高职院校档案现代化管理存在问题及措施探析

鄢虹英

(杨凌职业技术学院，陕西 杨凌 712100)

0 引 言

高职院校档案是学校教学、科研与管理的最原始文档，具有保存考察价值的资料，是对工作的记录和考究的凭证。高职院校档案主要结合高职院校档案工作的实际情况，在日常工作中会形成了大量的信息资料档案。档案资料复杂、内容繁多，具有分散性及记录多样性等特点，管理难度大。对于高职院校档案管理来讲，档案管理属于根本，也是关键，要适应教育事业和信息化社会的发展，就必须实现现代化，使之更加规范、准确、科学。

随着信息化技术的不断进步，档案记录的方式和方法都发生了巨大的改变，改变传统的档案管理模式，能有效的解决档案管理效率低及工作难度大等问题。因此，利用现代化办公设备，实现档案资源共享、信息管理网络系统，提高应用水平和工作效率是档案管理的必然趋势。然而在实施现代化管理中的管理观念、管理制度、管理模式、管理人员素质、现代化建设程度、管理效率等方面还存在一些问题，高职院校档案管理工作应采取有效措施加以应对。

1 档案现代化管理

档案现代化管理是在传统的档案管理的基础上发展起来的，充分利用新的计算机技术等科学技术的信息管理。档案管理现代化就是坚持以系统为指导理念，在通过科学的现代管理方式，或是先进的科学技术和设备，确保档案管理工作的技术化、科学化和系统化，最大程度的确保智能化的水平。

档案现代化管理需要达到几个基本条件，一是科学的管理理念和机制，具体包括先进的管理理念、合理的管理体制及其作为两者间桥梁的协调衔接工作。二是数据准备，具体包括档案著录标引工作、档案标准化工作。三是设备技术条件，要选择适用的计算机技术装置以及档案现代化管理专业人员的配备。

2 存在问题

2.1 档案现代化管理意识不够强

现代化管理过程中，除了对现代化技术还不够熟悉，管理意识也不够强，岗位职责落实不足，主要体现在日常工作中对各类纸质资料、电子文件、图影资料等档案的收集、整理及归档方面以及日常保管、借阅等没有建立完善的制度，管理人员对高职院校档案管理的意识仅处于应付及整理存放程度上，档案管理意识及方法缺失，系统化管理理念不强，使得在日常信息资料形成过程中没有对资料进行妥善保管，没有及时对相关文件材料、活动资料等进行分类整理、分类组卷等，时间久了，档案材料找不到或者找不全，工作效率低下，档案移交存在严重滞后的情况。

2.2 档案现代化管理不够规范

在开展档案管理工作的过程中，由于传统的管理理念和要求造成执行的标准存在不统一的情况，在目前信息化的迅速发展，过去的管理已经无法满足数字化要求，统一档案管理标准是必然趋势。由于现代化管理理念缺乏，信息化现代化档案管理未能获得良好推进，档案的标准化、规范化还有待提高，档案资料管理过程不够规范、在收集过程中档案信息是否齐全完整、档案语言文字是否规范、档案资料鉴别是否准确、档案数据有无标题索引、能否实现资料共享，就需要制定一个统一的档案归档标准化制度，才能保证档案管理现代化进程中减少限制。

2.3 档案工作者综合水平不高

档案管理工作的质量与执行的工作人员素质密切相关，高职院校目前的档案管理工作者大部分是兼职人员，管理工作大多仅仅停留在以往的收集、整理、查找阶段，缺乏现代化管理理念，缺乏档案现代化管理应该具备的知识和技能，又缺少参加重大会议、外出调研、会议交流活动的机会，档案业务能力难以得到有效的锻炼提升。

2.4 档案管理信息化程度低

高职院校档案管理中应用现代化管理方式如何更有效的建设档案信息储存、处理和输出，在实现档案现代化水平中都提出了更高的需求。从信息化建设的角度来讲，现今高职院校档案实施信息化管理所需资源不足，如软件、硬件设施投资力度不够、信息化建设存在安全漏洞，造成档案管理效率低及缺乏应用价值，且也造成档案信息外泄等事故。此外，由于缺乏管理的标准及缺乏专业性人才，使得档案管理混乱，缺乏统一的接口等，为高职院校档案的信息化管理造成较大难度。

3 改进措施

3.1 完善制度、强化意识

首先，完善的档案制度是实现档案管理现代化水平的必要因素。高职院校应制定统一化、科学化的管理机制，针对档案管理出台规章制度，对管理中的各个环节进行规范，并且明确档案管理人员职责，形成科学、有序、规范、协调的运行机制。通过制度明确岗位职责和各档案管理人员的具体分工、职责范围、工作流程等，以便管理过程中有章可循，协同配合确保档案管理制度的顺利执行。其次，及时更新管理理念和提高服务意识，加快档案管理工作的现代化进程。从各部门信息员、档案员明确信息采集、归档要求等，档案责任人要树立高度责任感，既要在思想观念，认识上进行改变，要树立科学的管理意识，增强创新意识，树立服务意识，并做好档案文件审核工作，防止档案不全或问题档案的归档。

3.2 进一步规范档案标准

现代化信息化作为档案管理规范化、标准化的关键环节，要实现档案管理的现代化，需要不断完善，满足档案工作发展的需求，必须制定一套档案标准来进行规范。用标准化要求进一步健全管理体制和完善管理规范，用标准来解决立卷方法和卷发装订等问题，有利于解决档案管理中的质量问题，更好地为师生、学校服务。

3.3 加强档案管理队伍建设

要符合档案现代化管理的实现，就要注重管理人员素质的现代化培养。强化培训及提高技能是基本要求。高职院校应加强档案管理队伍综合素质，鼓励档案管理人员学习新知识，给档案工作者多提供培训、外出调研、会议交流的机会，提升其综合工作能力和综合素质。档案管理人员在平日的管理工作中，应及时掌握档案事业发展的动态、积极创新工作思路，不断学习和实践，掌握一定的现代化办公技术，提高信息分析能力，成为具备高等文化素质、现代化管理技术、档案业务的掌握度、工作的组织和协调能力和综合管理技能、一专多能、一专多才的综合性档案人才。

3.4 利用现有电子信息技术对档案实施管理

随着办公自动化、网络信息系统的逐步推广和完善，实现档案管理的信息化、科学化、现代化以及

高效利用率，就要应用电子信息技术，以信息技术为前提，使得传统档案管理转向数字化管理模式，充分利用现代科技的便利，建立健全现代化档案管理体系，现代化管理中要充分运用电子档案管理系统，用这样的档案管理方式可以有效的缩小档案的信息量，确保档案工作管理的科学化，确保有的使用者可以第一时间找到自己所需要的信息，为档案增加效值。档案管理中的电子文件，显然已成为主要载体，为了确保电子文件的存档和运行，就需要确保所运用的软件的一致性，做好档案的电子化管理，首先要注重的是电子文档和档案的运行和管理工作。此外，要认真做好电子档案管理中的审核以及审批工作，以确保电子档案管理工作的实施及开展。

4 结 语

综上所述，在信息化和现代化不断进步、飞速发展的新时代，高职院校档案管理要和时代发展要求密切联系起来，不断更新理念、提高服务意识，不断学习最新的管理技术和手段，利用新软件、新技术、新知识，利用有效的措施和档案理论知识，逐步实现资源共享。因此，高职院校档案管理在实现信息化、现代化管理中应针对存在的效率低及质量差等现状，必须从制度建设、信息化技术应用、工作职责等方面管理规范化，从管理制度、管理意识、管理技术等各方面着手改进，整体上进一步提升档案信息资源的使用水平，使档案管理工作的作用充分发挥出来。