办公室文书档案收集与归档工作管理

2020-02-25关潼

卷宗 2020年30期

关潼

（天津市河北区科技创新发展中心，天津 300142）

“办公室”作为企事业单位的重要枢纽，是进行信息管理、记录、处理、获取和交流的中心环节。人们心中的“闲职”，其实并不只是简单的收发文件，而是重要的信息记录、收集归纳、管理维护，随着单位的发展壮大，工作量会越来越大且需要具备一定的管理技术[1]。随着现代化计算机信息技术的发展、5G速度的开发，信息的传播速度和方式也越来越多样化，对现代化办公室文书档案的收集与归纳管理工作提出了新的挑战和要求。

1 办公室文书档案管理工作在单位发展中的必要性

当前，实施科学、有效的办公室文书档案管理有利于促进企事业单位的发展，是企业单位发展壮大的重要见证者，办公室文书档案管理的必要性主要凸显在以下几个方面：

1）办公室中的文书档案管理是一项复杂的信息管理，它详细的记录着企业自建立以来的各种信息，包括重大决策部署、规章制度、业务开展以及计划总结，为企业优化发展、合理经营和系统管理提供数据支持，由企事业单位的行政事务活动演变而来，也是行政事务管理的重要组成部分[2]。

2）办公室的文书档案是企业文化的发展象征。收集归纳办公室的文书档案，可以详细了解企业单位的发展历程，所以文书档案也是企业文化的重要标志，它见证了一个公司自筹建以来，到试运行、正式运行、优化经营，最后成为行业标杆的全过程，并且保存了所有相关的文件资料，因此，必须采用合理、有效的文书方案管理模式，提高信息利用率，为企业的发展壮大做好“后勤工作”。

3）高质量的办公室文书档案管理，有利于决策者时刻掌握公司的经营数据，便于决策者抓住商机，高效决策，因此单位的文书档案收集与归纳工作就显得尤其重要。

一个企业单位想把文书档案的价值发挥到最大就必须重视文书档案管理水平的提高，这是“顺带手儿”的基础性工作[3]。但是当下的很多企业或事业单位并未引起重视，当时代发展，科技进步的时候，很多企事业单位的办公室文案管理工作因领导人的不重视，导致管理方式落后，造成决策失误，这将严重影响企业单位的发展进步和经营策略。

2 当下办公室文书档案管理工作存在的问题和不足

1）办公室文书档案管理意识欠缺。事业单位中传统的工作机制导致大部分工作人员不重视档案管理工作，档案管理人员对该份工作的认识不到位，导致文书档案管理理念落后，因此在工作中缺乏责任意识，将工作任意“化繁为简”，严重影响文书档案管理的质量。办公室文书档案管理意识的欠缺，主要表现在以下两个方面：（1）办公室的负责人以及工作人员未能体会到进行文书档案收集与归档的根本意义，因此导致管理人员意识淡薄，缺乏有效的管理技能、方法和措施。致使文书档案“外强中干”，甚至混乱不堪。（2）现阶段文书的档案管理人员，通常按照上级领导的指示开展工作，缺乏管理岗位需要的自主性。文书档案管理经常出现工作比较集中、个别文件要求高、突击任务比较重等现象，很多工作人员会非常重视“领导突然交代或强调的工作，以赢得上级领导的满意”，导致文书档案管理工作缺乏系统性。工作人员长期以往容易以迎合领导为主，其他工作就会降低管理标准，甚至消极怠工。

2）办公室文书档案管理方式落后。办公室文书档案管理方式的落后其根本原因是工作单位的不重视，对于管理人员的管理技能和知识没有及时培训，也不重视人员素质的提高。除此之外，文书档案的收集方式也存在一定问题，大部分文书档案管理人员仍然使用传统的收集方法—手工法，这不仅会大大降低档案收集的效率、浪费时间，而且难以保证信息的准确性[4]。其次，文书档案的归纳方式也相对落后，分类是归纳管理的重要手段，很多单位，由于专业技能的缺失，很难针对不同的资料进行个性化分类，而且因重视不足，对个别档案没有进行特殊处理，造成档案丢失。

3）办公室工作人员管理技能不足，综合素质较低。文书档案管理人员是“一线”直接接触文书档案资料的工作人员，管理人员的专业技能直接影响档案收集与归纳的质量，在实际的管理工作中，大部分工作人员的专业技能是不足的，很多单位的文书档案管理岗位“形同虚设”。主要有两方面的原因：（1）受岗位发展的限制，办公室文书档案管理岗位属于行政岗，也就是大家所谓的“办公室文员”，因此，从岗位发展行情来看，不管是薪资构成还是福利待遇都不是特别高，因此，企业在岗位招聘时容易受限。（2）福利待遇比较好的事业单位或者规模大、机制完善的企业，在招聘时容易犯一种“通病”，即过于重视学历，忽视能力和经验。此外，个别企业从人才培养成本的角度出发，会选择其他岗位人员兼职，这难以实现高质量的文书档案管理。

3 提升办公室文书档案管理质量的建议

1）加强对文书档案管理工作的重视。每个单位的办公室文书档案都包含企业单位的重要信息，这些数据信息在一定程度上决定着企业发展的方向，影响企业的战略决策，因此单位的领导人员首先要引起重视，一方面是管理理念的传达，另一方面则是管理技能的重视，企业要在合适的时期对管理人员进行技能培训，提高工作人员的文书活动策划能力，将文书档案管理的理念融入企业文化。

2）优化文书档案管理体系。管理学本身就是一门复杂而又深奥的学科，哪怕是在文书档案管理中的应用也是多样化，如何将多样化的管理方法付诸实践，答案就是规范管理体系。规范办公室文书管理的工作流程和方法，使档案管理人员在进行收集和归纳时有章可循[5]。办公室文书档案收集与归档工作对专业技能有较高的要求，同样，工作人员的耐心和责任心也是必备因素，企业在优化管理体系的时候，人员技能、责任心和耐心也是重要的提升维度。

3）办公室文书档案的信息化管理。21世纪是信息化的时代，互联网的快速发展，使各种信息充斥我们的生活，给我们的生活带来便利。计算机信息技术也已经广泛应用于各个领域，数字化的处理使信息传输速度快，信息获取精准，甚至整合手段更先进[6]。所以计算机信息技术在办公室文书档案收集与归档工作中的应用也是大势所趋。通过信息化的处理，能够大幅度提高信息处理的效率，提高办公室文书档案管理的质量，企业单位通过计算机科学建立自己的文书档案管理系统，设置多个工作端口，建立办公室文书档案管理的云平台。