助推“双一流”发展的高校档案管理工作新思路

2020-02-25徐璟亮

卷宗 2020年30期

徐璟亮

（华中科技大学档案馆，湖北武汉 430000）

高校档案工作是学校重要的基础工作之一，既承担着以档存史的任务，也承担着以档资政、以档育人、学校发展、师生发展和校友发展的任务，它在学校工作中的作用日益重要。正如习近平总书记所说：“经验得以总结，规律得以认识，各项事业得以发展，都离不开档案。”创新代表着一个国家上进的精神，是国家繁荣富强不息的能量源泉，要进步就要有创新，档案事业也是如此。高校档案管理唯有不断加强和改进，坚持工作创新，坚持持续发展，才能让高校档案事业跟上信息世界的发展，才能符合社会主义市场制度的需求，才能更加有效地发挥它的职能。

1 改变思维模式，工作观念的创新是必要条件

高等教育发展正面临从规模发展向内涵发展的转变，国家推动一流大学、一流学科建设的决策和推进高校分类发展的指导思想，是新时期高等教育核心发展方向。高校档案管理工作必须建立创新认知，辅以创新行动，才能有新的发展。

1）以档资政，促进学校发展。在新时期历史条件下，高校档案馆不仅仅只是简单汇聚和整理学校档案材料，同时也是学校重要的服务机构、文化中心、研究基地。在高校档案工作中，努力做到各种档案材料全面收集，充实丰富优化档案馆馆藏，这仅仅是迈开了高校档案工作的第一步，在此基础上，深化开发档案利用，充分发挥档案独特的服务，档案创新改革已是迫在眉睫。档案人员要能够从档案资料中发掘出对学校当前工作有指导和借鉴意义的信息，与当前工作有机结合起来，做到以档资政，促进加快学校全面发展。高校应把档案工作纳入各单位年度目标考核体系，每年定期召开档案工作会议，每年评选出优秀档案工作单位和优秀兼职档案员进行表彰，与重点单位可以用工作函形式进行详细沟通等，提高全校各单位的积极性。

2）主动服务全校，强化提前介入。要树立现代化档案管理认知，把档案管理的目标定位在服务和创新。要明确以人为本的中心思想，服务社会用户和学校师生是档案工作的责任。要提高档案馆的责任意识与历史担当，潜心研究开发新措施，多方合作、强强联手开拓新途径，增强档案的现代化管理。针对学校一些重大举措、重大项目，档案工作要主动关注、提前介入，如中央巡视组审核、本科教学工作审核评估、重点学科建设、学位点评估、工程专业认证、大型实验室建设、校庆国庆等大型校园文化活动等，都有大量的档案需要查阅、利用，档案馆要主动为这些工作提供专项档案服务，从而提升自己以档资政的能力和水平。努力实现档案工作重大活动不缺席、重大工程能同步，核心工作能参与，确保档案材料应收尽收。

2 提高档案意识，管理模式的创新是主要根基

管理创新就是要通过现代化管理手段与方法的创新，为高校档案工作的与时俱进创造出新的机遇。高校档案工作是一项关系到每一个单位、每一位师生的基础工作，源于各单位，又服务于各单位，需要学校领导的重视，需要各单位的支持。校领导重视，思想统一，组织机构健全的档案馆才有创新的生命力。旧模式下学校档案室大多归属非单独机构，比如是校办或人事处下的一个科室，其职能只是履行而非参议决议。伴随学校管理体系改革的深入，档案管理工作的分量和重要性日益显现，于是在学校体制改革中，档案馆分离出来变成独立职能部门，为提升高校档案管理改革具备了前提条件。

3 推进科技兴档，数字化模式的创新是重点环节

1）标准规范、整体推进。在档案工作管理创新中，要利用互联网、大数据等先进技术，对档案管理系统加以改造和提升。信息化的高速发展为档案资源科学管理与服务利用提供了新的途径，也迅速推动着档案事业的跨越式成长。档案部门要与时俱进，增加资源投入量，开发先进的硬件设施和配套的档案管理软件，对老旧的档案管理系统进行改造提升，实现档案馆藏的数字化加工，建成规范的数字化档案馆，早日实现电子档案与纸质档案的同步归档、远程查阅，为师生使用档案提供更大的便利。

档案馆要主动参与全校的办公系统电子信息化研发工作，提出档案专业管理方面的需求。数字化档案馆建设经费应该列入学校长期固定的计划范畴，研讨处理档案现代化管理与学校办公自动化的链接之间的不足之处。设备技能现代化迫在眉睫，改变传统手工操作速度慢、效能低的问题，利用互联网等先进技能方法，提升档案管理的现代化科技含量和程度。积极地把档案工作融入学校的中心历程和重要环节中，让学校档案管理进入主要位置，努力实行管理方法形式的社会化和多元化。

2）安全为先，确保保密。保密体制是档案工作里非常关键的环节，互联网时代一定要依据实际状况做到精确拿捏。网络直接传导档案信息的情况下，用户权限必须实行严格管制。严格杜绝影响稳定和安定团结、损害集体利益、涉足个人机密的档案外泄。档案信息与公开发行的图书文献资料不同，网上公开的档案应严格遵循保密原则，不能公开的档案信息要严格界定内、外部使用权限。

4 提升整体品质，现代化服务模式的创新是主流助力

高校档案馆推动服务创新，核心是不断拓展档案的服务面，增强服务的准确性、便捷性。当前，国家不断加大对高等教育的投入，高校与社会各方面的联系日益紧密，并带来高校档案工作的服务面不断扩大。如学校本科教学质量工程项目的建设、科研平台与创新团队的建设、大学科技园的建设、与企业联合开展合作等方面的工作，都比过去更加频繁。这些带有鲜明时代特征和发展趋势的工作，都会产生大量新档案，同时科研师生们也频繁利用档案旧资源，这一部分将成为高校档案馆新时期的新工作亮点。

另外，我国新媒体的主要形式为“两微一端”，即微博、微信、移动客户端，已经成为档案服务社会、服务大众的新形式。档案部门通过文字、图片、声像视频等多种形式，以互联网、微信、微博等平台为媒介，解读制度、发布动态、宣传档案、材料收集等，有效地拓展了档案的服务功能。

5 提倡以人为本，人才资源的创新是基础来源

推动档案工作创新，人才是基础，“双一流”大学尤其要认识到人才资源是第一资源。随着我国高等教育推进世界一流大学和一流学科的“双一流”建设，各高校的办学规模逐步增大，科研水平逐步增强，档案内容逐渐丰富，查询利用率更是大幅提高。档案人不断努力提高服务质量，逐渐得到校领导和全校师生的认可和支持。依据档案的工作特征，积极营造钻研业务、鼓励创新、和谐互助的良好工作氛围。加强内部凝聚力，加强与校内各部门的合作，不断把档案工作推陈出新，整体推进，用优质的服务赢取学校各方面关注与重视。要积极打造一支精通业务、踏实工作、具有改革创新思维的专业人才队伍。