文书档案管理工作的创新研究

黄 戈

（青岛科技大学，山东 青岛 261500）

文书档案管理是一项内容复杂、过程繁琐的管理工作，容易受到各种因素的干扰，影响工作进展，给高校的教育管理造成不利影响。所以，文书档案管理工作的开展需要立足于实际，对现有的问题进行深入分析，明确问题成因，从而有针对性的制定解决对策，积极创新工作方式，提高工作效果。

1 文书档案概念

文书档案产生于高校日常教育管理事务中，种类繁多，主要包括报告、批复、信函、简报、会议记录以及工作总结等。因为文书档案的产生路径、内容和形式具有很高的相似性，在进行文书档案管理工作时可以总结出一定的规律，进而提高工作效率与质量。

2 文书档案管理工作问题

2.1 文书档案管理工作理念落后

文书档案管理工作要想获得高效率与高质量，就必须落实先进工作理念，为工作指明正确的开展方向和方式。然而，高校文书档案管理工作在具体开展的时候，工作理念落后是典型问题，主要原因在于传统工作方式的影响，并且领导重视不足，进而导致现阶段的文书档案管理工作理念缺少先进性，与当前社会发展以及高校工作开展的新形势、新要求以及新变化不相符，制约了文书档案管理工作的高效开展与落实[1]。

2.2 文书档案管理工作制度缺失

在当今社会背景下，高校教育事业开展获得了新的发展和进步，工作内容逐渐丰富，工作方式也得到了有效创新。而文书档案管理工作还是依照老一套的工作办法去进行，工作制度陈旧、创新性不足，在很大程度上造成了工作资源的浪费，对文书档案管理工作的正常进展产生不利影响。同时工作制度缺失导致很多具有创新意识的教师职工无法发挥出自己的作用，很多工作创新都因为老旧制度的约束而被搁置下来，无法保障文书档案管理工作的持续发展。

2.3 文书档案管理工作手段单一

文书档案管理工作手段主要为人工记录、收集、整理、处理、保存，管理效率较低，并且受到管理人员综合素质的影响较大，存在很大的工作局限性。另外，随着社会的快速发展，高校的日常行政事务也会越来越多，由此产生的文书档案数量也会不断增多，按照传统的管理方式去开展工作的话，工作效率会比较低，并且容易出现错误，导致文书档案完整性下降，出现文书档案损坏、丢失等问题，给高校的日常经营发展造成巨大干扰。

2.4 文书档案管理工作人员素质有待提升

通常情况下，文书档案管理工作的很多问题都是因为工作人员操作不当或者工作不认真导致的，不是偶然问题。尤其是在信息时代，文书档案管理信息化建设逐渐成熟与完善，对于文书档案管理人员的专业素养提出了更高的要求。但是，目前在职的很多文书档案管理工作人员都是高校邻近退休的老职工，或者是缺乏工作经验的大学毕业生，在文书档案管理工作方面都存在各自的问题，专业水平不够，经验欠缺以及工作责任心差是普遍存在的问题，给文书档案管理工作留下了很多漏洞，影响到文书档案管理工作的正常进行。

3 文书档案管理工作创新路径

3.1 文书档案管理理念创新

文书档案管理工作创新的首要任务是理念创新，先进的工作理念是提高文书档案管理工作效率与质量的前提，需要立足于当前企事业发展现状，根据文书档案管理工作的开展趋势，认清工作进展的新情况、新要求以及新形势，提高对文书档案管理工作的领导重视，将其看作是高校长期发展的战略目标和规划，促进文书档案管理工作高效实施与落实[2]。因此，高校需要从根本上转变传统、老旧的工作理念，在文书档案管理工作中渗透先进的管理理念，并且借助先进的科学技术保证文书档案的准确、完整，提高文书档案管理工作效率与质量，为高校的经营发展决策提供必要的理论帮助，促进高校的持续 发展。

3.2 文书档案管理工作制度创新

针对文书档案管理工作创新的实质来讲，工作制度的创新是核心内容，决定了文书档案管理工作的高度与实效性，是对文书档案管理工作有效开展影响最大的元素。基于此，为了保证文书档案管理工作的创新发展，需要集合工作实际，从工作问题方面入手，对现有的文书档案管理工作制度进行有效补充和创新，为文书档案管理工作的高效进行提供强有力的制度保障。首先，应该对文书档案管理工作的规范、流程、内容以及方式等具体工作环节进行统一，形成全国一体化的文书档案管理制度，及时摒弃老旧、不适用的制度，提高文书档案管理工作的可靠性。其次，全面落实奖罚制度，严格要求文书档案管理工作人员，提高工作积极性和认真程度，提高工作效率与质量。

3.3 文书档案管理手段创新

目前，文书档案管理工作已经进入了信息化时代，传统的管理手段已经过时，不再适用于现代文书档案管理工作，尤其是在电子文书档案的管理工作中，老一套的管理办法已经凸显出力不从心的态势，必须进行管理手段的创新。第一，要加快文书档案管理信息化平台建设，将各种文书档案都制作为电子材料进行保存和备份，并且可以通过平台进行关键词检索、时间检索、内容检索等，提高文书档案管理工作效率，减轻管理人员工作压力。第二，提高文书档案管理工作安全性，要求工作人员规范操作，按照工作制度和要求开展工作，随手锁屏电脑、及时退出文书档案管理系统，不浏览存在安全威胁的网页，确保网络环境安全、可靠。

3.4 加强文书档案管理人员素质教育

文书档案管理工作是高校日常工作中的重点，需要由具有高素质、高业务水平的工作人员负责，要求高校人力资源部门加强文书档案管理人员素质教育，进而全面提升工作效率与质量。首先，文书档案管理工作需要实施竞聘上岗制，由高校内部的在职人员进行自荐或者领导提名，通过多层选拔确定最终的人员。其次，高校需要定期组织文书档案管理人员参加专项培训，学习先进的工作理念和方式，同时在培训中交换平时的工作经验，总结工作问题并提出整改办法。最后，为文书档案管理工作人员提供进修机会，进入企业或者其它学校进行学习，掌握更多先进的工作方式，充实自己的大脑，从而更好地应对文书档案管理工作的各种问题，确保工作效率与质量。

4 结论

综上所述，文书档案管理工作的创新是高校提高工作效率的有效手段，对于高校的持续发展具有重要意义。要求相关的管理人员立足于工作实际，明确文书档案管理工作目标和意义，从工作中的问题角度出发，积极开展文书档案管理工作创新活动，全面提升工作效率与质量，取得文书档案管理效率最大化，保证高校健康发展。