对铁路行业档案管理问题的研究

2020-02-25鲁倩

卷宗 2020年30期

鲁倩

（中国铁路设计集团有限公司，天津 300301）

为保障铁路部门能够更好的工作，为人们提供优质的铁路服务，就需要充分了解当前铁路系统的档案管理问题，讨论与分析问题解决思路，这样才能够服务后续的铁路档案管理工作，同时发挥铁路系统在社会中应体现的作用。

1 现阶段铁路系统档案管理问题

1）缺少足够重视度没有形成档案意识。因为档案工作并不能直接转化为经济收益，所以并没有成为铁路系统安全生产的切入点。很多部门也没有重视铁路档案的管理工作。就科技档案来讲，从文整部门归档时会经常出现缺图、装订不规范的问题，比如某些专业图纸被装订成册导致归档的档案条目无法细化，给查阅和借阅管理带来不便。

2）档案管理能力有限。众所周知，铁路工作十分特殊，铁路部门的档案管理人员频繁调动。不同的档案管理人员有着不同的工作标准、工作习惯[1]。所以管理方法并不合理，甚至不够连续，做不到档案管理统一与规范。况且不少档案工作人员完全是“非相关行业转入”或是“半路子出家”，档案人员不了解专业理论、专业知识，工作能力和责任心有待加强。除此之外，由于铁路行业特点突出，技术专业分工精细、复杂，设计专业之间存在千丝万缕的联系，而科技档案作为实实在在的技术成果，技术领域知识的缺乏构成了科学管理科技档案的“瓶颈”。

3）投入较少缺少保障。软件方面的投入与配备不足。在使用时发现软件存在漏洞，需要及时升级，但显然这方面的工作还需要进一步完善。不少基层单位显然并没有配备专人用于档案的管理工作[2]。不少档案工作人员有着多份任务与工作，缺少时间与精力用于对档案业务展开钻研。

4）数字化水平不足。数字化管理档案的时候，很多单位都会配备扫描仪、打印机、计算机。不过这些单位却没有准备专门的信息管理系统。不少工作人员只是在简单的操作EXCEL表格，简单地检索、输入与输出数据，格局不足。

5）设计人员配合不足。科技档案对项目生产人员完成工作起到关键的参考作用，直接影响生产效率和质量。所以应该对传统模式下手工作业中的不足和弊端进行摒弃，加强自动化和信息建设，让每一个管理环节都得到优化和完善。为了提高每一份科技档案的录入档案系统的效率和准确度，便于扫描归档工作的顺利完成，统一要求设计人员在出图的最后一个环节利用软件生成条形码，与图纸名称一一对应。但是实际工作中条形码的使用合格率没有达到预期效果，于是大大降低了档案管理工作的效率，增加了不必要的成本。

6）归档标准落后。21世纪被称为信息技术的世纪，在这样的背景下，我国铁路项目装备提升、规模巨大，蓬勃发展。尤其是国内出现了大量的高铁项目。不过国内的铁路项目在档案管理中并没有根据时代情况修订新的归档范围、编码方法、执行标准。所以铁路项目中出现的很多新装备、新工艺、新技术缺少充分的资料。编码归档的时候无所适从、无所遵循，出现了比较随意的工作问题，无法保障档案归档质量与完整性。

2 提高铁路系统档案管理有效性的思路和方法

1）提高重视树立意识。对于铁路系统的稳定发展来说，档案工作十分重要，档案管理员肩负着非常重要的职责与任务，如果工作人员具备积极向上的工作意识与责任心，就可以保障工作质量、工作效果。档案人员需要正确评价与认识自己的工作内容、工作需要。虽然档案的管理岗位非常平凡，但责任却不小。认真努力是可以为单位、社会贡献，并体现自我定位意义的[3]。档案部门需要使用知识竞赛、国际档案日一类的活动宣传，让单位中的每一名员工都能够表现出档案意识，为档案工作的有效开展创造良好条件。档案管理部门需要主动和单位沟通，汇报档案工作困境与情况，获得领导对于档案工作的支持与重视。

2）提高档案人员能力与素质。首先必须做好档案工作人员选拔工作，众所周知档案工作机密性、政治性很强。所以档案部门在选人的时候必须选择业务能力强、品德素质好、党性突出的工作人员。其次档案部门需要用实践、外培、自培的方法开展业务，提高档案工作人员能力与业务水平。最后铁路部门工作十分特殊，不同专业之间、专业与档案管理部门、档案部门与文整工厂配合密切，对此有必要加强各部门的横向交流与联系。在取长补短中优化整体管理效果和管理能力。

3）打造数字化档案系统。作为我国基础设施、重要设施，铁路系统为国民经济的发展与建设提供无限的支持，是社会发展的前提条件，也是我国经济系统的命门。在信息技术稳定发展、快速发展的今天，数字化管理势必会成为铁路系统、铁路档案的发展趋势。对此档案管理工作人员必须形成与具备大数据理念，积极转变观念。以提高自身档案业务能力、专业水平为切入点，掌握各种各样的现代设备、现代技术使用条件和方式。并且还要充分满足不同用户的需求，呈现多样化服务能力。铁路部门的档案工作必须将出发点放在安全生产。负责档案管理的工作部门需要时刻互动，了解需求、意见，用创新的管理方法与模式，提高档案的使用质量、利用率。应加强档案保密力度，数字化档案管理是双刃剑。数字化档案除了能够带给工作人员高效、便利的操作条件，同时也会埋下许多安全隐患。所以有必要加大力度，积极推广数字化管理的安全技术，以此保障数字档案有效性、完整性与真实性。

4）建立约束机制。铁路部门在档案管理过程中，需要设定约束机制，从源头切入，确保铁路的档案管理工作能够明确每个人、每个部门的责任和工作内容。铁路需要确定自己的合作关系、合同关系，将铁路项目的各种档案、文件纳入合同管理部分。铁路项目建设系统中，应确定勘察设计、施工、监理等每一个部分的归档数量、内容与时间要求。并且还要设置相应的日常管理、考核、过程检查奖惩体系。各负其责、各司其职，明确标准和目标，减少标准和目标缺失引起的浪费人力与物力，规避各种纠纷。

5）加强源头管理。必须在项目操作前，让档案人员、档案部门提前介入。档案部门如果可以提前介入铁路工程，就能够更好的了解数据，保障数据完整性、资料准确性。提前介入能够完善并制定更合理的档案管理思路和办法，有效落实三步走原则。对于部分档案工作人员素质能力层面的薄弱问题，有必要展开知识培训和教育。

6）加强检查与监督。必须提高档案管理重视度，将其纳入质量考核体系、工程进度检查当中，确保铁路项目的所有程序、所有环节都能够按照规范同步开展。在现场指导、检查中，了解工作实际情况，第一时间发现工作中的问题并纠正与整改，消除负面影响，少走弯路，保障档案数据准确、完整。