浅析档案管理的基本策略

朱秋菊

（黄石市国土整治办公室，湖北 黄石 435000）

1 引言

自然资源档案是自然资源相关部门在实际工作中形成的具有重要保存价值的实体资源，包括文书档案、图表档案和音像档案等多种形式，做好自然资源档案管理，对于加强国土空间管理、生态环境保护、生态修复、自然资源规划等都有重要作用。传统区域自然资源档案管理模式无法整合档案资源，虽然2019年机构改革对自然资源相关部门进行了整合，但是依然没有摆脱自然资源档案区域管理的现状。在资源共享背景下强调自然资源档案管理和档案利用，是做好新时代档案管理、推动生态文明建设的重要手段和必经途径。

2 档案管理目前存在的一些问题

1）标准缺失。档案管理工作需要依据一定的标准，才能够统一整理、处理各项档案信息，确保档案管理工作有序开展。但从实际情况来看，机构改革前各部门都有各自的档案管理模式，导致机构改革后档案员在日常档案管理时无法依据明确的档案标准处理各项问题，档案管理工作存在各异。因此应加强档案管理工作标准化建设，设置档案管理工作标准，让数据资源在转化、传输过程中更加真实、可靠，提升档案管理信息化管理水平。

2）人员素质。信息时代下，对于档案管理工作提出了更高要求，增加了档案管理人员工作难度。传统档案管理工作中，对于档案管理人员素质要求比较单一，工作人员只要负责建档、调档、信息整理等工作即可。但随着社会变化，面临的竞争日益激烈，档案管理工作也出现了重大变化，档案管理员需要具备档案管理知识、信息化知识和本单位的业务性知识，才能够妥善处理各项信息化档案管理工作，并将档案管理信息整理成单位管理意见，为领导提供决策依据。但由于信息化管理资源投入不到位，导致档案管理人员得不到有效培养与训练，档案管理人员素质提升缓慢，无法满足当下工作需求，使档案管理工作难以得到实效应用。

3）体系问题。信息化档案管理工作不只需要使用档案管理系统软件、电子计算机就完成信息化建设工作，还包括数据收集、数据库建设等工作内容，需要多个部门配合。在开展档案管理时要构建科学的档案管理体系，才能够促使其档案管理工作从低阶到高阶发展，推动档案管理工作信息化改革。只有完善档案管理体系，才有可能进一步推动档案管理的高速发展，为档案的高效应用奠定基础。

3 档案管理的基本策略

1）多举措推动数字化建设。档案是自然资源、生态修复和人类生态活动的真实记录，在资源共享视域下做好自然资源档案数字化管理，对于推动社会经济发展、维护社会生态、提高自然资源治理体系和环境治理现代化建设具有重要的意义。资源共享视域下做好自然资源档案数字化管理，需要从自然资源档案数字化和共享两个层面入手，具体实施策略如下。不断增强自然资源档案管理能力。就网络控制下的自然资源数字化档案管理系统来讲，必须通过数字化建设推动自然资源档案共享性发展。自然资源内部档案管理层面，建议全面推动信息化向数字化转型。在档案管理中积极开展多举措推动数字化建设，可以为档案的数字化发展奠定基础。同时，增强档案管理可靠性。加强自然资源档案管理所具备的可靠性，需要结合相关标准严格要求硬件的组成以及磁盘阵列产品的结构，夯实数字化档案管理系统功能更新的基础。同时，磁盘阵列需要多元化保护级别，确保系统功能，让数字化档案管理系统相关数据拥有安全性基础。全面贯彻落实国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合自然资源档案管理部门实际工作，强化档案信息化管理逆向思维，协同档案利用需求思维，制定自然资源档案管理部门信息化材料归档范围和档案保管的具体实现要求，增强档案管理的规范化水平，做到“应收尽收、应归尽归”。

2）建立健全数字信息系统。通过自然资源数字化处理的档案，重要的是加强档案管理。建议购买自然资源档案相关档案管理软件，实现自然资源档案内部授权，对接各部门发展端口实现网络化管理。自然资源档案各部门的档案信息可以自行录入系统，档案管理部门可以进行有效的归档，提高档案管理工作效率。根据生活习惯，加强自然资源档案管理部门的智能化档案管理APP建设，自然资源档案管理相关人员可以有效利用APP查阅和利用档案，实现自然资源档案管理和利用效率最大化。通过信息化系统建设，为自然资源档案管理系统运行提供可靠性、安全性的保障。自然资源档案系统有着极为严格的硬件要求，需要能够热插拔的硬件以便保障系统应用的连续性。档案管理人员应该积极建立健全信息系统，为档案管理的进一步发展奠定基础。工作人员要充分意识到档案工作是一份基础性的服务工作，要意识到档案工作的重要地位。工作人员要培养爱岗敬业和乐于奉献的精神，在工作中善于发现问题并积极解决问题，日常工作中习惯总结经验教训。充分意识到档案管理工作不仅仅是记录和整理材料，而是利用计算机和网络使工作规范化、程序化和高效化。合理运用数字技术，实现自然资源档案管理虚拟动态演示。档案管理数字技术具备明显的交互性，推动档案管理数字技术有效运用，可从自然资源档案管理需求者角度自动调整档案管理方向。对档案管理现代化来讲，这种虚拟的技术可以实现档案管理内部结构关系、外部模拟结构和需求模型虚拟，借助3D环境光源模拟系统打造立体化的档案管理格局。

3）高效获取档案数据资源。自然资源档案数字化管理涉及大量信息设备的使用，包含各类区域网络、硬件设备及软件等，所以自然资源档案管理需完善数字化档案管理配置，并重视自然资源数据库管理，从而推动区域档案资源共享，为区域生态建设和资源发展贡献力量。要推动区域档案资源共享，必须做好自然资源档案管理基础数据采集，主要包括自然资源档案管理历史数据、管理需求、管理发展趋势等，为确保自然资源基础数据的真实性和可靠性全面发力。一是有针对性地开展自然资源档案管理调研。通过实地调研自然资源档案管理对象的方式掌握基层档案需求数据资源，获取有效的自然资源档案管理基础数据。二是利用现代技术梳理档案自然资源历史管理数据。通过查找、数据浏览等方式，了解自然资源档案管理历史记录，明确区域自然资源共享方向。三是利用自然资源档案数据系统进行综合测量，对获得的自然资源档案管理基础数据进行综合汇总。最后利用大数据技术处理自然资源档案管理数据，做好档案管理数据归类处理，为档案共享奠定基础。

4 结束语

信息时代下，自然资源档案共享成为档案管理的必然趋势，自然资源档案管理者应当深入认识档案管理共享、档案数字化建设的必要性。健全自然资源数字化档案管理基础配置，将现代化数字技术运用到自然资源档案管理工作中，实现信息技术与档案管理的深度融合，同时将数字技术与自然资源档案个性化服务有机结合。望举措能提升自然资源档案管理效率，满足社会对档案利用的需求。