刍议信息时代高职院校档案高效化管理措施

袁静乐

（惠州卫生职业技术学院，广东 惠州 516007）

“互联网+”时代的到来，档案管理数字化发展已经成为当前高校发展中需要步入的全新进程，高职院校想要不断提升档案高效化管理，作为学校可以引进先进的信息化技术，将原始的档案进行优化处理。在发挥现代信息化档案管理优势的同时，有效保证高职院校档案管理有序进行。

1 高职院校档案高效化管理的优势

1）促进档案管理模式的转变。伴随着我国高职教育的迅猛发展，高职院校档案工作的地位和作用日益突显，档案管理涉及的工作范围也越来越广，档案管理体制和工作方式都在经历重大变革。为适应新时期高职院校档案工作要求，传统的资料管理模式并不能将有价值的档案资料完整地保留下来，加之现阶段高职院校教学特色鲜明，教学种类繁多，档案管理数据呈多元化趋势，这就需要利用现代信息技术辅助档案管理工作，有效的建立系统化档案数据库，来处理这些庞杂的信息，并能高效地将信息长期完整地保存下来，最终实现快捷信息检索。因此，在未来的发展过程中高职院校需对管理模式进行智能化更新，进而提高工作效率。

2）有助于提高档案利用效果。随着高职院校的不断扩张，其规模越来越大，高职院校的档案资源信息也与日俱增，这给档案管理工作带来了压力和难度，因此不断加强档案信息化建设显得尤为重要。高职院校通过建立电子信息档案，节省原本传统的纸质档案所需的存储空间，获取更多的空间，保证了档案的完整性与安全性。查档时可以直接利用信息平台进行快速检索，进而缩短了查档的工作时间。

应用网络工具和数字化技术手段，提高开发档案资源的水平，顺利开展信息化档案服务。大部分高职院校在对学生进行信息采集后，由高职院校内部人员登录到学生系统对信息进行信息资源的共享，这种方式可以让学生在信息管理平台查询到个人资料、课程信息等一系列内容，从而帮助学生更加合理地安排自己的学习和生活，制定相应的学习计划。学生也可以随时地登录信息系统下载自己的成绩单并打印，熟悉自己在学习过程中有哪些弱势学科、并在最短的时间内进行查缺补漏。对档案管理部门的工作人员而言，这种高效管理方式能够大大减轻他们的工作量，也让档案信息管理的效果更佳。

2 高职院校档案高效化管理措施

1）加强业务学习，提高档案管理人员综合素质。新形势下国家对高等职业教育提出了新要求，高职院校档案管理工作必须适应这种新发展，创新管理模式，全面提升档案工作水平。但这所有的一切都需要一个重要前提，那就是须具备一支专业化的档案管理人才队伍。首先，高职院校可以从社会中引进高级档案管理人才，打造专业团队帮助学校进行档案管理。其次，高职院校应大力支持档案管理人员参加全省、市组织的各项培训及学术活动，给档案管理人员提供专业的学习平台。信息时代发展高职院校档案管理呈多元化趋势发展，这就要求档案管理人员应加强学习，确保本校档案管理人员的专业水平能够满足高职院校对档案管理高效化的相关需求。另外，还需考虑档案管理人员的计算机专业水平，高职院校在进行档案管理过程中，探索管理人员的计算机专业素养，所有档案管理人员不仅仅要熟练地掌握计算机技术，从而有效提高计算机操作水平，增强综合素质来适应新形式下的学校档案工作要求。最后，高职院校在开展人力资源管理工作时，应当建立一定的奖励措施，激励档案管理人员不断创新。

2）利用现代化信息增强档案管理的效果。随着互联网的不断发展，信息化技术也成为高职院校档案室档案高效化管理的最重要措施之一。在这种情况下，高职院校需要利用信息化技术提高档案管理的整体质量。如果高职院校对档案管理的信息化要求较低，档案管理就难以真正的走向高效化，特别是对于高职院校而言，学校档案数字化管理能够有效提升档案管理效果，对于档案管理工作的认知程度得到提高。

由于以往在查询纸质档案时，过早的纸质档案，其内容可能存在不完整的情况，在存放的过程中可能出现了变质，导致纸张发黄、信息缺少等一系列问题。因此，高职院校可以利用信息化时代所带来的高效管理方式，将信息化技术引入档案管理工作中，可以随时随地的调用档案、分析档案中的信息内容。可以利用信息技术作为主要的支点，能够在开展信息管理时建立数字化档案信息，既可以提高所有档案的利用率同时也能够在获取相关信息时及时地输入关键词，提高学校信息管理的质量。档案管理进行优化时，其目的之一就是能够为高职院校在后期的决策带来一些信息支撑，使院校不断向前发展，努力找到适合学校发展的主要方向。

3）创新管理机制，不断完善制度建设。高职院校在进行档案管理时应紧紧跟上时代的步伐，明确档案管理的重要性，认真贯彻落实《档案法》，以省教育厅《高等学校档案管理基础》为指导，按高校的要求构建和完善高职院校档案管理工作机制。一是把档案管理工作列入了学校发展规划，档案管理实行“三纳入”，即纳入学校各部门的计划、纳入管理制度、纳入管理人员的职责范围。二是调整档案工作领导小组，校办具体负责，各处（室）、系部负责人为责任人，同时各部门配备一名兼职资料员，负责本部门材料的收集、整理、移交等工作，做到集中统一管理，明确岗位职责，形成“领导亲自抓，校办具体抓，各处室共同抓”的档案工作管理机制。三是通过专题会议、各类网络平台不断宣传档案的重要性，提高全校师生的档案意识。

不断完善档案管理制度建设，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。在完善相关制度时还应从现阶段时代背景出发，考虑到档案信息管理的安全性、准确性，确保其不会被随意的改动。

4）优化档案的分类与整理工作。根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，高职院校档案管理大致可分为党群档案、行政档案、教学档案、科研档案、设备档案、财会档案等12个类目。一方面，文书档案按“件”、其他门类档案按“卷”为整理单位，对纸质文件进行组件（卷）、分类、排列、编号、编目、装订、编页、数据录入、存储、装盒、排架等整理流程。另一方面，结合高校档案实体分类和整理实际优化档号结构，可直观反映档案的基本属性。同时，按照档号的顺序重新编制文件归档目录，丰富著录项目，使归档文件目录更契合文件整理流程，也能直接体现文件属性，从而优化档案管理的相关整理分类工作。同时，学校还应不断更新文件档案资料综合管理系统软件，保障档案管理高效运作。

3 结语

综上所述，档案管理工作一直以来都是高职院校中不可或缺的重要部分，档案中包括了学校从事教学、招生、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、声像、图表等不同形式的历史记录。高职院校在进行档案管理过程中必须保证跟随信息时代的发展步伐，不断创新档案管理的方式、完善档案的管理制度。有效保证学校档案信息安全的情况下，提高档案管理的整体水平，促使高职院校做到档案管理的高效化提升，在优化档案管理工作人员工作量的前提下，优化管理水平，从而让当前高职院校档案管理效率效果达到真正的提升。