高校教学档案一站式服务管理的应用

魏丹阳

（长春工程学院，吉林 长春 130012）

随着高校档案馆的信息化管理，已经实现方便快捷的查阅档案模式，在档案管理系统通过归档分类或者关键字的搜索。能为查档者提供精确、全面的信息查询，这是整体档案管理的质化提升，也是建设数字档案的一站式服务的前提[1]。

1 教学档案的应用现状

对于整体教学档案数据，所面向的受众者众多，并且所提供的价值数据更能为其提供具有证明性质的学历、学位等信息。由于教学档案的多样性，不同类型的档案分类由不同职能部门所提供的，为了减少查阅者的繁冗复杂的查阅方式，构建教学档案一站式服务是很有必要的。一个部门汇集多个职能部门的学生信息，真正的实现多要求的一站式解决方案。

教学档案可为学生提供录取信息、在校学籍档案、毕业证号信息、学位证号信息、毕业派遣信息、研究生毕业论文设计、在校奖罚信息，部分高校还能提供学生入党材料，这些都是与学生息息相关的，并且在毕业后可为其提供有效的学籍认证的主要材料。保护学生信息隐私安全也尤为重要，因此提供给学生数据时，必须保证仅限于此学生数据，由于档案的特殊性，所提供的数据为原件的扫描件，但多数归档文件涵盖了部分其他学生数据，故要对扫描图片上其他学生数据进行遮盖，最终形成仅显示个人信息的原件复件。不论是用人单位、国家授权的学位认证中心、学信网、甚至是教育部审核部分学生的学历，都需要高校档案馆出具相关材料，所以其重要性不容小 觑[2]。当然，做好教学档案的一站式服务的管理则可以实现整体数字档案馆的首要作用。

2 一站式服务针对学生查阅者

不论是在校学生还是毕业学生，都会需要档案馆提供相关学籍数据，一部分是为了参加相应等级考试，设考机构需要学生提供自己的录取名册、成绩单等信息，一部分是为了完成某种学历、学位的认证或二学历学位证的申请，需要开取相应的毕业信息或学历证明，还有一部分是为了办理对应城市的户口落户甚至是社保办理而提供派遣信息等。

为了更加快速便捷的实现一站式服务，档案馆可以通过微信公众号建立一站式服务平台，大部分学生不只需要一种类型的归档数据，通常需要为其提供种类较多的学籍数据，所以在教学档案一站式平服平台内我们必须建立相关查阅制度，需要查阅者提供至少一种以上的证明身份的资料，根据查阅信息重要程度的不同，叠加其提供毕业证或学位证的扫描文件，不仅更深程度的确认其身份信息，也为日后统计或检查查档数量提供有效依据。

3 一站式服务针对认证部门

国家承认的学位认证中心、学信网和海外留学高校均需要档案馆提供的佐证材料，分别对学生的毕业名册、新生录取名册以及成绩单进行查询[3]。学位认证中心、学信网均有属于自己的认证系统，它们给高校档案馆提供专门的登录账号，然后档案馆通过查档数据来对提出申请的学生信息进行认证，核实学生的姓名、出生日期、性别、学位类型、学位授予单位、专业、学科门类、学位证书编号和获学位年份信息，向其反馈所提供的信息是否属实。对于海外留学高校一般需要档案馆提供学生在校期间的成绩单，提供原件复印件的同时，还需要提供全英翻译的成绩单。本着“以人为本”的原则，方便有出国留学意愿的学生完成申请，档案馆的工作人员在获取各院系课程名称的专业英文翻译后，对照编写生成全英的成绩单，在提高档案馆工作人员的业务能力水平的同时，也需要其掌握一定程度的英语水平，不仅大大提高的档案馆的服务范畴，也为档案馆整体人员配置提高了一个层次。

4 一站式服务针对用人单位

本校毕业生毕业后进入用人单位，由于专门相关认证中心需要一定的费用和较长认证周期，所以用人单位更倾向于直接向高校档案馆进行信息核实。当用人单位为企业、事业单位、国家机关和社会团体时，一般通过发函到档案馆，对指定入职人员信息进行核查，或者对提职和评定职称的人员提供相关学籍信息复印件。

当用人单位为个体经济组织或民办非企业单位时，则需要向档案馆提供关于入职人员的签字授权书、毕业证、学位证、身份证原件复印件以及该单位的相关资质信息，最大程度保护学生信息安全。对于此类用人单位，档案馆仅回复被查阅人信息是否属实即可，不附加其他佐证数据。

5 一站式服务针对本单位其他职能部门

教学档案均是来自其他职能部门所提供的归档数据，必要时也会对其他职能部门提供查档数据，两者属于相辅相成、互相保障。为了更好地为其他职能部门提供信息，可以在档案管理系统里建立相对应的数据库，专门针对不同职能部门的数据需求创建只有读取功能的账号进行登录、查阅、下载等功能。一方面保证了其他职能部门的查档需求，另一方面也大大减少了档案馆重复性工作的状况。

在建立专项数据库时，档案管理系统也需对其操作进行后台监控，保证不必要的信息泄露，所以在创建读取功能的账号时，需要有权限设定，不仅需要实时获取下载内容，而且每日还要对超过一定数量的操作进行审核和授权，系统会自动弹出限流提示和被迫下线，须操作人员的部门领导和档案馆领导的共同授权，才能继续操作。

6 总结

高校的教学档案所面向的使用者颇多，制定规范的查阅制度，并且提供一站式服务，节省查阅时长以及减少繁冗复杂的办理手续，对于整体提高档案馆的服务水平有很重要的作用，因此我认为加大一站式服务的投入与建设方针是尤为必要的。一站式服务需要常态化，同时也需要提高档案管理员的能力水平，真正意义上的展现档案馆的权威性。