电力施工企业工程项目档案管理的策划与实施

2020-02-25侯明卉

卷宗 2020年30期

侯明卉

（中国能源建设集团江苏省电力建设第三工程有限公司，江苏镇江 212003）

随着国家经济的持续发展，各个领域都有着一定程度上的提高，为满足市场日益增长的电力需求，国家加大了对电力基本建设的投入，现阶段发展速度也较快。随之而来的便是难度逐渐增大的电力基建工程项目档案管理工作，通过对电力施工企业工程项目档案的科学管理，能够进一步促进电力基本建设的发展，起到推动社会经济发展的作用。所以，在电力基建工程的施工过程中，必须要进一步加强对基建工程项目档案的管理，进一步完善档案管理体系。

所谓电力施工企业工程项目档案，是指电力施工企业项目部所属各部门从项目开工、施工到竣工验收、交付使用整个过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。工程项目档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体全貌，规范、准确的工程项目档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据。将工程项目档案管理纳入工程管理体系，不断完善电力施工企业的项目档案管理工作，确保项目档案的完整性与准确性，有助于进一步推动电力施工企业的发展。

1 电力施工企业工程项目档案管理的策划

1）建立健全档案管理制度，加大项目档案管理力度。高效的档案管理工作离不开完善的档案管理制度与管理体系，然而现实情况并不尽如人意，相当部分的电力施工企业都把工作重心放在工程施工上，并未将项目档案管理工作纳入整个工程的总体规划管理中，档案管理工作没有得到足够的重视，导致整个项目档案管理工作缺乏预见性、及时性与科学性，不利于电力施工企业项目档案管理水平的提升。

项目档案管理工作是一项长期、系统而又繁琐的工作，这就需要有一整套科学完备的档案管理制度，需要对管理过程进行细致而明确的划分，才能够使工作的开展有据可依，才能够让管理人员开展工作更加规范、更有针对性。因此，在工程开工前，就要提前谋划，明确项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档数量、整理标准、介质、格式等内容，并对各相关部门进行项目文件管理和归档要求进行交底，将项目档案工作融入项目建设，与项目建设管理同步实施。

2）积极开展档案业务培训，全面提升档案管理人员综合素质。现阶段电力施工企业工程项目档案管理人员并非都是档案及相近专业毕业，部分人员没有相关专业背景，工作经验相对欠缺。加之工作模式陈旧，不懂得借助现代办公手段来提高工作效率。在工作中存在诸多障碍，不仅增加了档案管理的工作量，也未能提高档案管理的工作质量。因此，应针对性地加强对于档案管理人员的培训，不断完善他们的理论知识，提高文档处理和信息化管理水平。此外，还应当通过不断的学习交流，与时俱进，将更先进的管理工具与管理方法引入到档案管理工作中来，从而使工作过程更加高效。

3）通过节点控制，加强过程管理。电力施工企业项目档案涉及内容众多且繁杂，并且贯穿于工程项目始末，需要多方参与，是一项长期而艰巨的工作。以往在工程建设过程中，形成的相关项目文件大多由建筑、机务、电仪等各专业自行保管，等到临近工程竣工才开始整理归档，这样极易造成项目文件的缺失、遗漏。因此，开工前应提前规划，设定相应过程控制节点，对各专业项目文件按节点移交明确管理要求。根据预设的节点对项目文件进行收集、整理、汇总，通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制，确保其系统、规范、准确、完整。

2 电力施工企业工程项目档案管理的实施措施

1）提前交底，从源头控制文件形成。施工前期就要做好档案管理相关制度、程序、规范的交底，并组织协调实施。首先，明确项目文件管理流程、文件格式、编号规则、归档要求等，这个看似简单的要求其实做起来并不容易，要让每个当事人都真真正正的明白需要收集什么、收集的文件标准的格式是什么样的，各种文件填写的依据是什么。要利用实际的模板、示例，把抽象的理论具体化，转换成简单明了、易于执行的具体要求，增加工作中的实操性，从源头控制项目文件形成的规范性。其次，由于工程周期持续周期较长，项目文件会由多人经手，在交接过程中，为确保项目文件的完整和准确，管理人员一定要认真反复核对，制定统一的、科学的保管方式。如有缺失，一定要及时补档，避免影响后期的文件管理和施工建设。

2）规范记录内容，及时查漏补缺。工程建设过程中产生的记录由于记录人员的不同，记录内容和方式也会存在一些个体的差异，这些会直接影响到档案的准确性和规范性。因此，档案管理人员要对记录内容和方式进行定期检查，及时发现存在的漏洞和问题，及时纠正，根据工程建设的实际情况进行及时的查漏补缺。

3）建立责任机制，加强监督管理。建立专门负责档案管理的部门或机构，将档案管理工作程序化、具体化，确保档案管理工作有序开展。建立相应的责任机制和监督机制，加强对各专业的监督管理，降低疏漏出现的概率，从根本上确保档案管理工作的系统性和准确性。

4）规范电子文档归档，提高档案信息的实效性。信息化时代的发展，使得基建项目档案管理不再是传统的手工劳动，取而代之的是计算机信息管理技术，电子档案数据管理操作简便、查询搜索快速、统计功能强大、贮存安全。数字化技术的应用和普及，推动了档案工作的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，同时对电子文档的前期收集工作就显得尤为重要。在工程建设过程中，施工单位在对纸质档案要按照规定统一载体，统一格式归档的同时，也要将电子文档进行规范的同步归档，提高档案信息的实效性和检索的便捷性。为了适应基建工程项目现代化管理要求，搭建基建档案信息资源体系，就要求相关人员不断地学习、掌握新技术，与时俱进、创新求实。根据基建工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行基建网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管，利用工作规范、有序地建立档案数据库，在企业各部门之间实现信息互通、资源共享。

5）加强人员培养，提升档案管理水平。电力施工企业要谋求长远发展，就要加强人员引进和培养，尤其要注重档案管理人员的引进和选拔，要多引进那些业务能力强、对档案工作富有激情、创新能力突出的年轻人，不断加强业务培训和指导，为档案管理工作输入新鲜血液。此外，还要建立科学的考核、激励机制，激发档案管理人员的积极性和工作热情，促进档案管理水平的提升。