兼职档案人员队伍现状及加强建设措施

周思施

（四川省达州市中心医院，四川 达州 635000）

1 兼职档案人员队伍现状

综观目前各单位兼职档案工作人员情况的现状，存在以下几个方面问题：

一是兼职档案人员的档案专业知识欠缺。由于各部门归档工作只是一项兼职工作，各单位在招聘工作人员时不会考虑录用档案专业毕业人员，这样就造成了各部门归档工作都是由非档案专业人员完成，从档案的组卷到每一份文件正文和底稿的放置等档案工作的基础知识都需要从头学起，给档案归档工作带来一定困难。由于兼职档案人员并未接收过专业的培训，且缺乏足够的档案管理经验，对于档案管理内容及流程一知半解，使得很多兼职人员不了解相关法律法规，在进行文件资料的收集整理工作时存在资料收集不全、文档整理不当等 情况。

二是兼职档案人员的流动性大。各部门归档工作一般都是分配给年轻的同志或新录用人员，而这些人员正是每个单位中极不稳定的人群。从他们个人发展的角度来看，面对人才流动、竟争激烈的现代化社会，他们已经打破了一职定终身的传统观念，随时存在着调动、辞职的隐患，这样给归档工作的稳定性和持续性带来了一定的问题。除此之外，有些科室领导忽略了档案管理工作的重要性，并未将档案整理工作融入科室发展规划中，使得兼职档案管理人员没有意识到自我价值，久而久之也会在心理上产生较大落差及强烈自卑感，进而严重制约了兼职档案人员的工作积极性与工作热情，无法沉下心来从事本职工作，这也在一定层面上增加了兼职档案管理队伍的人员流动。

三是归档工作岗位职能分配不稳定性。近年来，随着机构改革、人员变更工作的不断推进，工作岗位职能分配也在不断的调整，鉴于归档工作是每个部门的兼职工作，这种职能分配的不稳定性极为明显。这次改革归档工作职能分配在某人身上，下次调整，很可能就会变换到其他人，这种职能分配的不稳定性随时都会影响着归档工作的顺利开展。与此同时，由于兼职档案管理队伍人员流动性大，不利于档案管理工作的统筹规划，且兼职人员除了负责档案整理工作外还需要肩负起其他岗位的基础工作，因此常常会遇到顾此失彼的不良情况，这也在一定层面上增加了兼职档案管理工作难度。

针对兼职档案人员队伍中存在的种种状况，这些问题的存在既是不可避免的也是无法回避的。作为档案管理部门要高度重视这支队伍的建设问题，抓问题从源头抓起，才能以不变应万变，使档案工作从第一步开始就做到标准化、规范化。

2 加强兼职档案人员队伍建设措施

专业、稳定的档案管理队伍是确保企事业单位档案管理工作得以高效进行的基础所在，也在一定层面上推动了企事业单位的可持续发展。相对固定的兼职档案人员不仅能够准确掌控档案管理工作走向，还能确保文档资料得以全面、系统的保存下来。因此企事业单位需要结合自身发展实际情况加强兼职档案人员队伍建设与管理，为了保障档案管理工作的高效性、系统性，本文建议从以下几个方面着手。

一是要确定各部门负责档案工作的人员名单，建立起一支归档人员队伍。各单位归档人员都分散在各个部门，从组织结构上来看，不可能集中管理，并且归档工作只是他们专职工作中占据比例很小的一部分，因此他们对这项工作的重视程度不够，档案工作意识比较淡薄。各部门领导还需要根据部门档案管理情况做好组织制度建立工作，确定归档人员名单后，做到职责明确，责任警醒，确保岗位职责落实到位，并根据自身情况为兼职档案管理人员的日常工作提供助力支持。只有从根本上确保企事业单位档案管理队伍稳定性，才能确保档案管理作用真正的发挥出来。

二是要加强归档工作人员档案专业知识培训，坚持常抓不懈。针对归档工作人员都不是科班出身的问题，定期组织档案专业知识培训极为重要，无论是基础理论知识还是档案管理技巧都需要经过多次的培训讲解，并且还需要为兼职人员提供理论联系实际的学习机会。为了确保兼职档案人员得到系统培训，企事业单位相关部门需要将培训学习计划围绕档案立卷、归档范围和保管期限的界定等档案工作基本知识展开，让兼职档案人员对档案工作有一个全面的了解，以此确保文献资料归档工作的顺利开展。针对归档工作人员不稳定性问题，档案专业知识培训不仅要定期，更要坚持不懈，要根据归档工作人员的变动情况，随时开展培训工作，以便归档工作衔接及时，避免归档案卷不规范现象的发生。与此同时，企事业单位还可以将“档案管理队伍稳定性”作为衡量各部门人员管理能力的考核指标，并通过季度、半年度或年度考核的方式将其与企事业单位的经营管理效益联系起来，以便合理控制兼职档案管理人员的流动性。

三是要关注归档人员变动情况，及时调整更新归档人员名单。负责归档工作人员的变动，主要有两种情况：从个人角度看，由于工作单位调动或外出学习等原因，造成某部门归档人员空缺；从单位角度看，由于进行机构改革，撤销、合并及新建部门的调整，归档工作人员随时都在变动。档案管理部门要根据不同情况的变化，及时调整和补充各部门负责归档工作的人员，这样以不变应万变，在不稳定的因素中寻求稳定，才能避免归档人员队伍中出现断档现象。企事业单位还需安排专职人员对兼职人员动情况进行实时监督与管理，一旦发现断档问题时，需要加强文件档案的日常交接与管理。

3 结语

随着社会大环境的改变，各大企事业单位逐渐意识到档案管理工作的重要性，并逐渐增加了档案管理工作内容及难度，为了缩减人力成本，很多单位部门开始聘用兼职人员辅助专职档案人员完成文件资料的整理工作。为了确保档案管理工作质量与效率，企事业单位需要做好兼职档案队伍的人员管理工作，加强兼职档案人员队伍建设，是一项长期的而又细致的工作，只要我们有恒心、有耐心，坚持不懈，及时调整，就能保持兼职人员队伍经久不衰，为档案工作的规范化、标准化奠定坚实的基础。