学校档案工作的价值及其利用

孙博群

（山东省成武县技工学校，山东 菏泽 274200）

1 学校档案工作的价值

1）学校档案工作具有重要的参考价值与证明价值。随着学校各项工作不断深入推进，学校档案管理工作的重要性愈发凸显，档案利用需要进一步跟上时代的步伐。一方面，做好学校档案工作，为相关的学校各个部门、领导以及其他利用主体提供信息参考，可以发现教学以及学校管理中存在的问题，进而帮助学校改进教学质量[1]。另一方面，学校档案是对学校各项工作最客观、最实事求是、最可靠的评价依据，是学校研究政策、制定教学方针的重要依据，扮演着“参谋”“尖兵”等身份。做好学校档案工作，能够摸索办学规律，总结办学经验，替身教学理念，使学校朝着可持续化的方向发展。

2）学校档案工作具有重要的文化价值与动力价值。学校档案详细记录了各类管理人员、教师的具体教学情况，真实反映了学校各个时期的教学实践、教学防范、教学计划。做好学校档案工作，能够进一步挖掘档案资源中的文化价值，使得这种教学文化通过一代又一代进行传承。除此之外，学校档案详细记载了学校的教学成果，能够为教师考评、晋升、评优、评职称提供依据，进而起到激励和导向作用，发挥出档案应有的动力价值。

2 学校档案利用工作中常见的问题

1）基础性工作薄弱，档案利用实效低下。当下，部分学校思想上对档案利用工作缺乏足够高重视，档案资源无法变为“活资源”。一是档案编目、检索工作效率低下，档案利用主体难以快速检索到相关档案资源。同时，档案编研、更新、销毁工作滞后，对档案资源的挖掘度不高，无法确保档案资源的完整性、真实性以及准确性[2]。二是档案借阅的流程和权限不明，档案在借阅过程中容易丢失和损毁。

2）信息化建设滞后，不利于档案利用工作转型。一是档案管理系统功能单一，档案管理系统与其他信息系统之间存在信息壁垒，档案收集、管理、开发利用需要经过众多的环节，档案服务质量随之下降。同时，档案管理系统对于数字档案的检索效率低下，无法快速、集中地将具有相同或类似字节的档案资源检索出来。二是档案数据库建设滞后，档案分类管理、分类利用工作效率低，档案利用工作无法朝着集约化、专业化的方向发展。三是互联网服务平台建设缓慢，档案利用主体仍然只能在工作日通过线下终端查询档案，无法最大限度地利用档案资源。

3）制度不健全，档案利用工作欠缺规范化。一是保密制度不健全，档案部门、业务部门以及档案利用主体权责不明，容易发生泄密事件。同时，对于档案管理人员与利用主体的保密培训工作不足。二是档案管理制度不完善，忽视从事前角度对档案资源质量予以控制，后期利用过程中才发现相关的问题[3]。典型表现在：档案格式、操作流程不规范，需要二次加工、二次处理后才可供利用。三是立卷归档制度不完善，许多重要档案资源没有在既定的时限归入，档案利用过程中才发现文件资料缺失。

4）档案资源主动利用意识不强，没有充分发挥档案文化价值。高校的性质决定了内部许多档案资源具有文化价值，能够充分彰显校园人文以及校园文化。然而，实践中部分学校忽视对档案资源进行挖掘和利用，档案资源利用工作长期处于被动利用的局面。一是对校史、学校大事记、名人轶事、历届毕业生就业情况、优秀毕业生风采、名师荟萃、辉煌业绩等领域的特色档案资源挖掘不足，不利于将档案利用工作与校园文化建设有机结合起来。二是档案资源展览滞后，忽视对档案资源进行宣传，师生对于学校的认可感和归属感 不强。

3 做好学校档案利用工作的有效对策

1）做好基础性工作，提升档案利用效能。为了更好地利用学校档案，提升档案服务质量，就必须做好基础性工作。一是要在档案编目、检索、编研、更新、销毁等方面下功夫，结合本校的具体情况，编制适用的检索工具，完善检索体系，帮助档案需求主体快速检索和查阅档案资源。同时，要做好编研工作，将重要档案进行汇编整理，形成档案年纪、档案专题，不断改进服务态度。对于档案资源有所更新的，应当及时对档案内容进行更新和销毁，确保档案资源完整、真实、准确，不断发挥档案资源在决策参考、信息凭证领域的价值。二是要明确档案借阅的流程和权限，理清借阅权责，避免档案损毁、遗失。借阅过程中应当留存相应的凭证，形成相关的借阅台账，为事后追责提供依据。

2）做好信息化建设，推动档案利用工作转型。信息化社会，学校档案利用工作要充分借助现代数字信息技术，才能打破利用的时间界限和空间界限。一是要完善档案管理系统功能，发挥档案管理系统的服务价值。一方面，进一步通过技术手段将档案管理系统、办公OA系统、财务系统、法律事务系统以及其他信息系统进行关联，确保系统与系统之间能够实现信息互通互享，便于业务部门直接查询相关的信息。另一方面，要将智能算法技术融入档案管理系统，设置相应的智能检索模型，满足档案利用主体精确检索的需求。二是要完善档案数据库建设，结合本校实际，建立具有特色的学科档案数据局、人事档案数据库、学校文化档案数据库，为后期集约化管理、集约化使用奠定基础。三是要建立新媒体服务平台，通过技术手段将档案管理系统终端的数据与学校官网、微信公众号、APP进行关联，为档案利用主体提供更为便捷高效的查档、转档服务。

3）做好制度管理，推动档案利用工作规范化。为了避免档案利用无序化，充分保障档案资源的价值，必须要做好制度管理工作。一是要完善保密制度，明确档案保密的职责，提升档案管理人员以及档案利用主体的保密意识，严防泄密事件发生。二是要完善档案管理制度，明确不同档案的基本格式、标准、内容、操作流程，切实打造精细化的管理体系，为后期利用工作创造有利条件。三是要完善立卷归档制度，重点明确立卷归档的时限，避免档案资源在业务部门长时间堆积。

4）主动利用档案资源，促进校园档案文化建设。学校档案管理人员可以结合学校现状，有指向性地进行选题，深度挖掘校史、学校大事记、名人轶事、历届毕业生就业情况、优秀毕业生风采、名师荟萃、辉煌业绩等领域的档案资源，并利用实物、录像、照片、图表、文字材料等进行宣传，发挥档案资源在校园人文建设、校园档案文化建设中的作用。除此之外，有条件的学校也可以举办相关的档案展览，使学校档案走出库房、走进课堂、走进师生、走进校园、走进社会，提升学校在社会上的影响力，增强学校内部的向心力和凝聚力。

4 结束语

总而言之，随着学校各项业务工作不断深入推进，学校所产生的信息资源会不断增加，学校档案工作的难度和压力也会随之提升。为此，学校档案管理人员必须要进一步发挥主观能动性，应用新思路解决新问题，将档案利用工作作为一项基础性、重点性、长期性以及系统性的工作来抓，切实提升档案利用实效。具体而言，一是要做好基础性工作，提升档案利用效能；二是要做好信息化建设，推动档案利用工作转型；三是要做好制度管理，推动档案利用工作规范化；四是要主动利用档案资源，促进校园档案文化建设。