应急状态下医院总务处物资采购工作的探讨

林玉婷

(南昌大学第一附属医院 江西 南昌 330006)

一、前言

突发应急事件是社会无法避免的，一旦发生医院从常规运行转向应急管理，对于医院的物资协调和人员调配提出了巨大的要求，而总务物资采购的正常开展是确保医院安全、顺利运行的重要环节。医院总务处常面临的突发应急状态包括突发公共卫生事件、强降雨雪等，都具有预见性较低、时效性较强等特点，在最快时间内在做好物资保障的任务十分艰巨，因此物资采购工作的顺利进行成为疫情期间总务工作的重中之重。

二、应急状态下物资采购的特点

正常状态下，总务物资只需符合相关流程、相关质量标准下采购。但在应急状态下，其采购物资必须具有以下特点：

(一)安全性

应急状态下，安全为第一要务。所有的物资保障都必须建立在安全的基础上，因此对于采购物资的质量要求仍然不可降低。总务处所采购物资主要包括手电筒、帐篷、套鞋、行军背包等，虽不直接作用病人，但却是医护人员安全防护至关重要的一环，因此都要求符合国家相关标准。如需使用进口产品，也应对照国际标准，严把质量关，确保在应急状态中这些采购物资能够发挥作用。

(二)紧急性

应急状态下，兵贵神速。突发事件的发展瞬息万变，由于日常医院对于应急物资均为少量备货，应急状态下，防控重于泰山，总务物资必须配合应急行动及时到位。应急状态一旦发现，总务处所有物资必须按照政府、省卫健委和医院的要求及时到位，不得延误。

(三)紧缺性

应急状态下，全省乃至全国医院都面临着严峻的防控任务，市场上的应急物资都处于十分紧俏。且由于应急状态下事件发展快，物资多为一次性使用物资，院方十分关注医护人员生命安全，在人员用量大、耗时长的情况下往往会出现缺口，此时总务处的采购需求十分迫切。

三、应对措施

为进一步提高医院在面临突发事件下的应急反应和处置能力，最大限度地减少损失，保障公众的健康和生命安全，遵循预防为主、常备不懈的方针，总务处物资采购在任何情况下都必须遵循《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例、《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等法律、法规，以及政府和医院规定的相关流程，但在应急状态下，如何克服在物资安全性、紧急性、紧缺性的特点，又好又快的完成物资采购任务，可以从以下四方面入手。

(一)坚持制度原则为首要

应急状态下，应急物资采购时间紧、任务重，但必须遵守国家法律法规和医院相关制度，切忌私自采购。根据医院应急指挥小组的指示，按照应急期间规定程序，在采购前坚持“多调研、多论证、多请示、多汇报”，在遵守制度原则的基础上，做好相关采购工作。采购制度如下：

1.实物储备采购:较为稀缺的总务物资和经常使用的应急物资，为便突发事件发生时可立即调用，实物储备地点在总务仓库。

应急物资采购更新和补充：

(1)应急物资采购由应急物资管理小组根据需要提出采购计划，并报请院领导审批，由采购员进行采购,并办理好入库手续。

(2)应急物资更新和补充：应急物资使用后或损坏、过期等原因，管理人员应及时提出补充计划报总务处处长审批，由采购员采购。

2.计划采购：对不便保管、效期短或不能及时从市场上购买的物资，与企业签订供应协议，随时采购调用。

3.节假日及夜间应急采购：

(1)物资采购员24小时开通手机，保持联络通畅。

(2)节假日、夜间总值班行使组长职责。

(3)应急物资仓库24小时值班。

(二)绿色通道不能少

特殊时期采购管理制度，从立项审批、信息公开、方式灵活、提速增效等环节进行规范办理。医院应急指挥小组应组织形成“绿色通道”，在组织紧急采购时，应建立健全紧急采购制度、规范、流程，包括采购原则、组织架构、采购范围、立项审批、信息发布、评委组成等“一条龙”快速采购通道。总务处严格按照授权范围、制度规范实施紧急采购。采购过程中如出现超出业务权限的事项，应及时向上级请示汇报，确保采购活动有序进行。

(三)丰富采购方式

应急状态下，让供应商送货上门或者上门应标方式难以实现，因此需建立线上和线下、有线和无线联动并存的采购方式。除了传统的采购，还可邀请审计、财务、招标采购中心等相关人员进行线上联系采购。对于厂家暂时买不到的货物，组织医院两名以上采购员到各超市、商场、市场直接进行采购，采购后凭两名经办人员签字的票据及货物清单交备案。采购方式不局限于询价、竞争性磋商、竞争性谈判等方式，可以采取电商网购、电话谈判、网络邮件、邮寄等非现场方式以及小额零星商品商(市)场直购等方式。

(四)人员专业化

当前我国医院未设有专业采购员，少有的设置采购员岗位的并未有专业的要求，往往是由各科室抽调组成，存在学历偏低、年龄偏大、知识结构老化、专业素质偏低等问题，对新技术、新知识接受理解能力弱；另一方面，根据国家对大学生就业问题的政策导向和医院用人成本的考虑，医院偏向招聘应届生，应届生缺乏此类采购经验，对物资的种类、规格、性能等了解少。没有系统学习采购管理，仅将眼光放在物资保障供应上，在成本控制方面缺乏明确的意识。因此在应急状态下要求采购员需拥有精湛的业务能力、严密的逻辑思维和较好的心理抗压能力，因此医院需注重采购员日常培训，除清楚掌握国家法律法规、当前市场环境、医院发展情况、各部门实际需求情况、物资产品特性等，还需要做好日常心理建设，提高其面对突发事件下的心理承受能力。