浅议医院办公室在归档文件管理中的组织作用

贾洪龙

（山东省聊城市第三人民医院，山东 聊城 252000）

医院作为我国社会经济发展中的重要组成部分，其工作水平的高与低直接关乎经济利润和社会收益，所以，要想在激烈的市场行业竞争下站稳脚跟，必须要提高自身工作质量和效率。其中，办公室作为医院内部的重要组成部分，在归档文件管理中发挥着重要的组织作用，能够提高整体案件卷宗的质量。当然，也能够确保归档文件管理工作朝着规范化、科学化方向有序的展开，需要各级人员予以高度重视，进而为医院蓬勃稳定发展创下良好的条件。

1 医院办公室加强归档文件管理的价值

1.1 促进医院可持续发展

医院办公室加强归档文件管理具有很多现实意义[1]。首先，有助于促进医院可持续发展，现如今，是社会经济飞速发展的时代，随着行业经营规模的不断扩大，内部组织结构也在发生着相应的变化，而隐藏在内部的问题逐渐显露出来，这就需要采取有效的措施加强归档文件管理，这样才能够让整个管理工作朝着规范化方向顺利展开。本身医院所涉及的内容和领域就比较多，而办公室又身兼数职，这更应该发挥自身的职能作用加强对归档文件的管理。同时，也要协调好各级部门人员之间的关系，让其能够以一个良好的状态展开合作，最重要的是能够提升医院档案管理工作整体水平和质量。其次，由于档案文件管理工作量比较大，单纯依靠个人并不能够较好的完成，这就需要办公室的工作人员发挥职能作用，要重视档案文件管理工作，并采取有效措施加强对文件的归档管理，切合实际的为决策人员决策工作提供科学数据支持，最后，促进医院得以健康、稳固发展。

1.2 提高文件管理的水平

目前，办公室已经成为医院内部的重要部门，其发挥着至关重要的作用，所以，在日常归档文件管理过程中要重视办公室的人员，要让他们应有的作用和价值充分的发挥出来。本身档案管理工作难度系数就比较高，势必需要大量的工作人员参与中，可以说，办公室他肩负着档案文件整理工作的重担，因此，更应该重视办公室人员。同时，也要设立相应的激励惩处机制，以此来提高办公室工作人员工作积极性，使他们能够更好的参与到归档文件整理工作中来，对于文件整理工作中出现的问题，也要及时采取对策协调和解决，进一步降低不必要的人力、物力以及财力经济损失，为医院后续经济活动发展提供便利[2]。其次，办公室人员也要积极与其他部门人员互动交流，交流的过程中能够了解各科室的实际工作状况，以便于更好的对相关文件进行收集、整理以及归档，让其他科室工作人员能够高效准确找到相关文件资料，如此一来，全面提高医院归档文件管理工作水平和 质量。

2 医院办公室加强归档文件管理的优越性

时代的变化，医疗体制改革进度也在不断的推进，与此同时，社会经济的快速发展对医院也提出了更高的要求，必须要采取有效对策加强对归档文件的管理，并采取一个科学有效的方法对文件资料进行收集、整理以及归档，进而提高档案管理工作质量。现如今，随着医院经营规模的不断扩大，对办公室工作人员也提出了更高的要求，要加强归档文件管理，这有着至关重要的作用。本身办公室就是医院内部的重要组成部分，它也是从事文件资料处理工作的一个部门，我们更应该将其在归档文件管理中的优越性充分的凸显出来[3]。其次，作为办公室的工作人员，也要提高自身业务处理能力，要对大量的文件材料进行统一的收集、整理以及归档，也要掌握文件材料产生了多少？也要清楚的掌握这些文件是怎么产生的？是否齐全？对它的来龙去脉都要一清二楚，进一步提高归档文件管理工作质量。除此之外，办公室人员也要努力克服自身的困难，要积极学习，进而推动归档文件管理工作顺利展开。

3 医院办公室在归档文件管理中的组织作用

3.1 提高人员文件管理意识

新时期，对医院办公室管理人员提出了新的要求，在归档文件管理过程中应提高各级人员文件的管理意识，使他们认识到加强文件管理的重要性，本身文件管理工作量就比较大，更加需要树立全新的管理意识才能获得绝佳的管理效果。首先，为了推动归档文件管理工作能够顺利展开，办公室人员应以身作则，提高自身文件管理意识，并对现有的文件材料进行统一的收集、整理及归档，进一步为高层决策人员决策工作提供科学数据支持，使他们能够作出正确的决策。而不同的文件资料需要采取不同的方式进行管理，因此，办公室人员应结合医院实际工作活动状况来明确归档的范围。比如：将人事、科技等档案资料，按照不同类别展开细致化的管理，这样才能够确保档案资料的完整性，也有助于方便医院其他工作人员工作。其次，在实际管理过程中也要遵循文件材料的实际特点来管理，进一步保持文件之间的内在联系，全面提高归档文件管理工作质量和效 率[4]。而作为领导人员也要树立良好的榜样，要提高自身的文件管理意识，以便于为其他工作人员工作带来促进作用。不仅要提高自身工作能力，要是可以医院工作为重心来加强归档文件管理。最后，全方位的推动归档文件管理工作有序展开，并将医院办公室在文件管理中的组织作用发挥出来。

3.2 完善归档文件管理制度

医院办公室要想推动归档文件管理工作有序展开，还需要完善相应的归档文件管理制度，制度的确立能够严格约束各级行政人员行为举止，使他们能够尽职尽责做好分内事，进而提高其工作质量和效率。现如今，文件管理工作量相对来讲比较大，这也是由于随着医院经营规模的不断扩大，相应的文件资料数量也在递增，这更加需要办公室人员采取有效措施来完善管理制度。首先，管理制度的确立要结合医院当前工作活动的实际状况来确立，这样才能够确保所设立的管理制度，能够满足各项经济活动发展需求，进而切合实际的将制度贯穿于各项活动中，为整个归档文件管理工作的有序展开打下坚实基础。同时，对于管理制度中存在的不足也要及时的优化和调整，尽最大的力量确保所设立的制度具备科学性与可行性。本身随着医疗体制改革的不断深入，对医院办公室人员也提出了新的要求，日常归档文件管理过程中必须要完善管理制度，以便于让整个归档文件管理工作朝着制度化方向快速的发展。其次，还应要求内部工作人员严格执行管理制度中的内容，要按照制度条款中的要求展开档案管理，进一步对内部文件材料进行有效的收集、整理以及归档，这对档案管理水平的提升非常重要，最终，促进我国医疗卫生行业在可持续道路上走的更远。

3.3 加强管理人员技能培训

任何行业的可持续发展，都离不开技术人员的支持，而人员素质水平和能力的高低，将直接关乎行业发展速度，所以，新时期医院要想蓬勃稳定发展，还应当加强办公室管理人员技能培训，要不断提高其综合技能和工作能力。本身归档文件管理工作难度系数就比较高，只有具备丰富的管理经验，才能够提高文件管理的质量。目前，随着经营规模的不断扩大，内部组织结构也在发生着相应的变化，与此同时，相应的文件材料数量也变得越来越多，这更加需要采取一个科学的方法，对这些文件资料进行收集、整理及归档，让文件资料都能够得到妥善的保管。其次，也要对管理人员道德品质培养，只有高素质、高道德人员，才能为归档文件管理工作出谋划策，让整个管理工作朝着现代化方向快速的展开。倘若管理人员素质不高、业务能力不强，都难以提高医院综合管理能力，不利于行业的发展，可见，加强内部管理人员技能培训具有现实意义，需要予以高度重视。此外，也要在内部形成一个良好的办公环境，让办公室工作人员有归属感，并以良好状态参与到归档文件管理工作中来。

3.4 做好文件归档处理工作

现如今，随着医院综合实力的不断提高，所经营的项目种类也变得多样化起来，同时内部文件资料数目也变得越来越多，而不同的文件应采取不同的方法进行处理，进而确保相关材料数据能够得到有效的保管，也要做到分工明确，要让各级人员认识到自身应该承担的责任和义务，必要的前提下，应该设立相应的激励惩处机制[5]。对于表现良好的人员应给予奖励，而奖励的方式可以是物质上的奖励，也可以是精神上的奖励，不同的方式也发挥着不同的作用，都能够提高工作人员的工作积极性。其次，我们也要有效的区分不同部门内部的文件材料，比如：针对会计、人事，或者是医疗方面的数据材料，都应进行分门别类的整理，也要确保文件归档管理方案的科学性和可行性，进一步让整个文件归档管理工作朝着科学化、现代化方向展开，从而提升办公室文件管理工作质量，为其发展开辟新的路径。

4 结语

综上所述，目前，医院办公室在归档文件管理中仍旧存在着很多问题，而为了进一步将办公室在文件管理中的组织作用发挥出来，我们必须要从不同的角度展开文件归档管理，这就需要提高内部人员文件管理意识且完善管理制度，也要加强管理人员技能培训，同时也要切合实际的做好文件归档处理工作，只有做好这几方面的工作，才能将办公室工作人员的职能价值凸显出来，且促进医院其他经济活动能够朝着规范化、标准化方向发展。