关于文书档案管理工作的创新

郑慧丽

（山东省淡水渔业研究院，山东 济南 250000）

在我国社会时代的持续发展阶段，无论是社会经济，亦或是综合实力都实现了大幅度的提升。可以说这样的大环境之中，我国开始逐渐进入一个全新的时代，社会中的各项工作随之进行了创新。因此文书档案管理工作，是承担着一个集体的珍贵资料，记录着集体工作的一个过程。由于传统文书档案管理方式不仅会耗费时间与精力，还造成人力、物力及财力资源的浪费，所以也要紧跟时代发展的步伐，加强文书档案管理工作的创新，从而进一步增强档案管理工作的效率，实现文书档案信息的安全性、真实性与准确性。

1 当下文书档案管理工作的现状

1.1 文书档案管理工作的涵义

可以说，任何一个国家的发展，其文书档案管理都是不可或缺的工作类型之一。当前，我国的文书档案管理工作，正处于一个不断发展、进行的阶段，始终采取传统的管理方式，以一个部位、一个单位为主，记录所发生的事情，并且在管理工作过程中，也只是保存记录好的文书内容。但是这样的文书档案管理工作形式，很容易导致一些文书档案在保存中出现损坏情况，在很大程度上日后的相关工作，甚至造成经济方面的损失[1]。因此，相关部门要明确认识到文书档案管理工作的重要性，及时对当前管理中的弊端加以改进与优化，从而确保文书档案管理工作在未来发展过程中获得突破性的发展。

1.2 文书档案管理工作存在的问题

1）管理手段单一。由于当前的文书档案管理工作尚未得到重视，导致相关工作人员的管理方式，仍然以传统的形式为主，这样相对单一且落后的管理手段，无法实现文书档案管理工作内容的创新。虽然我国已经进入到现代信息化发展时代，每时每刻都会诞生全新的技术，但文书档案管理工作方式没有改变，难以适应时代发展的节奏，从而造成实际的工作效率低下，同时对社会中其他工作也带来了一定的影响。

2）检索效率较低。就目前而言，文书大干管理工作的检索功能，基本上是相对统一的手工检索。可以说这种检索的方式，在某种意义上来讲非常原始[2]。加之我国各项社会工作的文书档案在持续的增加，如若依旧采取这种检索方式，就会导致整个文书档案管理工作效率的下降。

3）缺乏专业人员。对于现阶段的文书档案管理工作，之所以无法实现工作的创新，究其原因在于档案管理人员的整体素质偏低。主要表现在文书档案管理的工作人员，只能适应一些传统的文书档案管理工作，却难以为其他的工作给予协助。

2 文书档案管理工作创新的有效措施

2.1 树立全新的管理理念

由于社会在进步，不同行业、领域的档案管理要求也随之发生了改变。因此，在当前阶段创新文书档案管理工作是十分重要的[3]。所以，单位领导者要与时俱进，能够高度重视文书档案管理工作，并且把握目前的全新变化、新需求与发展动态，能够将其放在长远的战略目标上，达到与可持续发展同等的位置。首先，要积极借助现代化的信息技术，加大文书档案管理的宣传力度，能够对档案管理人员进行集中性、系统性的教育，帮助其从思想上改变对文书档案管理工作的认知，促使其将各项文书档案管理工作真正落到实处，以此来增强文书档案管理工作的质量。其次，文书档案的高效管理工作，离不开先进的理念作为支撑，所以档案管理人员要树立全新的管理理念，不断创新多样化的管理手段，实现文书档案管理的信息化，从而确保文书档案资料更加完整、准确，最终进一步促进文书档案管理工作效率的提升。

2.2 完善档案管理制度

对于文书档案管理工作的创新，就需要对档案管理制度加以完善与补充。因此，相关部门要全面探寻文书档案管理制度实施过程中出现的问题，结合文书档案管理工作呈现的全新情况，进行各项制度的革新[4]。比如，在收集、分类与储存、查阅等方面，要删减与实际情况不吻合的制度内容，并且适当增添新的内容，确保文书档案管理更加科学化、规范化。同时，要以文书档案管理工作为导向，深化各项档案管理制度的落实，以便在实际的工作过程中及时对制度内容加以优化，实时发挥出多方面的效能，进一步保障文书档案管理工作的高效、有序、统一。

此外，针对文书档案管理工作中的问题，相关部门要拟定责任分级制度，按照工作性质、工作路程与内容，以及档案管理人员的业务能力、素质水平等方面进行合理化的责任分级，避免岗位职责交叉或重叠问题，从而实现文书档案资料的收集、整理、排序与借阅等方面的职责明确化，促使每一位档案管理人员更好的履行工作职责，做好各项工作的同时，保障文书档案管理的安全性、完整性与准确性。

2.3 建设信息化管理系统

在新时代下互联网、计算机及大数据等技术已经广泛应用到各个领域之中，档案管理信息化是一种必然的发展趋势。因此，文书档案管理工作的创新，就要建设信息化的档案管理系统，能够将业务活动与信息技术有机结合，构建文书档案管理数据库，设置文书档案的收集、统计、检索与查阅等等模块，以及包括预警、监督与风险的防控的等项目，以此来加强对文书档案管理工作的全方面管控，实时的动态跟踪、及时的信息反馈，真正实现信息化的管理模式，能够自动更新数据库中的海量文书档案资料。同时要发挥大数据的提取、筛选与整合信息的功能，不断强化文书档案管理工作的质量。此外，单位要构建资源共享的平台，加强各个部门在文书档案管理层面的协同作用，以线上、线下的双向方法，达到动态化、精细化的文书档案管理。

3 结束语

综上所述，文书档案管理工作的创新，有助于增强档案管理工作的质量，实现动态化、精细化的档案管理目的，从而确保文书档案管理的安全性、准确性与真实性。通过对传统文书档案管理模式的不断优化与改进，引进现代化的管理理念，融入信息技术进行高效的文书档案管理，同时落实文书档案管理的各项制度，逐渐达到科学化、规范化的文书档案管理标准，最终促进文书档案管理工作效率的有效提升，推动其向前发展。