论加强工程档案管理促进工程建设质量

夏艳晖

（广东佛盈汇建工程管理有限公司，广东 佛山 528000）

在工程建设活动中会形成多种类型的工程档案，比如工程的可行性研究、设计基础资料、合同、计量、招投标文件、施工管理文件等工程资料是在工程建设过程中逐步形成的，是反映工程项目在整个建设过程中工程管理的原始记录，是工程项目管理中的一项重要组成部分，也是工程使用过程中维修、扩建、改建等重要的参考资料，更是工程竣工验收、审计、结决算、财务审计的有力依据。这些文件有文字形式、图表形式、声像形式等，但无论以哪种形式、哪种介质存在，都需要经过档案管理环节进行整理、归档保存，目的是为后续工作提供文件溯源支持。

1 工程档案的内涵

工程档案是在建设项目的过程中形成的投资计划、设计方案、施工进展、检查验收、维修改造等活动中形成的文档材料。工程档案它贯穿于整个工程建设的全过程，是维护建设工程历史真实面貌的一项重要工作，从一个工程项目的提出、立项、论证、审批、勘察设计、招投标、施工、监理、竣工验收等工程建设及工程管理过程中形成的，应当归档保存的文字、图表、声像、图纸等各种载体的总和。交通运输部、国家档案局发布的《交通档案管理办法》（交办发[2005]431号）、《交通建设项目档案管理登记办法》、《交通建设项目档案专项验收办法》和《交通档案进馆办法》（交办发[2007]436号）；以及广东省档案局《广东省执行〈企业档案工作目标管理办法〉实施细则》、广东省档案局、省发改委《广东省档案局发改委-重大建设项目档案验收办法》（粤档发[2006]32号）（含《广东省重大建设项目档案验收评分表》）等文件精神要求：科技档案是科技活动的历史记录，是一项重要的信息资料和知识宝库。工程档案作为发展工程建设必不可少的依据，在工程科研、规划设计和生产建设中发挥着越来越大的作用。

2 档案管理工作现状及存在问题

1）档案管理工作缺少专业的人才。在进行工程的建设过程中，管理人员通常情况下都是担任了很多其他职位的工作人员，或者是临时抽调的，对档案管理的条例以及规定并不了解，有的人员没有档案管理业务的技能，同时也没有管理的经验，使得工程尤其是隐蔽工程的文件资料收集不完整，归档不满足标准要求，在档案质量以及管理方面的水平还有待提高。要利用既懂路桥专业知识又熟悉档案管理的专业人才对项目档案管理进行规划和整理，组建有专业经验的竣工文档编制整理队伍迅速对所有文档进行收集、整理、编制和规范，并形成最终的竣工档案。2）工程档案管理基础薄弱。工程项目大都远离城市，大都在比较都在交通不便、自然环境恶劣的农村野外。工程建设往往点多线长，施工地点和施工单位流动频繁，难以组织起有效的档案管理队伍。四个同步工作很难在实践中落实到位。档案管理岗位人员往往临时指定，随意换人。又存在着不便于在施工现场驻场，在现场了解掌握第一手的施工资料，很容易形成工程各阶段资料不够完整详实。档案资料没有分门别类专门整理存在的档案室。往往造成档案管理人员收集资料仓促，档案材料不完整。有的单位有专门的档案室。有的单位则由其他业务部门代管。很多工程项目竣工后，只有工程主体档案，没有配套工程档案。3）督导检查工作以及工程档案竣工移交工作完成不到位。工程建设项目法人在档案管理方面的督导检查的力度不够，无法保障归档工作的标准性和规范性。进行工程档案竣工移交工作的过程中，常常出现滞后的现象。在进行档案移交工作的时候，有关的档案管理工作人员没有对要归档的文件资料进行认真的审查，导致很多时候有错交遗交的现象出现，这些情况都在很大程度上影响了入库档案的质量。

3 加强工程档案管理的措施

1）实现工程档案管理信息化、加大档案管理的安全性。要强化工程档案管理的信息化，运用新思路及新方法，实现档案数字化，使电子档案管理更加科学化、专业化、规范化，提高工程档案管理的效率。利用软件对档案实现信息化管理，不断压缩工程档案的体积及储存空间，扩大工程档案的储存量，不仅便于档案的存储，还能有效提高工程档案原件的保护水平。加强电子档案的安全管理，为保障工程档案的信息安全，要采取行之有效的安全保护措施，完善安全管理制度，妥善解决档案管理工作中可能出现的安全问题，最大限度地规避人为方面的安全隐患。不断提高档案管理人员的网络技术水平，保持与现代技术的同步性，制定完善的安全防范措施，确保档案信息化系统的安全运行。2）加强对建设档案管理工作人员的培训。工程建设主管部门以及工程项目法人应该有规律的开展不同的培训，同时让工作人员到相关的单位参观学习，让工作人员能够及时的学习档案管理方面的新标准以及新知识。同时，还需要对有关的内容进行探究讨论，把所学到的新技能运用到实际的档案管理工作中，用以处理和解决在他们工作过程中所出现的问题。全方面的强化工程建设档案管理人员的综合素质，从而全方面地提升档案管理工作的水准。3）建立完善制度，抓好落实执行。建立完善档案管理制度，抓好制度的落实和执行提高工程档案管理水平的关键所在。档案管理制度是档案管理工作开展的重要依据，是实现工程档案规范化、科学化管理的基础。（1）建立健全制度是根本。通过建立健全档案管理制度，从机制体制上保障工程档案管理工作的正常有序开展。档案管理制度必须与工程建设管理实际相符合，做到全面、科学、系统。要研究制定档案管理技术规范规程，推进档案管理标准化建设。（2）抓好制度落实是关键。严格执行档案管理制度是实现工程档案科学化、规范化、标准化管理的关键。要加强对档案管理制度执行情况的监督检查，发现问题，及时整改，促进档案管理各项制度措施落实到位。（3）明确责任主体是抓手。落实档案管理工作责任制，真正实现工程档案层层有人管理、层层有人负责。配套建立问责机制，对未认真履行档案管理责任的人员实行责任追究，对发生重大档案质量失控问题的工程实行责任倒查机制，通过明确责任、建立问责，确保档案管理工作扎实开展。4）构建数字化平台，提升档案信息的有效性。工程建设档案管理的重要性不需赘述，而想要使其作用得到切实发挥，除了理顺管理流程外，更重要的是提升信息的有效性，针对这一点，可以通过构建数字化档案信息平台的方式来实现。这一平台可以帮助档案管理人员迅速处理档案资料，让档案资料以统一形式完成入档。另外，当具有审阅权限的人员查看档案时，也能根据要求迅速调出对应的资料，从而提升审阅效率。数字化平台还具有共享性特征，能够让工程建设单位内部的各个部门获得相同的信息内容，这对于加强部门之间的联动具有重要意义。

4 结束语

新时期工程档案管理要符合社会发展的需求。因此，要充分认识工程档案管理在建设工程质量中的重要性，努力提高档案管理人员的思想意识和专业能力，明确管理的载体、主体、任务以及要素，依照法律法规严格进行管理。工程档案管理不只是记录，更要把完整的整个建设工程串联在一起，发挥其积极作用，还要保持顺畅、快捷，其价值才能充分发挥出来。