关于建设工程监理档案常见问题及应对策略分析

2020-02-25常睿

卷宗 2020年30期

常睿

（河南兴平工程管理有限公司，河南平顶山 467000）

1 工程监理档案管理现状

由于城市建设的飞速发展，人们生活水平的提升，对居住环境以及相应的条件也提出了新的要求。工程监理档案记录城市发展的历程，与群众生活关系紧密。近年来，社会对工程监理档案的需求开始发展变化。第一，充分发掘工程监理档案价值的单位不断增加，档案的应用范围不断扩大，导致同一份档案的申请查阅率不断提升，时间上非常紧迫。第二，由于政府部门的引导工作，城市建设的进程不断加快，因此上级部门、专业部门以及公检法部门对工程监理档案的利用率也不断提升。

但在实际工作中由于多种因素的影响，档案的查询速度受限，并且查询人员由于对工程监理档案馆的认识不够准确，导致在查询过程中各个部门之间存在相互推诿、不负责任的现象，对于当前的制度意见较大。另一方面，由于档案馆免费提供复印服务，因此大部分公司和业务本来只需要复印其中几张就能完成任务，却要求整份档案的复印，这种工作方式不仅造成资源的浪费，同时也加大了档案管理工作人员的工作量，降低了工作效率。

2 建设工程监理档案管理问题

1）对监理档案管理工作的重要性认识不足。部分建设工程的领导层对监理档案管理的认识不够全面，简单的认为只是重复性的文件处理工作，技术含量较低，导致工作人员在开展工作的过程中积极性不高。甚至档案馆等重要场所存在一定的安全隐患，档案信息的保密性也不强，严重影响工作质量。

第一，部分建设工程对档案收集范围认识不清楚，建设工程在开展工作的过程中对建设工程的数据信息收集不及时，导致对建设工程的综合性评价不够准确，严重影响了监理档案信息的完整性。第二，在整理过程中存在问题。部分建设工程对档案管理工作缺乏有效约束，导致档案的隐私性不受重视，档案随便外借等情况时有发生。第三，档案的保存不够规范，部分建设工程档案存在的位置本身存在一定的安全隐患，保存管理人员没有落实定人定岗，责任机制不健全，严重降低了管理水平。

2）信息化管理水平较低。对于监理档案管理工作而言，建设工程的增多，档案数量和档案中的信息数据量都会大幅度增加，这种局面的出现为监理档案管理工作带来一定挑战。但部分建设工程管理者没有意识到管理工作中采取计算机技术和数字化技术的必要性，在管理工作的开展过程中依然局限于人工的工作方式，加上领导人员的重视程度不足，在硬件设备、技术转型以及管理创新方面难以跟上时代变化，影响信息的安全性，监理档案面临的风险进一步加大。

就目前而言，由于科技发展，信息化时代已经来临，多数人开始使用计算机设备和网络技术对信息进行管理。但大部分建设工程存在着一个严重的问题就是应用计算机管理的人才相对较少，导致档案管理模式依然非常落后，严重影响了工作效率的提升。并且传统的管理模式，数据丢失，信息不全等现象更为严重，不利于档案信息的长久保存。建设工程监理档案管理工作有时会将档案数据简单放置在办公室，忽视了存放的安全性，并且档案容易在这种情况下出现潮湿、污损等问题，严重影响后期的查阅。

3）档案管理人员素质低。法制不健全导致建设工程监理档案管理从业人员不重视，制度缺乏标准性，不能全面系统对监理档案管理形成有效约束，导致在执行过程中存在问题，并且工作人员没有意识到自身工作的重要性，执法内容不够明确，难以形成长效的监督管理机制，档案所有者的合法权益得不到有效保障。

当前，建设工程的监理档案管理工作分工不够明确，通常负责管理的文秘人员没有做到定人定岗，导致相关的员工都具备管理监理档案的权利，相互之间各自为政，对于廉政建设而言，产生较大的阻碍。此外，相关监理档案管理人员专业素养不过关，直接影响到管理质量。

3 建设工程监理档案管理优化措施

1）结合法律法规，降低查询门槛。在对监理档案进行查询时，查阅人需要具备一定的条件，只有符合条件要求的查阅人才能有权进行档案查询，虽然这在一定程度上确保监理档案资料的安全性。但这种条件同时也限制在一定程度上也会影响了监理档案的利用率。因此在查询过程中，需要结合实际情况对查询的门槛进行适当调整，从而更好地为人民群众和事业单位提供相应的查询服务，尽最大程度提升档案的利用效率。对于具有加密性质的文件应该注重日常工作中的管理，结合不同的用途，可采用提前申请的方式对查阅的范围和人员进行检查和限制，既要保证档案的利用率，也要保护材料本身的安全性和保密性。

2）加快纸质化向数字化的转变。传统的监理档案的管理都采用纸质化管理的模式，这种类型的方案虽然是经过工作人员一笔一划详细记录而来，但其不仅不利于保存，而且及容易造成损坏和丢失，并且在查阅过程中效率低下，几乎都属于孤本。随着计算机网络技术的发展，档案管理部门可以通过建立数据库的方式，将公共设备、机要建筑等资料划根据不同用途分设限制级别，对查阅者进行选择性开放，从而保证部分群体的查阅效率。同时可以利用计算机对传统的纸质文件进行数字化存储，在进一步提升工作效率的前提下，还能方便查阅者检索，为用户带来更多的体验和便利，同时在归纳整理以及统一化处理的过程中，还能帮助工作人员减少工作量，提升工作人员的工作效率和精细化程度。

3）建立健全监理档案综合管理系统。为加快大数据时代管理模式的转型，企业需要做好以下几个方面的工作：第一，加强硬件的建设，传统的管理模式在效率上表现出明显的滞后性，在大数据时代应该充分借助计算机技术和网络信息技术为管理提供便利。

纸质档案数字化只是提升档案查询和利用效率的开始，通过将纸质档案数据转化为庞大的电子数据，为的是今后的开发利用。因此通过建立健全监理档案综合管理系统，可以充分利用计算机技术和网络技术的优势拓展监理档案管理的功能。并通过设定计算机局域网的方式，结合业务流程，对档案馆内的管理权限进行分配设置，从而逐渐实现监理档案的自动化管理。在健全监理档案综合管理系统的过程中，需要保证以下功能的完善：系统用户信息管理模块、监理档案管理权限配置管理模块、档案业务办理流程模块、数据库资料管理模块、意见更新模块等。不同的模块需要在实际工作中发挥不同的作用，具体包括档案接收、馆藏档案电子目录实时查询、电子档案扫描件查看、错误信息修改提交等方面。另外一方面，通过将纸质版转化为电子版不仅提升了效率，还能有效节约能源。