化建设，推动企业信息化进程，对企业发展非常有利。通过分析企业档案管理现状，总结出建立数字化管理理念、完善档案管理系统和打造专业管理团队等策略，不仅发挥了大数据技术优势，优化档案管理效率和质量，还优化了企业管理健康，为企业发展提供保障。