档案信息化建设与档案管理的几点思考

2020-02-25张洪达

卷宗 2020年30期

张洪达

（中共杜尔伯特蒙古族自治县委政法委员会，黑龙江大庆 166200）

档案信息化建设迎合了时代发展，利于进一步加强档案管理与利用效率。因此，在实践探索过程，档案工作人员要结合工作实际，科学的制定更加完善的档案信息化管理体系，从而提升档案整体管理效率。下面结合档案信息化建设实际，有针对性的总结几点档案管理措施。

1 档案信息化建设和档案管理概述

顾名思义，所谓的信息化档案管理工作，指的就是在档案管理工作的时候，引入信息化科学技术力量的方法，使得档案管理工作更为全面、完善，档案管理的水平也能够更高。通过档案信息化的建设，并且搭配专门的法律规章制度，能够在原有的基础上实现更好的档案共享。而为了实现这一目标，首要任务就是对信息化档案管理的工作进行有效的分析，保证档案的良好使用。根据当下的实际情况来看，信息化档案的建设主要分为如下两个任务：首先，档案管理的信息化；其次，档案资源的信息化转变。前者主要是通过各类技术，将档案管理的时候引入信息技术，能够更为高效地整理档案、使用档案。而后者，则依托的是现代化的各类手段方法，将传统纸质化档案，转变为信息化为载体的电子档案，为后续的信息化管理工作奠定基础。

2 档案管理信息化建设的意义

将档案管理工作进行新秀化建设的首要任务，是将不同的档案信息以及相关信息充分融入数据库之中，并于各类磁盘、硬盘中做留存备份，帮助档案管理的工作效率有效提升，要利用互联网将不同的档案信息做好查阅、共享，为后续使用奠定基础。当下使用较多的传统的档案管理工作，其效率相对较为低迷，同时需求大量的人力资源，错误率、失误率也较高，在信息化技术的加持下，能够进一步加快档案检索的效率，在管理效率上也得到了显著提升。信息化建设的过程中，还会以电子文档的方式进行保存，避免档案出现损坏的负面现象同时，真正意义上落实无纸化办公，全方位提升各类资源的节省。

3 档案信息化建设与管理的策略

3.1 构建信息管理机制，提升整体管理水平

在当下互联网信息科技力量持续发展的大背景下，针对信息化档案的转型工作中，必须要从思想、意识上做出相应的调整。只有采取不同的策略和方法，才能显著提升管理的水平。对此要做好如下三点。首先，档案管理部门要着重分析信息化建设的复杂程度，采取不同的措施完成信息化技术的转型、转变工作。其次，相应的管理职能人员也要做好学习工作，了解不同的技术和方法，使用不同的档案管理措施与方法，力求全面完成信息化建设工作。最后，构建适用于信息化管理模式的管理体制，解决传统档案管理工作的存在问题，使得档案使用的效率进一步提升，全面挖掘信息化管理的价值和作用。

同时，作为档案管理工作人员，在构建信息管理机制过程，要有效利用档案资源，提升档案管理水平。档案信息化的管理，与传统的档案管理模式存在切实的客观差异，为了更好顺应信息化时代下的发展与进步，相关的职能部门也要做到与时俱进，不断修正、完善档案管理的规章制度与策略，不断提升其相应的管理效率同时，还需要切实加强信息化、计算机相关技术的发展，敦促信息化管理的职能水平全方位地提升与完善，最大程度上发挥信息化档案的价值。

3.2 树立现代化档案管理意识，保证管理质量

伴随我国互联网信息科技力量的持续发展，以信息化技术为代表的各类新兴技术，融入了我国各个产业与企业之中，带来了全新的工作思路以及方法，而档案管理工作作为企业、各类事业单位最为重要、最为迫切的任务之一，其管理的内容也需要做到与时俱进，有效、合理地使用好信息化技术的力量。而实现信息化档案管理的首要步骤，就是需求对信息化管理的工作，有一个全新且清晰的意识形态，树立其全面的信息化档案管理的思想转变，积极主动地投身到信息化管理的工作建设中去，实现信息一体化的建设工作，同时摒弃传统的人工档案管理方式，以求档案信息管理的工作更为高效率、高质量，得以敦促相关的工作人员，也逐渐向信息化的职能做出转变，采用新方法执行档案管理。

3.3 推进数字化进程，构建管理系统

资源是整个信息化档案建设过程中的核心要素，如果没有良好、有序地结合现有资源，信息化建设将无从谈起。根据信息化时代的特征来看，信息化的档案推理应当落实在两个环节，即档案资源共享与数字化。首先，需要投入一定的资金完成数字化的建设工作，同时要进行相应的资金投入，实现良好的内容打造与输出，确保各项信息化的工作循序渐进地落实与完成。同时，还需基于最大化满足广大用户使用需求基础上，构建完整档案数字化目录，形成各个单位协同努力的局面。其次，档案管理部门还需要实行电子文件和纸质双归档制度，与此同时还需对规定范围图形文件和文本实行并联并存制度，通过这些举措，实现档案的全检索。最后，档案管理部门还需要结合自己的实际情况，出具专门的管理标准和方法，使得档案管理的相关工作能够统一进行，将档案管理和使用融入平日的工作中去，构建一套合理完善的管理体系，便于操作和执行。

3.4 深入实际，加强档案信息的安全保密管理

传统的档案管理工作都相对较为封闭，所以基于这一特点使得整个档案管理工作的安全性也较高，信息化时代下，档案的使用和复制变得更为简易，且传输的速率上也更高，由此也会带来一系列的档案管理的安全问题。首先，要对不同的档案做好分类管理与加密的工作，相关部门需要对已有的档案内容做出梳理和分析，根据其价值与保密程度做好分级，尤其是针对安全要求较高的档案做好保护措施。其次，针对档案管理的相关管理部门，也需要加强相应的安全意识培训工作。档案管理部门需要做好组织工作，联动其他相关的部门做好培训活动，加强档案使用的优化以及方法的指导作业。同时在信息化职能的大背景之下，档案管理工作的特点也不断被提高，相关的管理部门也需要加强教育职能，帮助相关人员的安全意识得到提升。