医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及应对策略探析

2020-02-25高盈

卷宗 2020年30期

高盈

（海口市第三人民医院医院办公室，海南海口 571100）

医院在新时期医改持续推进背景下，要获取经营效益的提升，应在医疗技术及服务水平不断提升的同时，针对医院管理模式进行完善。医院办公室文书档案全面记录了医院发展进程，是医院进行科研攻关及制定管理决策的重要参考依据[1]。为此，应分析并总结医院文书档案管理缺陷及对策。

1 医院办公室文书与文书档案概述

1）医院办公室文书档案的重要性。从整体上看，医院办公室文书档案管理是医院基础管理中的重要环节之一，医院办公室文书档案反映了医院档案管理的质量标准，通过对办公室文书档案进行有效管理，一方面能够真实记录医院发展全貌，体现出文书档案的历史价值，另一方面又是规范医院基础管理工作，辅助医院更好地应对新时期医院行业竞争的重要手段。

2）医院办公室文书档案管理的几个特征。第一，文书档案前期主要以纸质媒介记录并储存医院事件、物品、文件等，档案管理的重点是重要资料的收集及分类保存。第二，文书档案涉及面向广泛。例如，医院行政、科技、设备、财务等部门及各科室医疗环节产生的档案都属于文书档案范畴，由此赋予医院文书档案内容多样性。相应地，医院文书档案也包括了多种载体形式，如文字、图片、录像、录音、责任书、合同、协议以及以上载体的电子版档案等。第三，文书工作的过程可视为文书档案管理工作的基础，两者存在相互衔接的关系。

2 当前医院办公室文书与文书档案管理的缺陷分析

1）重要性认知不足。医院在日常运营管理中，主要将精力放在医疗业务开展上，有限的房屋资源多用于医疗用房，没有充分认识到文书档案管理的重要性[2]。受此影响，医院文书档案管理意识不强，一方面过于重视医院病案档案，疏于对文书档案进行管理，导致用于文书档案存放的地方极为狭窄，容易导致文书档案遗失；另一方面医院文书档案及医疗病历档案等交叉放置，影响了文书档案信息的调取及利用效率。从实际情况看，医院众多科室对文书档案仅采取保存措施，没有进行必要的归类及编制操作，客观上影响了文书档案的查阅及使用。

2）管理规范程度不高。受医院文书档案管理意识不强这一因素影响，当前在医院办公室文书档案管理工作中存在管理欠规范问题。例如，因文书管理部门及人员职责不清而导致文书档案无序存放、分类随意、档案原稿破损、文书档案不规范装订等。导致文书档案管理不规范的另外一个重要原因在于医院档案管理制度不完善。医院在进行医疗服务过程中产生的医疗档案及文书材料极为严谨，是医院进行医疗攻关的重要参考资料，但在文书档案管理制度，流程上如出现漏洞，难免会导致档案管理混乱无章，最终会对文书档案的利用造成严重阻碍。此外，在医院文书档案管理手段上较为落后等问题在多数医院并不鲜见。一方面，医院文书档案的管理人员，缺乏外出进修的机会，在管理上过于依赖手工方式，在档案查找方面效率低；另一方面，出于成本考虑，未配备足够的档案管理硬件设备，档案无资料库房或一房多用，极易导致文书档案出现积灰、霉变、虫蛀等问题，损害档案的完整性。

3）工作人员专业素养有待提升。医院的各项基础管理工作及主要的医疗服务工作需要大量的专业人才作支撑，如人才专业能力不强，极易导致医院相关工作裹足不前。受传统思维影响，医院一般配置专业能力较强的医护人员，在基础管理，如文书档案管理方面主要采用行政人员兼任的方法，因其缺乏专业的文书档案管理水平，会对医院办公室文书档案的管理及利用施加不利影响。在文书档案管理人员的专业技能培训上缺失或走形式，导致医院文书档案管理人员的专业水平不高。例如，一些从事文书档案管理的人员责任意识淡薄，在收集及保存文书档案时出现案卷遗漏或装订不齐等问题，对文书档案的查阅使用及电子化转换增添了难度。

3 医院办公室文书与文书档案管理策略

1）加强对医院办公室文书档案管理工作的重视。医院管理者应充分重视，给予医院办公室文书档案管理人力、物力及财力上的倾斜[3]。首先，在医院内部营造文书档案全员管理意识，自觉将科室内的有用信息及资料整理归类，然后及时交由办公室文书档案管理人员进行入档储存。为有效增强医院各科室文书档案管理的意识，医院可以开展档案管理的相关知识讲座。其次，设置用于医院办公室文书档案管理的专项资金，用于购置及更新文书档案管理设施。特别是随着信息化时代的到来，除了不常用的文书档案进行专门存放保管外，一些可用于医疗辅助服务及医疗科研攻关的文书档案应采用信息化手段进行录入转存，如此一方面提高医院文书档案管理效率，另一方面避免纸质文书档案因保存期限过长而出现内容模糊或缺失问题，确保医院档案资料安全。在日常管理中采用PDCA循环理论，使文书档案管理工作能够覆盖档案产生直至高效利用的各个环节。

2）完善医院办公室文书档案管理规范制度。医院办公室文书档案管理要实现常态化，还要围绕文书档案管理工作的核心，即文书档案管理规范制度建设进行持续完善。这一环节要把握如下几点：第一，规范医院办公室文书档案管理流程。针对待入档的文书档案，应严格进行筛选、复查、核实，将医疗档案与普通文书档案分类存放，重点做好医疗档案的检查，对档案名称、目录、事件、签字确认等内容做好把关及确认。第二，建立文书档案全过程审核制度。主要是文书档案从收集、整理、归档、借阅、电子化转录等过程要严格遵守档案管理规章制度，相关手续要符合规定，避免档案因人为因素而遭损坏。第三，制定医院办公室文书档案信息化管理规定。主要是对文书档案计算机系统的访问权限进行限制，降低无关人员恶意操作概率。第四，设置专门的医院文化档案库房，做好防灰、防虫、防潮等措施。

3）普及应用现代化文书档案管理技术手段。医院办公室文书档案管理工作应做到与时俱进，大力推进文书档案信息化管理进程[4]。一方面，文书档案的纸质化媒介存储方式受保存环境影响，在重要的医疗资料档案管理中对周边环境的温湿度要求较高，还要进行必要的防腐及防虫处理，如此会加大文书档案设施投入及维保的资金投入。为此，借助信息技术手段，将医院文书档案管理与信息化相结合，能够有效避免纸质档案管理的诸多弊端。在实施中，注重以下几点：首先，使用档案管理系统收集、整理及储存医院档案数据信息资料，做好档案录入精度的控制。其次，构建医院办公室文书档案信息化共享机制。在此环节要注意采取防黑客、防恶意攻击、防无权限操作等保护措施。第三，纸质的较为珍贵的医疗资料应单独保存在档案库房中，为避免资料受损，可以对其进行拍照，然后保存于加密文件夹中，实行信息化及人工双重管理模式。

4）提高医院办公室文书档案管理工作人员职业素养。一是在医院内营造全员文书档案管理的氛围，压实文书档案管理工作人员的岗位职责，转变档案管理人员的观念，紧跟时代发展，不断提高自身职业素养。二是由医院定期组织开展文书档案工作及管理人员专项培训，提高档案管理技能水平。三是引入优秀档案管理人才，保障文书档案管理人才的工资待遇及福利，加快文书档案管理人员队伍的更新换代。四是重视医院办公室文书档案管理人员专业技能强化，定期选派管理人员外出进修学习，掌握医院文书档案管理先进理论及实操做法，提高职业素养。