公立医院档案管理信息化建设探讨

张 巍

（河北省承德市中心医院，河北 承德 067000）

在相关新时期背景下，特别是现阶段随着相关医疗改革的不断深入，相关公立医院正面临着更高的医疗管理要求，包括相对应的档案管理。公立医院的档案主要包含相关患者信息、病历等等重要信息。对这些信息的有效管理对于医院的监管以及发展非常重要。然而现阶段在相关医院当中还存在着档案管理投入不足以及相对应制度不完善等等问题，这些问题在很大程度上直接阻碍了公立医院加快档案管理信息化建设的进程，因此现阶段需要迫切需要改进和优化档案管理，使其规范化、合理化，进而有效推动公立医院健康平稳发展。

1 公立医院档案管理信息化特征

现阶段在相关传统医院档案管理中，公立医院档案存储模式本质上是以文本的形式所存在，另外随着现阶段相关档案管理的日益普及以及实现信息化，档案管理的形式不再局限于相关文本形式，而是以视听档案以及电子文件等等形式存在。另外由于公立医院缺乏相对应的传统档案管理手段，相对应存储空间也十分有限，因此相关档案工作者只能有选择地收集档案信息资源，相对应的信息来源有限，另外在信息化资源的实施方面进一步有效方便了科室之间的有效联系，档案管理工作者可以进一步有效收集几乎所有与医疗档案有关的信息。另外在公立医院行政、财政、教育以及相对应人力资源等等方面进行有效档案管理，并使其来源多样化。此外，公立医院的档案不仅要服务于各种职能，同时还要服务于病人，因此相关档案管理人员必须快速高效地处理档案资源使其系统化、数字化，并使档案中包含的信息易于获取。通过向用户提供诸如计算机档案管理、光盘存储、在线通信和视听广播等服务，改善档案处理时间和档案的利用，便利用户查阅公立医院档案[1]。

2 公立医院档案管理信息化建设现存问题

1）医院档案管理软件系统建设投入不足。由于在相关认识上的偏差，现阶段许多开发公司都更加倾向于关注眼前利益，因此在许多医院管理层当中只关注医院医疗、财务等软件的开发和使用。针对相对应的档案管理软件开发重视度明显不够，这就在很大程度上直接延误了这些软件的开发以及发展利用。

2）档案管理人员流动性大影响工作效率。相关人才是医院发展的主要资源。各科室存在着兼职档案人员以及变动频繁等等现象，以至于在进行科室档案信息化过程当中往往由新人来进行，这就会使得医院只能够进行重新培训新人，在很大程度上浪费人力物力。如果这种事情周而复始，那么必然会造成很大的损失。经过多次实践分析，医院应当要求相关科室档案管理员相对固定，以便实现档案管理工作信息化。

3）医院档案管理缺乏统一化标准制度。现代档案管理需要有相对标准化的管理方法，必须对档案进行有效组织和分类，从而进一步有效确保记录的完整性，避免遗漏并确保相对应准确性。由于相关部门相对来说较为分散，它们具有一定的异质。而缺乏相对统一的标准对档案资源的分类、管理和共享有一定的影响。在不同科室之间其档案管理工作的特点也有所不同，因此针对不同科室所建立的规范也应当不同，这就使得医院档案的整合工作更加困难，也使得档案的信息资源无法有效实现共享。在医院档案信息化建设过程当中，没有相对应较为统一的标准和规则，信息归档工作将难以顺利进行，医院档案的信息化管理将难以实现。此外，关于电子文件和电子签名的法律效力标准化和规范化社会上仍然没有达到共识，电子文件的权威性、公信力和准时性受到影响，短期还不可能摆脱对纸质文件的依赖[2]。

3 加强公立医院档案管理信息化建设措施

1）增加相关投入改善相关档案管理条件。增加对相关档案管理的投资以及有效改善相关行政条件是加强现阶段公立医院档案管理电信息化的根本。为了能够进一步有效加快档案管理信息化建设进程，相关公立医院就应当有效加大投入，同时切实解决在档案管理信息化设备和基础设施建设等等问题。相对应的公立医院不仅要增加相对应的财政投入，通过规划投资多渠道筹集建设资金，解决档案管理不善和设备基础设施建设滞后的问题，从而进一步在满足实际要求和技术标准的基础上，严格遵守相关成本控制基本原则，同时为了能够有效满足相关工作基本要求。相对应的档案管理所需信息化建设设备主要有专用信息化服务器等等资源，从而有效建设公立医院档案管理信息网络平台和本地内部网络，进一步促进科室之间的有效连接，同时充分利用相对应的档案信息，有效实现资源共享，提高档案利用效率。

2）以人为本打造优良管理队伍。相关公立医院档案管理信息化建设具有很高的专业性以及技术性，一支具有较强创业精神以及相对应基础扎实、善于运用信息技术的专业人才队伍必不可少。根据现阶段我国相关公立医院的实际情况，要想进一步提高相关档案管理队伍的整体素质，打造出一支高素质的人才队伍来，首先就需要做到以下几点内容：积极引进相关档案管理专业毕业生，吸收质量管理专业人才，从而进一步优化档案队伍结构，另外还所需要加快公立医院档案管理人才结构调整，以进一步有效促进档案技能提升，加强公立医院在职档案人员管理培训，不断提高相对应参观学习、岗位培训等等活动的岗位技能以及综合素质，从而使得相关人员具备较强的专业信息管理知识和技能；还需要加强对档案人员的考核，完善奖励和淘汰档案管理信息化建设的制度，根据相关信息化建设的实际需要以及档案管理岗位的要求重组队伍，进一步有效优化队伍结构，不能有效胜任档案管理信息化建设的人员必须调离或持证上岗，淘汰不负责任的档案管理人员以及相关业务素质较差的人员。

3）完善制度控制管理。公立医院在档案管理实践过程当中应当认真完善相对应的档案管理信息化发展制度，明确相关职能部门以及相对应的个人在档案管理信息化建设过程当中所存在的责任，需要进一步有效严格控制相关档案管理的随意性，提高信息化发展水平。公立医院的档案分类和信息化建设所涉及的材料相当多，因此需要根据所提供材料的类型来进行有效区分，主要是相关人员所提供的材料、组织提供的材料等等，其中主要包括医院所有医务人员的学习材料、回收材料等。在这一过程当中很有可能发生填写不规范，材料不完整，提交不及时等等问题。因此在这方面，相关公立医院应当定期和有针对性地收集档案文件，并及时有效地将其进行分类存档，同时考虑到记录中缺失的信息，应当对其记录进行重新建立和补充，以进一步有效确保其完整性。如果发现文件不符合归档要求，必须及时处理，文件中丢失的文件必须通知专人移交，文件也必须兼职归还，禁止向文件中引入虚假信息，对于不能提交原件的文件，必须要求专人归档，从而有效保证档案文件的完整性[3]。