新时期下如何做好医院人事档案管理工作

郑 峰

（山西省忻州市人民医院，山西 忻州 034000）

借助于档案，可以快速了解一个人的工作经历和专业水平，有助于实现人力资源的合理配置。社会主义市场经济快速发展下，社会环境发生改变，人们对于医院的期望值越来越高，这种背景下，医院顺应时代潮流进行各部门的改革创新，其中，人事档案管理部门进行了相应调整，这对于医院的可持续发展是非常重要的。本文主要研究了如何更好实现医院人事档案管理工作。

1 医院人事档案管理工作存在问题

1）专业素质不足。档案对于个人发展是非常重要的，因此，档案管理人员应该具备专业的知识技能，减少错误，提升档案管理的效率。在实际情况中，医院对于档案管理部门的重视程度不高，资金投入少，档案管理人员主要由其他部门调任，个人专业素质难以达到档案管理的要求，在实际管理工作中，出现了很多错误，甚至出现档案丢失的情况，对相关人员带来了不可估量的损失；工作人员敷衍了事，不进行探索创新，浪费了海量数据，信息利用率较低。

2）档案管理制度不完善。经济飞速发展下，市场对于专业人才的需求越来越高，人才竞争加剧，医院中人员流动较为频繁，这增加了档案管理的工作量和难度，原有的档案管理模式已经无法满足实际需要，同时，没有建立档案管理制度，各环节工作标准不统一，错误频出，提升了信息处理的难度，在某种程度上制约着医院的健康 发展。

3）管理方法落后。许多医院的档案管理制度照搬其他部门，忽视了差异性，工作效率低，档案管理方法适用于纸质档案，制约了信息化技术的发展，在存储与调动中，工作量较大，容易出现磨损、遗漏等现象，降低了信息的完整性、准确性，另一方面，旧模式中有许多不必要开支，增加了医院的财政负担，工作人员习惯于原有的模式，无法及时完成档案的管理与利用，不利于后续工作的开展。

4）档案真实性与完整性不足。档案管理工作的一个重点内容就是工作人员对档案进行分析整理，完成人员信息的收集，由于档案数量多、内容广等因素的影响，档案的真实性与完整性不足。人员档案信息没有统一标准，存在许多不必要内容，无法从档案中快速得到所需信息。

2 医院人事档案管理工作如何进一步提升

1）树立正确的档案管理意识。为了提升人事档案管理工作的效率，需要普及相关概念，让工作人员明白档案管理的重要性与必要性。人事档案管理工作对于医院整体工作的开展一定的影响，医院管理层需要重视档案管理工作，设置规范化的任职标准，以此提高整体的专业水平，加强既有人员的培训，学习先进的管理制度，实现规范化管理，同时，为其他部门的医务人员普及档案管理的相关概念，树立正确的观念，有助于他们积极配合档案管理人员的工作，降低工作难度。

2）引进信息化技术。经济飞速发展下，科技创新也有了进步，影响了人们的生产生活方式。为了提高医院的人事档案管理水平，需要积极引进信息化技术，购买或研发档案处理的软件和信息处理系统，建立健全人力资源管理体系，设置访问权限，提高重要信息的安全性和保密度，建立数据库，及时对信息进行收集，提高信息检索的速度，使档案管理工作的质量和效率得到快速提升。实现纸质化到数字化的转变，降低档案磨损、遗失等问题的影响，实现无纸化办公，既减少了工作量，也有利于环保事业；硬盘、云盘等可以重复利用，减少不必要的支出；医院要购买相关设备，并及时更新换代，建立现代化机房，保证数据存储安全，为人事档案管理效率的提升创造 条件。

3）规范化档案收集整体等工作。人事档案可以展示个人在不同时期内的各种经历，有助于领导者做出客观评价，实现人力资源的科学配置，因此，可以建立档案搜集制度，对个人提供的档案作出要求，即：档案内容符合实际需要，记载信息详细且准确，不同部门有不同的侧重点。在档案整理过程中，需要仔细甄别，确保信息的完整性与准确性，退回不必要的材料，减少工作量；对于不符合要求的资料，限期修改，再进行归档。定期开展档案的核对检查工作，提高信息的准确性，减少工作失误，离职人员可以检查档案内容，确保无遗漏、错误，若存在问题，追究相关责任人。

4）加强制度建设提升管理水平。建立健全档案管理制度，如监督、考核等，可以为管理工作的开展提供依据。对管理制度的落实情况进行定期不定期抽查，端正员工态度，加强上下级、平级之间的监督，有助于提高工作效率；定期考核相关知识技能，督促员工不间断学习，提高个人素养，积极投入工作；自上到下明确工作范围和职责，实施终生追责制，提升档案管理的有效性。

医院需要重视档案管理工作，发挥它的积极作用。医院管理层需要了解人事档案管理的重要性，学习先进的管理经验，结合医院实际情况进行改革，建立专门的人事档案管理部门，选择专业性人才进行部门工作的管理，对部门领导者进行定期考察，使他们的管理理念不落伍于时代。

3 医院人事档案管理人员培养创新意识探索

大部分医院中，人事档案管理人员的专业素质和道德修养不符合要求，无法高质量完成工作任务。为了更好地完成档案管理工作，医院要改变现有的工作思路，积极主动地参与档案管理工作的改革，实现规范化管理，提高工作人员的专业素养，着重培养员工的创新意识。增加员工福利，引进专业型人才，对于现有工作人员定期开展培训，或者邀请专家学者讲座，改变员工的传统认知，完成相关培训后进行考核，对于达标的人员进行物质奖励，形成良性竞争，激发学习积极性，有助于他们及时了解、学习先进的专业知识，从而提高整体的专业水平；档案管理部门要加强与其他部门的沟通合作，积极配合档案管理人员的工作，降低工作难度，提高档案信息的准确性；合理调配人力资源，建立健全晋升制度，唯才是举，竞争上岗，提高档案管理部门领导者的能力，有利于帮助档案管理部门树立正确的方向，转变工作作风。

提升工作人员的思想道德素质。在提高专业知识水平的过程中，需要帮助员工树立正确积极的世界观、人生观、价值观，爱岗敬业，坚守政治立场，维护集体利益。

4 结束语

综上所述，做好医院人事档案管理工作，不仅能提高工作人员的专业素养，也能提高信息资源的利用率，提高整体的工作质量和工作效率，有助于医院实现高效管理。本文研究了新时期下如何做好医院人事档案管理工作，指出传统工作模式下档案管理的问题，提出针对性意见，并探讨了如何培养档案管理人员的创新意识，为实现医院档案管理部门的改革创新提供理论支持。