加强行政执法档案管理工作的若干思考

刘卫伟

（吕梁市城市管理综合行政执法队，山西 吕梁 033000）

近年来，随着政务服务网运行的日趋成熟，行政审批事项由传统的线下审批服务大厅窗口受理逐渐朝着线下与线上审批服务受理相结合。尤其是线上行政审批事项的开展，产生了大量电子审批文件和凭证性纸质文件。规范地将线上行政审批档案进行收集、整理、归档，才能实现行政审批档案的真实、完整。

1 行政执法档案管理工作的现状

针对局机关及下属各管理局的行政执法档案管理工作，采用集中统一管理的模式，并在2010年即实现了“档案标准规范及规章制度、档案管理系统、档案工作人员配置”的“三统一”。然而，随着机构改革的全面深化，法治政府建设的深入推进，以及行政执法案卷评查工作的深入开展和严格规范要求，涉及行政执法档案管理的规章制度、管理系统等方面急需因势而变，与时俱进。

2 行政执法档案管理工作存在的问题

2.1 安全问题

传统档案管理工作主要集中于实地档案管理与人员管理，因此档案安全性能够得到有效保障，管理人员只需要做好档案室管理工作，约束好档案管理人员即可。但在信息时代下，档案管理工作安全问题更加严峻，档案管理工作依赖于档案管理系统，但系统处于开放的网络当中，容易被不法分子、竞争对手所窃取。此外，档案管理管理系统本身运行过程中也具有一定的不确定性，如果系统出现崩溃、硬件损坏情况，都会导致档案管理出现安全管理问题。因此企业在开展档案管理工作时，必须加强硬件、软件管理，确保管理工作安全性能够得到有效保障。

2.2 部分类型的归档材料不受控

一方面，部分新纳入的下属机构尚未统一部署办公系统，归档工作无系统督办，导致部分归档材料不受控；另一方面，办公系统中档案签收环节存在不可控的因素，导致部分归档材料不受控，譬如，单次行执法办文事项的办理全流程文件和元数据尚未能全部流转到档案签收环节，且各事项的归档材料清单未嵌入至签收环节，档案签收时，只能根据主办部门提交的纸质材料逐一签收，难免存在部分应当归档但未归档的情况。尽管已全面推行行政执法公示、全过程记录和重大法制审核三项制度，初步构建了行政执法标准化、系统化的工作流程，但业务系统与档案系统未完全打通，产生的元数据与文件尚不能完整地流转至档案系统。归档签收环节控制不利，直接影响档案的齐全、完整、准确。

2.3 体系问题

信息化档案管理工作不只需要使用档案管理系统软件、电子计算机就完成信息化建设工作，还包括数据收集、数据库建设、安全管等工作内容，需要多个部门配合。传统档案信息化管理工作水平始终不高，企业管理人员对于档案管理工作价值认识不足，企业在开展档案信息化管理工作停滞不前，企业虽然投入了一定的资金用于硬件建设，但没有加强软件工作投入，忽视档案管理工作价值。企业在开展档案管理时要构建科学的档案管理体系，才能够促使企业档案管理工作从低阶到高阶发展，推动企业档案管理工作信息化改革。同时，企业内部对于档案管理工作价值认识不足，档案管理工作认知有限，在决策时没有主动要求档案管理部门提出意见，让其共同参与企业管理工作之中。

3 加强行政执法档案管理工作的若干举措

3.1 强化囊括全系统的执法档案集中统一管理模式和档案分级保管机制

集中统一管理是我国档案工作的基本原则。全系统应从规章制度层面，从当前工作需求和今后档案利用需求（包括单位内部、社会外部）的综合角度出发，更新档案分类方案，明确管理办法。各主办部门在业务办结后，按照相关规定，及时向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中统一管理。同时，在全系统内进一步落实分级保管机制。从保障服务效率的角度出发，充分发挥档案管理系统的作用，将系统内各下属单位保存的实体档案制作成数字化副本形式，在系统内实现共享，充分实现其价值。

3.2 档案管理制度规范化

完备的制度是机关档案工作规范化运行的保障，机关档案管理制度建设可从下面三个管理制度来着手：一是档案管理职责类制度。职责分为组织机构职责、领导职责和档案工作人员职责，这一制度可以通过明确岗位的职责来实现。明确司法行政机关分管档案工作厅领导职责、办公室档案管理工作的职责、办公室专职档案员和各处室兼职档案员工作职责。二是档案工作环节制度。根据工作实际，制定适合司法行政机关的档案归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度、保密制度、销毁制度、移交制度。三是机关业务档案管理制度。制度的出台为司法行政机关业务档案管理规范化提供了有力保障，也为司法行政机关业务档案管理制度顶层设计打下坚实基础。

3.3 加快信息化建设人才的培养

行政执法人员档案信息化管理系统的使用人员的不足仍旧是行政执法信息化建设中的主要问题，为了保证信息化建设的持续推进，必须保证相应的人员配置以及技术配置。司法部门和社区要注重对于信息化建设的人才的培养，针对信息化建设管理的人员进行相关的培训，在自我培养的基础上，积极面向社会招聘相关的专业人才，加快信息化建设的人才队伍的建设，同时，社区要针对相关的技术人才给予特殊的照顾，鼓励他们认真钻研，积极突破，为行政执法信息化的建设贡献自己的力量。

4 结束语

机关档案工作在为党管档、为国守史、为民服务的使命中发挥着重要作用，现阶段的工作现状与机关档案规范化管理尚存在一定差距。文章以此提出以下措施：申请组建司法行政机关档案室，加强工作人员培训；健全档案管理各环节职责，档案工作各环节制度和业务档案管理制度，做到制度规范化；将机关档案工作经费列入机关预算，融入数字法治、智慧司法的建设中，尽快实现档案管理基础设施规范化；从考评方式、具体标准等方面弱化检查考评形式化；建立健全检索系统、开展档案资源编研，达到利用规范化标准。通过这些规范化研究，以期推进司法行政机关的档案管理规范化，更好地为司法行政机关依法行政、科学决策服务。