档案馆档案管理现状及发展趋势探讨

刘海红

（江苏省邳州市档案馆，江苏 邳州 221300）

档案馆的工作自始至终都是我国行政单位和事业单位的重要辅助，其自身能够帮助政府管理整理资料和信息，建立起规范化的档案体系，维护社会发展和经济建设的秩序，并给后续的政策制定提供坚实的参考依据。但不可否认的是，在很长一段时间内我国档案馆的管理工作一直都处于较为传统的状态中，并没有及时更新和调整，所以也积累了一些弊端和不足，最终使得档案管理无法跟上社会经济发展的脚步。对此，档案馆必须要对自身的发展现状进行审视和反思。

1 论述档案馆档案管理的发展现状

首先，档案的管理工作具有一定的松散性，不能有效实现集中化处理，负责档案管理的人员在素质上也有待提高，专业化的人才建设十分欠缺。而且，有相当一部分行政单位和事业单位并没有从思想上认识到档案管理的重要性，在具体实践的时候，也仅仅是选择一些较为细心的工作人员负责管理，并没有发挥出专业化人才的作用和价值，也没有建立起专业的管理部门和机构。另外，行政单位和事业单位大多都是把自身的档案分配到不同的部门进行处理，这种分配式的方法虽然可以在一定程度上避免工作量过于集中的问题，但也会导致部门与部门之间出现推诿现象，使得档案管理陷入无序化状态，效率无法提升。而且，一些行政单位和事业单位并没有将档案管理工作作为绩效考核的参考标准，这就无法激发出工作人员的兴趣和积极性。

其次，档案管理工作并没有建立起统一详细的条例和体系。一些行政单位和事业单位，并没有充分分析档案发展的现状，所以在建设管理条例时也忽略了许多细节上的问题，导致体系的设计与实际情况相脱离。再者，不同的行政单位和事业单位都制定了不同的档案管理标准，这就使得单位与单位之间的信息无法沟通和共享，这也降低了档案交流的效率，阻碍了信息化档案馆建设的进程。

2 论述改善档案管理工作的方法和措施

首先，行政单位和事业单位应当推动档案管理工作向着更加专业化和规范化的方向发展，要重点突出档案管理的分工，建立起专业化的档案管理部门，建设相应的档案管理队伍，聘请专业的管理人员，然后明确管理人员的职责和权责范围，确保相关主体的工作能够严格按照自身的规定来进行。同时，档案管理部门应当对自身的工作进行精细化处理，要确保不同的工作都能有专业的人员来负责，只有这样才能真正保证多管齐下，推动各项工作和任务的有序进行。另外，档案管理部门应当建立相应的考核机制，明确工作人员的职责和义务，对工作人员的工作情况进行阶段性考核与评估，并辅之以相应的奖惩制度，对于那些没有及时完成任务的，态度懒惰倦怠，工作质量较差的员工，应当及时予以批评和惩罚。对于那些工作态度认真，且任务完成度高的员工，应当给予物质和精神上的奖励。除此之外，行政单位和事业单位也应当针对档案管理人员进行阶段性的培训和教育，定期召开工作总结会议和座谈会，让过档案管理人员交流自己的工作心得，总结错误经验，为后续的改正奠定基础。

其次，行政单位和事业单位应当完善档案管理的制度，要明确档案管理的基本流程，确保各项工作能够有序开展。而且，档案管理部门也应当加强对自身工作人员的监督和管理，确保基本的制度能够落到实处，提高制度的执行力，确保工作的高效和有效。

3 探讨档案馆档案管理工作的未来发展趋势

首先，档案管理工作会向着更加便捷化的方向发展。近些年来，我国现代化技术的应用和普及，已经极大改变了社会的生产生活方式，并且也调整了群众的思维和理念，在这一基础上架构起了全新的工作机制和体系，所以档案馆的档案管理工作也并不会例外。再加上，现如今，档案馆储存的档案数量呈现出爆发式的增长特点，信息的收集也涉及越来越多的领域，这就大大提高了档案馆工作的难度，也增加了档案管理人员的压力和负担。如果在这种情况下，档案管理人员仍旧沿用传统的人工管理办法，沿用旧有的单一化分级机制，就必然会大大制约信息化的建设步伐，并且也会出现更多的主观性错误。而档案馆为了避免和解决这些问题，就必然会扩大自身的投资规模，在人才和技术的建设上倾注更多的心力，引入更多的信息化技术。而信息化技术的应用，也必然会实现档案管理劳动力的制约，能够降低人才的工作压力，提高管理的速度，并且也可以避免许多主观上的错误。而且，信息化技术的应用，能够把各种各样的海量数据统一归纳到特定的范围内，并对其进行筛选和分类，提取出最为有效的信息，排除干扰信息，建立起相应的数据库，以便管理人员的检阅和搜索，这样不仅可以省略许多繁琐的步骤，同时也能建立起数据备份，避免数据的丢失。以上这些都可以说明，档案管理工作在未来会变得更加便捷和迅速。

其次，档案管理在未来的发展中会显露出更加人性化的特点。笔者在上文中已经提到过，传统的档案管理主要依靠的是人为劳动，需要借助大量的劳动力，来完成琐碎且复杂的数据信息计算，在这种情况下，由于人工疏忽而产生错误的可能性就会更加突出。以档案的归档工作为例，传统的人工归档会受到主观意识的制约，使得归档出现错误，这就影响了后续档案管理人员的查找和翻阅，导致管理人员时常找不到需要的档案，这不仅浪费了更多的时间，同时也会让相关主体耗费更多的精力，去改正以前的错误。但在未来，档案馆会实现科学技术的进步，并且也会借鉴更多先进的国外经验，借鉴同行的理论和教训，让档案管理凸显出人性化的特点，降低归档错误发生的概率，让工作人员能够轻松找到相关档案。同时，档案馆还会在未来建立起更加完善的人才激励制度，让人才能够更加富有激情和活力[1]。

最后，档案管理会向着更加合理化的方向发展。诚然，信息技术的应用的确给档案管理带来了新的生机与活力，也更新了人员的管理方法和管理模式，但信息技术给档案馆带来的影响具有两面性，并不是所有信息化建设都能够适用于档案管理的实际情况。有相当一部分档案馆，并没有及时更新自己的信息系统，这就给外来违法人员的入侵提供了可乘之机，这就会在很大程度上威胁到信息管理的安全性。而且，部分档案馆也没有建立起与自身运行情况相适配的信息系统，这也导致了档案管理会出现水土不服的现象。以上这些都足以说明，档案管理工作人员应当对信息技术进行筛选和整理，立足于档案管理的具体情况，选择更加适合的管理模式和方法，做到优中选优。在未来，档案管理人员还可以依照软件和设备，对不同类型的档案进行归档，把不同的信息分门别类，这样不仅可以实现信息的沟通和共享，同时也可以有效排除干扰信息，让档案馆的发展向着更加有序的方向迈进[2]。

4 结束语

以上，档案管理在当下的发展中，仍旧存在人才缺乏，信息系统建设不完善的问题，这些都会严重制约具体工作的有效进行。正因为如此，对档案管理进行改善和创新才显得更加必要。但值得肯定的是，信息技术和社会发展的支撑都会给档案工作带来新的可能性。本文从便捷化，人性化，合理化这三个角度对档案管理工作的未来发展趋势进行了，整体上符合当下档案管理的现状，具有理论上的合理性与实践上的可行性。