档案管理在学校工作中的重要作用

马建国

（青岛电子学校，山东 青岛 266071）

对于高等教育机构的学生来说，档案是反映他们学习成绩、思想和身体状况的有效反映，一般来说，可靠性较强，以及大学学生档案还具有法律价值。在完成学业后，企业的招聘工作人员将每年查阅学生的档案资料作为参考，因此学生档案对学生特别重要，对于公司和高等教育机构来说也很重要。因此，高等教育机构也在档案管理方面发挥重要作用，在档案管理人员这一层面上，需要保障档案资料的准确性和真实性。在这方面，国家教育局于2008年制定了一系列管理方法，详细说明了某些档案的管理方法，这表明了国家对学生档案管理的重视[1]。

研究如何实现高等教育机构的档案价值不仅是档案价值理论一个重要的组成部分，也具有丰富和完善中国特色档案理论体系的作用。长期以来，对档案价值理论的研究已成为一个热点，但对档案价值观念的重视程度更高，而实现档案价值的问题没有得到充分的注意。研究实现高等教育机构的档案价值是对实现档案价值观理论的补充，这不仅有助于更好地指导高等教育机构的工作，而且也有助于提高教学质量，有助于实现我国所有文化事业机构的档案价值。高等教育机构的档案价值的提高是一个动态的，深刻的，多方面的实践活动，通过研究典型的高等院校代表行业的档案管理作用的特点和条件，进一步研究这一领域档案价值理论。

1 学校档案管理工作概述

《高等学校档案管理办法》明确指出，我国各级教育行政部门对行政领域内高校档案的管理负有主要责任，各级人民政府档案管理部门，主要对高校档案管理工作业务进行指导、监督和检查。高校档案管理是高校的重要基本工作，学校应加强管理，并将其纳入学校总体发展计划。高校档案管理是一个统一的规划和管理大学的档案管理工作，包括机构建设，决策，规范功能，人力和物力资源等等，档案管理机构对档案的收集，处理，识别，发现，使用等。高等教育机构的档案管理通常是档案管或档案室，负责管理高等教育机构的档案，协助各部门相关人员做好本部门资料的归档工作。档案管理机构对档案价值进行评估后，按规定进行管理，为部门、师生和社会提供档案服务。

2 档案管理在学校工作中的重要作用

1）高校档案工作是高校管理活动的组成部分。第一，学校档案的内容是学校发展过程中的教学，研究，管理等方面的历史记录，在自身的发展过程中形成的，这些来源主要是学校机关部门，教育单位，教师和学生，学校员工以及少量的档案来源于高等管理机构和其他社会机构，但在内容上是一致的，围绕着学校自身的发展，收集和征集材料。档案的内容和来源决定了大学档案的价值，以实现一个基于大学本身的主要目标，满足自己的需要。第二，高等院校的档案馆是学校的内部机构，而学校的其他部门则履行管理职能。高等院校档案馆的人员配置，设备资金等等，由学校自己分配，不是一个共同的机构，因此，在服从高等教育机构档案的前提下，还决定高等教育机构的档案价值应该建立在本校自身的发展上[2]。

2）学校档案工作服从服务于学校中心工作。从高等教育机构档案馆的工作和高等教育机构的工作之间的联系来看，档案管理工作服从服务于学校中心工作，为学校提供必要的教学信息，关于科研、管理和其他活动的资料。然而，在某些领域，高校档案管理也可以发挥关键作用，因为高校档案管理是高校文件管理的一个重要组成部分，在高等教育机构的知识信息能力和确认信息的能力方面起着重要作用。在短期内，高等教育机构档案管理将为高等教育机构当前的活动服务，充分利用档案的社会和经济优势，在长期发展中，高等院校档案具有巨大的潜力，具有历史意义，通过发展档案工作实现在教育、研究、学校管理、文化建设和其他工作方面的价值。

2 优化学校档案管理工作的具体措施

1）加强档案管理信息化建设。结合各行各业计算机的广泛传播和应用，学校招生和毕业等环节都使用信息模型，这也为建立和扩大电子档案奠定了良好基础。档案管理员应遵守客观事实，充分利用现代科技技术，如电子计算机，进行更有序的学生档案规划，建立档案管理网络模型。

结合各大高校招生档案信息化建设水平，高校可以根据自身实际情况与资金投入从实际出发，充分利用现有设备，按照“逐步发展”的原则进行设备的合理购置与替换[3]，包括数据库服务器、路由器、图文影像扫描设备、存储设备等；高校档案室也可以参考社会上的档案馆进行一定程度上的改造针对校外提供有偿服务，依据相关规定和收费标准，收取一定的查询手续费和工本费，做到一定程度上的自主创收，不完全依靠高校拨款。

在软件上选择合适的第三方软件开发公司，选择软件开发公司时要进行详细的调查，充分的沟通与试用，保证软件能够合理兼容现有的设备以及能够匹配使用者的需求，并且在后续的使用中软件能够获得及时的更新与维护。或者直接使用市面上现有较为完备的档案管理系统确保能和使用同样档案管理系统的高校进行信息上的共享，也能定期的获得更新和维护服务并不需要自身多加担心。

2）加大人员培训力度。青岛高校想要成功进行档案信息化建设必须重视人才的培养，拥有档案学专业的高校可以依托自身优势对学校档案管理人员进行专业知识的培养，根据经验优化机构组成，达到专业化档案人员应有的水平。面对档案信息化建设的潮流对于档案管理人员的培养也应该与时俱进，针对信息化建设中传统档案人员所表现出的问题加强，项目管理知识、软件开发知识以及信息系统集成知识的培养，使得档案人员成为掌握多种技能的跨学科人才。其他高校需要培养专职的档案管理人员，扭转档案管理人员可以随便任用的固有印象，给档案信息化建设工作配备专业的人才并且对校内已有的档案管理人员进行档案管理知识、现代化信息技术、档案专业知识等的培训达到专业水平，从而提高高校档案信息化建设中专业人才的比例以确保档案信息化工作顺利进行。

3 结语

因此，学校档案的管理工作与学校的建设和发展密切相关。在新时期，由于在学校的综合管理中广泛利用档案资源，学校档案管理人员还必须认识到自身档案管理的重要性，积极学习相关的管理措施，希望在档案管理方面逐步改善目前的状况，促进逐步改善档案管理，为全面优化学校档案管理提供良好的支持和经验教训，新阶段希望学校档案综合管理工作顺利推进，为学校的稳定发展创造有利的环境。