信息时代档案管理工作的实践与创新

2020-02-25杨特团

卷宗 2020年30期

杨特团

（福建省漳州市纪委信息技术中心，福建漳州 363000）

1 引言

传统的档案管理工作采用人工方式，收集并录入档案基本信息，再建立起满足规范要求的纸质档案，对档案进行归档与保管，向外界提供档案信息查阅服务。传统的档案管理服务存在着管理效率低等问题，随着档案数量的增多，会使得档案资料越来越多，会给档案管理工作人员带来更多的工作量，档案管理效果也不理想，需要采用信息技术进行档案管理，通过实践创新不断提高档案管理水平。

2 信息时代下档案管理工作存在的问题

1）标准缺失。为保证可以按着统一要求对档案信息进行处理，需要制定档案管理标准。但在实际的档案管理工作过程中，存在着标准缺失问题，档案信息的采集与录入并没有根据统一标准进行处理，使得档案信息缺少规范性，还容易使档案管理工作出现偏差。随着档案管理信息化不断推进，需要采集和录入更多的信息，没有统一标准会给后续的工作带来很多麻烦，需要做好档案管理标准化建设，科学合理地设置档案管理标准，使档案信息更为规范，更好地保证录入信息的真实性、可靠性。

2）安全问题。纸质档案管理需要保证档案室湿度达到存储要求，再做好全面的防火工作，可以引进先进的设备来保证档案室温度、湿度，安装火灾自动报警系统，可以很好地解决安全问题。采用信息手段对档案进行管理，主要依赖于档案管理数据库，通过服务器来存储档案数据，不法分子会利用网络技术侵入到档案管理系统来获取有价值的信息，会带来严重的损失。档案管理系统也存在着诸多不确定性因素，比如管理系统崩溃、电脑硬件损坏等问题，严重情况下会存在数据丢失问题，对档案管理提出严峻的考验。需要在采用信息技术进行档案管理时，加强对数据系统软、硬件的管理，及时做好备份工作，避免档案信息丢失带来损失。

3）人员素质。纸质档案管理工作，需要工作人员完成建档、调档等日常工作，对工作人员的素质要求较低。采用信息技术对档案进行管理，需要工作人员具备档案管理平台的操作能力，了解管理软件的使用功能，还需要具备丰富的档案管理知识，可以有效解决信息化档案管理过程中存在的问题。对平时的档案管理工作情况进行总结，向信息部门反映档案管理软件使用缺陷，不断完善档案管理软件功能。将档案信息情况整理成管理意见，为决策提供准确、详实的参考依据。实际的档案管理过程中，很多信息管理资源并没有落实，很多档案管理人员并没有定期接受培训，管理人员的素质停滞不前，不能胜任当前的信息化档案管理工作。

4）体系问题。采用信息化手段对档案信息进行管理，不只针对掌握档案管理软件的使用，还需要做好档案数据信息采集录入，采用数据库对信息进行管理，保证档案信息的安全。同时，还需要多个部门配合档案信息化工作，但很多部门并没有对档案信息化管理给予足够重视，也没有意识到档案管理工作的价值，使得档案管理水平停滞不前，即便投入资金用于档案信息化建设，但没有建立起科学完善的档案信息化管理体系，无法推动档案管理工作向前发展。管理层也没有充分意识到档案管理工作的价值，在进行决策时没有充分利用好档案信息，使得决策缺少数据支持。

3 信息时代档案管理工作创新实践

1）树立起正确的档案管理理念。档案管理人员应该树立起正确的工作观念，明确档案管理工作职责，不断提高档案信息化管理水平。应该具备档案信息化全面建设的理念，开展好档案信息管理工作，并不是一个部门可以解决的，需要多个部门进行联动，积极配合开展好档案信息管理工作，这样才能将档案信息充分应用起来。还需要树立起信息化理念，不能将档案信息化等同于将纸质档案转变为电子档案，需要将信息化应用到档案管理的每个环节，制定信息化管理制度，明确管理内容。树立起标准化理念，只有做好标准化管理，才能解决档案管理无序化的现象，制定出统一的标准才能使档案信息化管理更为规范，明确档案管理流程，保证档案管理按着要求有序开展，可以更好地保证档案信息的准确性，不断提高档案管理工作价值。树立档案信息价值利用理念，将档案管理系统进行优化升级，对档案管理工作进行评价，利用大数据技术对档案信息价值进行深度挖掘，为决策提供更为宝贵的信息，也可以使管理层转变对档案管理工作的印象，其它部门也可以更好配合档案工作。

2）档案管理内容。需要不断推进档案管理标准化建设，确定档案创建的标准，保证档案内容不存在遗漏。例如，对人事档案进行建档工作时，需要统一工作年限、年龄等计算方法，不可以存在标准不一致的问题。对音频、视频等档案信息进行管理时，应该明确纳入标准，都存在着那些主体要素，采用何种记录标准。管理制度是开展档案管理标准化的依据，应该把档案管理内容进行细化，对每项管理内容制定合理制度，工作人员可以根据制度规定来开展档案管理工作。档案管理还需要按着标准化流程进行操作，从档案信息的处理，再到为决策提供档案数据，需要严格按着流程进行管理。档案是资源整理的重点内容，如果资源管理存在问题则会使档案管理工作无法有效开展，资源管理可划分为入库前、入库后两个不同的阶段，入库前需要做好信息收集与处理，保证录入信息的准确、全面，可对数据信息进行验证，保证信息的时效性，及时更新档案信息内容。入库后需要开展好档案数据库管理工作，根据档案类型来划分类目，并将信息纳入检索目录，保证利用管理软件可以对档案信息进行查询。定期更数数据库内容，保证档案信息的准确性，做好档案信息的备份工作，对达到保存期限的档案进行删除。

3）档案管理工作方式。档案管理工作会与多个部门存在工作交叉，应该加强与其它部门的沟通与协调，保证档案管理工作可以正常开展，保证录入到数据库的档案信息都真实可靠。为了调动档案工作人员的积极性，可以对工作人员进行绩效考核，制定出科学合理的绩效标准，对档案管理工作业绩突出的给予奖金奖励，为工作人员提供公平的职业上升空间。

4）档案管理工作人员。为了提高档案信息化管理水平，需要定期对工作人员进行管理软件使用、档案管理内容、管理流程、标准化处理等方面的培训，对培训考核不合格的人员应该停岗学习，达到合格标准后方可以上岗。引进复合型档案管理人才，优化档案管理人员学历结构，不断提高档案管理团队整体素质。

5）保障档案数据安全。为保证档案信息系统的安全，应该对管理内容进行安全分级，绝密档案应该给予特殊保管，做好档案备份工作。做好档案管理数据库安全维护，定期更换管理密码，对不同级别管理人员授予不同的管理权限，与档案管理人员协定保密协议，约束管理人员的行为。